چرا از فزآیند ساز استفاده میکنیم؟
در این پست اینستاگرام توضیح دادیم چرا باید از فرایند ساز استفاده کرد؟
- ۰ نظر
- ۰۹ تیر ۹۹ ، ۰۹:۳۰
در این پست اینستاگرام توضیح دادیم چرا باید از فرایند ساز استفاده کرد؟
با سلام خدمت دوستان گرامی
پیج اینستاگرام ما راه اندازی شده و در اونجا می تونیم اوقات بیشتری رو با هم باشیم.
از اینجا می تونید پیج مارو دنبال کنید.
جستجوی نامه ها
ارجاعات دبیرخانه
ردیابی تغییرات متن نامه
تبدیل صدا به متن
اگر دقت کرده باشید، اتوماسیون به بخشی اساسی از زندگی روزمره انسان تبدیل شده است. هر بار که با فشار یک دکمه، درب پارکینگ منزل خود را باز میکنید، دستگاه قهوه ساز خود را روشن میکنید یا ساعت زنگ دار خود را تنظیم میکنید، در واقع شما در حال استفاده از مزایای اتوماسیون میباشید. یکی از امکانات بی شماری که توسط فناوریهای خودکار ارائه شده است، استفاده از ابزارهای رایانه ای در محیط کار است. محققان، اتوماسیون اداری را به عنوان "استفاده از سیستم های رایانهای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند فرآیندهای دبیرخانه؛ پردازش متن؛ حسابداری؛ پست الکترونیکی؛ سازماندهی دادههای مشتری؛ ایجاد گزارش و..." تعریف میکنند. ساده سازی و بهینه سازی این کارکردها میتواند به حذف کاغذبازی های اداری؛ کارآمدتر و مؤثرتر شدن فعالیت های یک شرکت کمک بسیاری نماید. Aurelio Locsin در مقاله هوستون کرونیکل توضیح داد: "خودکارسازی فرایندها باعث کاهش درگیری کارمندان در کارهای دفتری خواهد شد و باعث میشود تا روی بخشهایی از کار خود که تمایل دارید متمرکز شوید. علاوه بر این، خودکارسازی سیستم های اطلاعاتی باعث کاهش عملیات ذخیره سازی خواهد شد.
چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار اتوماسیون اداری باشد؟
اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
دانشمندان علم رایانه؛ متخصصان فناوری اطلاعات و مدیران آینده نگر استفاده از اصطلاح "اتوماسیون اداری" را از بیش از سه دهه قبل آغاز نموده اند. نقطه عطف واقعی در تاریخ اتوماسیون اداری، اختراع و استفاده گسترده از این فناوری در رایانه های شخصی (personal Inc) بود. با گذشت سالها و با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزارهای اتوماسیون اداری به صورت مدرنتر؛ بهتر و سریعتری طراحی و تولید شده اند. Saritha Pujari در مقاله خود با عنوان "اهمیت سیستم اتوماسیون اداری برای شرکتهای تجاری" چهار کاربرد اصلی این فناوری را نشان میدهد:
الف) تولید اسناد خروجی (با استفاده از پردازنده متن)
ب) ذخیره و بازیابی اسناد (استفاده از سیستمهای مدیریت اسناد )
ج) انتقال پیام (با استفاده از سیستمهای ارتباطی پیام)
د) برنامه ریزی و مدیریت جلسات (با استفاده از سیستم های کنفرانس ویدیویی).
امروزه، اتوماسیون سازی اداری به شدت همه گیر و پیشرفته شده است، به طوری که حتی دانشمندان در حال بررسی پتانسیل روباتها و هوش مصنوعی در محیطهای کاری میباشند.
4 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری
اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کار شما، برای راه اندازی فناوری و استانداردسازی فرایندها نیاز به سرمایه گذاری در بخش فناوری اطلاعات دارد. برای اولویت بندی مؤثر منابع، باید مناطقی را شناسایی کنید که اتوماسیون می تواند بالاترین ROI را برای شرکت شما داشته باشد. در اینجا چند راه کلیدی وجود دارد که اتوماسیون اداری میتواند موجب سوددهی تجارت شما شود:
1. تناسب با تقاضای بازار
اتوماسیون سازی امور اداری، قابلیت چابکی و مقیاس پذیری مناسبی را برای انجام تغییرات مورد نظر در شرایط بازار به شما ارائه خواهد داد، زیرا مجبور نیستید کارمندان بیشتری را برای رسیدگی به نوسانات تقاضاهای مشتریان یا حجم سفارشها استخدام کنید. به عنوان مثال، اتوماسیون میتواند به شما در انجام بسیاری از کارهای تکراری کمک کند، بنابراین نیازی به استخدام و آموزش کارمندان جدید برای مدیریت موجودی؛ پردازش سفارشات یا رسیدگی به پرداختها نیست. شما می توانید هزینهها را بهتر کنترل کرده و اطمینان حاصل کنید که مشتریان بدون تأخیر سفارشات خود را دریافت مینمایند.
4 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری
2. هزینه ها را کاهش دهید.
بسیاری از مشاغل کوچک بودجه زیادی را برای استخدام کارمندان برای انجام کارهایی که دارای نیروی کار بوده و بسیار وقت گیر هستند، می گذرانند. سیستم اتوماسیون اداری به شما این امکان را میدهد تا تعداد کارمندان مورد نیاز برای انجام این کارها را کاهش داده و در نتیجه، هزینههای خود را کاهش داده و سودآوری خود را افزایش دهید. همچنین به شما این امکان را میدهد تا به جای کمیت کارمندان خود روی کیفیت کار آنها، تمرکز کنید تا بتوانید استعدادهای بهتری برای رشد شرکت فراهم نمایید.
3. بهینه سازی نیروی کار متخصص
خودکارسازی وظایف سازمانی، به مدیران این امکان را میدهد تا منابع سازمان را از انجام وظایف تکراری نجات داده و به جای انجام دستی کارها، روی ابتکارات استراتژیک و نوآورانه متمرکز شوند.
4. نرخ بازگشت سرمایه (ROI) بازاریابی را افزایش دهید.
اتوماسیون اداری تحت وب میتواند در بهینه سازی بودجه و بهبود نتایج به سازمانها کمک کند. اتوماسیون سازی اداری موجب می شود تا حجم زیادی از داده های مشتری را پردازش؛ تجزیه و تحلیل کرده و سازماندهی کنید تا بتوانید استراتژی های شخصی سازی را پیاده سازی نمایید. این استراتژیها برای بهبود نتایج فروش و بازاریابی در سالهای آینده بسیار مهم خواهند بود.
نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت آهارسافت
نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت آهارسافت
سیستم اتوماسیون اداری تحت وب شرکت آهارسافت، مجموعه ای از بهترین امکانات و مزایا را برای هر سازمان و با هر اندازه ارائه میدهد. نرم افزار اتوماسیون اداری آهارسافت، فرایندهای دستی را کاهش داده و حجم زیادی از داده ها را در فضای کمی ذخیره میکند. این سامانه، نه تنها کارهای روزمره را ساده تر میکند، بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشد. علاوه بر این، این ابزار قابلیت مشاهده فرآیندها را ارائه داده و به مشاغل کمک می کند تا تنگناهای موجود در بخش های مختلف سازمان سازمان را به راحتی مشاهده نمایند. از طرف دیگر، با استفاده از این نرم افزار، شما میتوانید شخصا و به صورت مستقیم، به تماشای جریان دادهها بپردازید.
امکانات و ماژول های مختلف سیستم اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:
نرم افزار دبیرخانه
نرم افزار نامه نگاری
ارجاع نامه
مکاتبات اداری
انواع کارتابل:
به طور خلاصه، مزایای اتوماسیون اداری آهارسافت برای شرکت شما شامل:
صرفه جویی در هزینه (از جمله استفاده از انرژی؛ مواد و هزینه های نیروی کار)
افزایش بهره وری و افزایش سرعت رشد شرکت
ذخیره اطلاعات مهم با امنیت بسیار بالا
توانایی پرسنل در پیگیری خروجی و عملکرد خود
کاهش میزان خطا در کارها و فرآیندهای مختلف
بهبود ارتباطات همکاران و مشتریان
زمانبندی کارها و ساعات کاری کارمندان
کنترل بودجه و کاهش هزینه های سازمان
مدیریت منابع سازمان
بازیابی سریع اطلاعات و دادهها
امکان دسترسی همزمان به داده های یکسان توسط پرسنل
دسترسی سریع به اطلاعات و دادهها
پس انداز در هزینه های تولید و خدمات به علت مدیریت سریع اطلاعات
افزایش فضای سازمان با کاهش فعالیتهای دستی؛ حذف کاغذبازی؛ حذف زونکنها و پروندهها
و بسیاری از موارد دیگر میباشد.
موارد مشابه
اگر به فکر خرید اتوماسیون اداری هستید، بسیار فکر خوبی است.
اما چند لحظه صبر کنید.
بعد از خرید اتوماسیون اداری به فکر چه چیزی می افتید؟
احتمالا یک نرم افزار ورود و خروج
اما بعد از خرید یک نرم افزار ورود و خروج به فکر چه چیزی می افتید؟
نرم افزار حقوق و دستمزد
از حالا به بعد مشکلات شما شروع می شود.
داده ها را از اتوماسیون اداری استخراج کنید.
آنها را به نرم افزار ورود و خروج بدهید.
سپس داده های نرم افزار ورود و خروج را استخراج کنید و آنها را در نرم افزار حقوق و دستمزد ایمپورت کنید.
این جزیره ای شدن برای هر شرکت یا سازمان بسیار خطرناک بوده و پیامدهای بدی دارد:
1- باعث عصبی شدن کاربران می شود.به این دلیلی که دائما باید نرم افزارهای مختلف را بررسی نمایند.
2- باعث از بین رفتن تمرکز کاربران می شود.
3- باعث افزایش خطاهای انسانی می شود.
4- باعث افزایش تنش بین پرسنل شرکت می شود.
و بسیاری از موارد دیگر را شامل می شود... لذا توجه داشته باشید که شاید در زمان کوتاهی، درد کاغذ بازی و بی نظمی را مداوا کنید اما این موضوع همیشگی نیست.
در طی تجربه های کاری که در شرکت های دیده ام، بسیاری از این شرکت ها با چنین مشکلاتی مواجه اند.
یکی از بهترین نرم افزارهایی که در این زمینه کار کرده است، نرم افزار جامع آهارسافت، است.
در این سایت می توانید ماژول های خاصی را برحسب نیاز خود انتخاب کنید و در نهایت از تمام آنها در یک محیط بهره ببرید.
این ماژول ها می توانند با هم ارتباط برقرار کنند و شما را از سردگمی بیرون بیاورند.
فرض کنید اول صبح که کاربر میز کارش را باز می کند، در یک صفحه همه چیز قابل مشاهده است.
1- کارتابل نامه ها
2- کارتابل فرایندها
3- کارتابل وظایف شخصی
4- کارتابل دبیرخانه
5- مکالمات پرسنل
6- نمایش ورود و خروج ها
7- مرخصی ها و اضافه کارها
و.... بسیاری از موارد دیگر همگی در یک محیط قابل مشاهده اند.
از همه مهمتر قیمت این سامانه است، که با انتخاب ماژول های مختلف تغییر می کند و بسیار مقرون به صرفه است.
از دیگر ویژگی های این سامانه، امکان تست آن روی محیط وب است.
شرکت های مختلف می توانند این بستر را تست کنند تا از نحوه ی کار با آن مطلع گردند.
ارتباط سیستم اتوماسیون اداری با اینترنت اشیاء
در حال حاضر، اتوماسیون اداری در حال تبدیل شدن به یک میدان مهم و الهام بخش است که طی چند سال گذشته پایه گذاری شده است. پیشرفت های فعلی در زمینه الکترونیک و فن آوری های ارتباطی باعث شده است تا فضاهای اداری راحت تر؛ کارآمدتر و ایمن تر شود. اتوماسیون اداری به نظارت و کنترل وسایل اداری با استفاده از فناوری های اطلاعاتی اشاره دارد. با افزایش سریع استفاده از اینترنت و پتانسیلهای آن، می توان کنترلهای برقی مناسبی در زمینه های مختلفی انجام داد. اکثر سازمان ها برای ساده سازی فرایندها و افزایش بهره وری کارمندان، از هوش مصنوعی برای ارتقای اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می کنند. اینترنت اشیاء (IOT) قرار است در سال های آتی، میلیون ها شغل جدید ایجاد کند که اغلب این مشاغل در زمینه هایی مانند هوشمندسازی اتومبیلها و یادگیری های سریع و عمیق است. فناوری اینترنت اشیاء به سرعت در حال پیش روی در صنعت فناوری است و رهبران مشاغل و کب و کارها در حال استفاده از همه جنبه های این فناوری م باشند؛ از مهارت های الکسا گرفته تا روبات های انساننما برای ساده کردن امور درون سازمانی؛ افزایش کارآیی و بهره وری در فرایند. در ادامه به معرفی ارتباط اینترنت اشیاء برای بهرهوری نرم افزار اتوماسیون اداری در محل کار شما خواهیم پرداخت.
ارتباط اینترنت اشیاء برای بهرهوری نرم افزار اتوماسیون اداری
تحقق آرزوی بشر با ظهور اینترنت اشیاء در اتوماسیون اداری
با پیشرفت روزافزون علم و تکنولوژی، شاهد اتوماسیون شدن و خودکارسازی بخش ها و ابعاد مختلف زندگی هستیم. با استفاده از اینترنت اشیاء و اتوماسیون سازی امور، در آینده ای نزدیک شاهد خودکار و خودمختار شدن یک سازمان خواهیم بود. انسان همیشه در آرزوی داشتن کنترل خودکار بر روی وسایل برقی مختلف در منزل مانند فن؛ نور؛ کامپیوتر و اجاق مایکروویو بوده است. اما اکنون تحقق این آرزو خیلی دور از انتظار نیست. اینترنت اشیاء
(Internet Of Things) راه حلی را ارائه می دهد که به موفقیت در انجام این کار کمک خواهد کرد. هدف اصلی طراحی و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء (IOT) است که در آن انسان به راحتی، قادر به کنترل و اتوماسیون بیشتر وسایل اداری از طریق یک برنامه اندرویدی قابل کنترل می باشد. سیستم های از راه دور و جاسازی شده می توانند برای انجام اتوماسیون با اینترنت در ارتباط باشند.
ارتباط اینترنت اشیاء با سیستم های اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری بی سیم با استفاده از اینترنت اشیا
از اتوماسیون سازی برای استفاده در سیستم های کنترلی مختلف از جمله: تجهیزات عامل مانند ماشین آلات؛ فرآیندهای موجود در کارخانه ها؛ دیگهای بخار و اجاق های گرمایشی؛ تعویض شبکه های تلفنی؛ فرمان و تثبیت کشتی ها؛ هواپیما؛ وسایل نقلیه و سایر برنامه ها با کاهش حداقل مداخله انسانی استفاده می شود. انواع مختلفی از اتوماسیون وجود دارد و براساس کاربرد، آنها را می توان به عنوان اتوماسیون خانگی؛ اتوماسیون اداری؛ اتوماسیون صنعتی؛ اتوماسیون مستقل؛ اتوماسیون ساختمان و موارد دیگر طبقه بندی کرد. اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء فرایند کنترل انواع وسایل برقی در سازمان ها مانند فن؛ نور و روشنایی؛ سیستم های کامپیوتری؛ اجاق گاز؛ مایکروویو و... است که بطور خودکار با استفاده از تکنیک های سیستم کنترل از راه دور و سیستم ایمنی نصب شده در آنها به شکل حسگرهای انسانی و آتش سوزی انجام می شود.
اتوماسیون اداری IOT
برای صاحبان کسب و کارهای مختلف، کار کردن با یک یا چند بخش از یک سازمان بسیار دشوار است؛ بنابراین، اغلب ناچارند هر دستگاه اداری را بصورت جداگانه پیگیری نمایند. در چنین زمانی ما به یک راه حل آنلاین برای کنترل لوازم فیزیکی دفاتر نیاز داریم. استفاده از فناوری اینترنت اشیاء برای اتوماسیون اداری پیشنهاد خوبی برای رفع این مشکل می باشد. فناوری اینترنت اشیاء اجازه می دهد تا مالک با استفاده از رابط کاربری گرافیکی آسان، وسایل اداری خود را از طریق اینترنت کنترل نماید.
طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء چگونه است؟
روش های مختلفی برای کنترل وسایل برقی در سازمان ها وجود دارد؛ مانند اتوماسیون اداری مبتنی بر اینترنت اشیاء از طریق ابر؛ وای فای؛ برنامه های اندرویدی نصب شده بر روی تلفن های هوشمند؛ اتوماسیون اداری مستقر در آردوینو؛ اتوماسیون اداری با استفاده از کنترل دیجیتال؛ اتوماسیون اداری مبتنی بر RF و اتوماسیون اداری مبتنی بر صفحه لمسی. اتوماسیون اداری بی سیم با استفاده از اینترنت اشیاء یک برنامه ابتکاری از اینترنت اشیاء است که برای کنترل وسایل اداری از راه دور با استفاده از برنامه اندرویدی تولید شده است. سیستم پیشنهادی اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء شامل میکروکنترلر Arduino Uno Atmel است که به عنوان کنترل کننده اصلی عمل می کند. سه مورد از مؤلفه های اصلی اجرای این سیستم عبارت است از:. برنامه Android؛ که به نظارت از راه دور کمک می کند؛ مودم GSM سیم کارت خور و عضویت در یک اپراتور تلفن همراه.
نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت
نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت
نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت، به سازمان ها ابزاری را که برای ایمن و سازگار نگه داشتن اطلاعات شرکت نیاز دارند، ارائه خواهد داد. این برنامه با حذف کاغذبازی از مکاتبات اداری؛ بخش دبیرخانه و...، موجب افزایش سرعت انجام امور و همچنین، صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد.
امکانات و ماژول های سیستم اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:
نرم افزار دبیرخانه
نرم افزار نامه نگاری
ارجاع نامه
انواع کارتابل:
امکان همگام سازی فایل ها
سیستم تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه
امکان نسخه سازی فایل
امکان قفل فایل
امکان ویرایش آنلاین و نویسندگی همزمان
قابلیت ورود به سیستم حسابرسی
به اشتراک گذاری فایل و کنترل مجوز
امنیت بالا و رمزگذاری
تهیه نسخه پشتیبان و بازیابی اطلاعات
امکان ادغام سازی
یکپارچگی کامل فرایندها در حوزه فرایندهای اصلی و پشتیبان سازمان
دسترسی به اطلاعات جامع فروش و گزارشات مدیریتی
بهینه سازی فرایندهای تولید و جلوگیری از هدر رفتن زمان و هزینه ناشی از بهکارگیری نادرست نیروی انسانی؛ تجهیزات و ابزار، با استفاده از عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل سازمان
ردیابی فرآیندها و امور مختلف و امکان پیگیری دقیق و به موقع مراحل کار
چند دلیلی که نباید یک نرمافزار اتوماسیون اداری را با اکسل مقایسه کنیم.
شاید از خود بپرسید چه دلیلی برای استفاده از یک نرمافزار اتوماسیون اداری است.
حضور شما باید عرض کنم که نرمافزار اتوماسیون اداری صرفاً فقط ثبتنام را انجام نمیدهد بله اگر شما بخواهید فقط نامههای ارسالی و دریافتی را ثبت کنید شاید بتوان گفت که فایل اکسل هم کار شما را راه بیندازد اما اجازه بدید، مقداری جلوتر برویم و چند دلیل را ذکر کنم که اکسل از پس این کار برنمیآید.
تصور کنید که شرکت شما درحال حاضر هزار نامه ثبت کرده است.
یکی در شیت نامههای دریافتی و دومی در شیت نامههای ارسالی .
خوب اولین مشکل اینست که چند کاربر بهصورت همزمان بخواهند فایل اکسل را مشاهده کنند .
اگر مسئول دبیرخانه درحال نوشتن در فایل اکسل باشد مدیریت شرکت چطور می تواند فایل اکسل را باز کند و ببیند و بر روی آن تغییرات موردنظر را اعمال نماید آیا بهنظر شما برای شرکتی که دهها نفر پرسنل دارد استفاده از فایل اکسل مناسب است؟
مشکل چند کاربری به شیوههای دیگر دیگری هم در این سیستم نمود پیدا می کند.
تصور کنید در شرکتی هستید که از واحدهای مختلف نام های گوناگونی برای ارسال آماده می شود آیا تمام نامهها باید توسط مسئول دبیرخانه تایپ شوند؟
در اتوماسیون اداری آهارسافت کلیه پرسنل برحسب دسترسیای که به آنها داده میشود بتوانند نامههای خود را ثبت کنند و درنهایت به مسئول دبیرخانه بفرستند و ایشان کارهای ارسال و فکس نامه را انجام دهند؟
هرج و مرج
پس مشکل دوم در اکسل که درواقع مرتبط با مشکل اول است همین موضوع چند کاربری است.
کاربران بهصورت همزمان نمیتوانند نامهها را ارسال نامهها را ثبت و ارسال نمایند .
شاید با خود بگویید کاربرانی که نامههایی برای ارسال دارند نامههای خود را تایید می نمایند و آنها را به مسئول دبیرخانه ارسال میکنند اما اجازه دهید کمی فراتر رویم و از تجربه شخصیام بگویم کار ثبتنام کار راحتی نیست.
حتی اگر این کار هم توسط مسئول دبیرخانه با دقت انجام شود بازهم وقت زیادی هدر شده است .
اظهار نظر روی نامه ها
حالا بپردازیم به مشکل سوم در استفاده از فایل اکسل.
فرض کنید نامهای را ثبت کردید چطور مدیریت از این نامه مطلع شود اصلاً اگر واحد مالی یا بازرگانی نامهای را ثبت کردند و برای شما ارسال کردهاند و ویرایش کاراکتری هم توسط مسئول دبیرخانه انجام شد، آنگاه چطور مدیریت از ارسال این نامه مطلع شود و آیا اصلاً این نامه برای ارسال مورد تایید میباشد؟
پس کمکم فضای ذهنتان آماده شد درمورد چه چیزی میخواهم صحبت کنم.
مشکلی که فایل اکسل بههیچوجه از پس آن برنمیآید بحث مکاتبات روی نامه است. صحبتهایی که روی یک نامه انجام می شود یا ارجاعاتی که به اشخاص دیگر انجام می شود.
تصور کنید واحد مالی نامهای را برای ارسال صورت وضعیت آماده کرده است آیا بخش فنی از ارسال این نامه اطلاع دارد آیا محتوای نامه درست نوشته شده است آیا مدیریت از ارسال این نامه اطلاع دارند؟
نرمافزار اتوماسیون اداری آهارسافت به شما امکان گردش نامهها را میدهد.
نامههایی که توسط مسئول دبیرخانه به افراد مطلع ارسال میگردند و پس از آنکه مورد تأیید داده شدند برای ارسال آماده می شوند مکاتبات داخل سازمانی عضو مهمی از اتوماسیون اداری است.
اتوماسیون اداری این مکاتبات را باید به بهترین شیوه انجام دهد.
کارتابل دبیرخانه و کارتابل ارجاعات
در مشکل چهارم کمی عمیق میشویم و به شما مورد بسیار جالبی را متذکر می شوم.
تصور کنید نامهای به کارتابل شما آمده است لطفاً کار های تکمیلی را انجام دهید.
برداشت شما از جمله فوق چیست کارهایی تکمیلی چه و چه هستند و چه زمان طول میکشد؟
آیا باید تا انتهای این که اینکار را انجام می دهید نامه در کارتابل شما باشد؟
خیر نیازی نیست با سیستم ارجاعات نرمافزار اتوماسیون اداری آهارسافت شما می توانید نامههای خود را به وظایف تبدیل کنید.
وظایف در کارتابل افراد مختلف قرار میگیرند و روی آنها اقدامات متناسب با هر وظیفه انجام میشود و گزارشاتی ارائه میشوند و درنهایت توسط شخصی که وظیفه را برای شما ارسال نمود بایگانی می شوند .
ویژگی های سامانه یکپارچه آهارسافت
. اتوماسیون اداری و دبیرخانه
. سیستم فرآیند ساز و فرم ساز - BPMS
. سیستم مدیریت تردد پرسنل
. سیستم حقوق و دستمزد
. سیستم مدیریت خرید
. سیستم کارتابل وظایف شخصی
. تحت وب
. بسیار سریع
. اطلاع رسانی بلادرنگ
. امکان تجمیع تمام موارد فوقالذکر در یک محیط نرم افزاری
نقش موثر فناوری اطلاعات در نرم افزارهای فرآیندساز (BPMS)
در نرم افزارهای فرآیندساز BPM، بحث در مورد فناوری اطلاعات، به طور ویژه، به ابزارهای تخصصی BPM و راه حل های مدیریت گردش کار محدود خواهد شد. در این مقاله، دیدگاهی گسترده در مورد پشتیبانی فناوری اطلاعات از فرآیندهای تجاری آورده شده است. در یک سازمان مدرن، فناوری اطلاعات تقریباً از تمام جنبه های یک فعالیت تجاری پشتیبانی می کند؛ از ساخت فرآیند با استفاده از نرم افزار فرآیندساز (BPMS) گرفته تا تهیه قرارداد با استفاده از پردازنده Word و ارسال آن از طریق پست الکترونیکی به شرکای تجاری سازمان. با وجود این، علیرغم طیف گسترده ای از ابزارها و برنامه های کاربردی IT که در تجارت مورد استفاده قرار میگیرند، تنها تعداد معدودی از ابزارهای IT در زمینه مدیریت فرآیند تجارت (BPM)مورد بحث قرار گرفته است. ابزارهای فناوری اطلاعات در زمینه مدیریت فرآیند تجارت به طور خاص برای طراحی گردش کار؛ اتوماسیون و مدیریت در نظر گرفته شده است؛ مانند مجموعه نرم افزارهای فرآیندساز BPM ، سیستم های ERP و ابزارهای مدل سازی و شبیه سازی مختلف.
نقش موثر فناوری اطلاعات در نرم افزارهای فرآیندساز (BPMS)
فناوری اطلاعات؛ عنصر اصلی نرم افزارهای فرآیندساز BPM
هنگامی که فناوری اطلاعات به عنوان عنصر اصلی نرم افزارهای فرآیندساز BPM شناخته می شود، بحث در مورد انواع فناوری اطلاعات، به راه حل هایی مانند ابزارهای IT برای طراحی و مدل سازی فرایند؛ ابزارهای اجرایی فرایند؛ کنترل فرآیند؛ بهبود فرایند؛ راه حل های مدیریتی و نوآوری محدود خواهد شد.
مجموعه نرم افزار فرآیندساز BPM که با نام BPMS شناخته می شود؛ مبتنی بر چهار اصل مهم می باشد:
مدیریت فرایند IT ؛ ترکیب IT و نرم افزار فرآیندساز BPM
مدیریت فرایند فناوری اطلاعات (IT) شامل مجموعه ای از فعالیت های روزمره است که به استاندارد سازی نیاز داشته و می تواند با ترکیب IT و BPM انعطاف پذیری حیرت انگیزی ایجاد نموده و به کاربردهای زیادی دست یابد. فرآیند سازگاری گردش کار با مدیریت فرآیند فناوری اطلاعات در مواردی که IT و نرم افزار فرآیندساز BPM با هم ترکیب شوند، بسیار سریعتر انجام خواهد شد. نرم افزار فرآیندساز BPM یا BPMSیک ساختار اساسی است که در آن، سیستم ها را با خودکار نمودن گردش کار ایجاد و ادغام می کنند. بنابراین، مدیریت فرایند IT ابزار توانمندی است که امکان انطباق نیازهای خاص شرکت با یکدیگر را به راحتی امکان پذیر می سازد. شرکت ها با بکار گیری مدیریت فرایند IT و با استفاده از نرم افزار فرآیندساز BPM فرآیندهای خود را طراحی می کنند، که این امر باعث می شود نرم افزارهای شرکت نسبت به برخی دیگر از نرم افزارها کاربرپسندتر باشند.
مدیریت فرایند IT ؛ ترکیب IT و نرم افزار فرآیندساز BPM
مزایای ترکیب IT و نرم افزار فرآیندساز BPM
بزرگترین مزیت ترکیب فناوری اطلاعات (IT) و نرم افزار فرآیندساز BPM در مدیریت فرآیند فناوری اطلاعات، ادغام فرایندهای اجرا شده از سایر خدمات و اتوماسیون سازی آنهاست. به طور کلی، سیستم های سنتی و متمرکز بر نظارت، در مواردی مانند مصرف بیش از حد رم یا هارد، وقوع مشکلات را ثبت میکنند؛ اما به کسی احتیاج دارند که همیشه با دقت به این خطاها و مشکلات توجه داشته و آنها را برطرف نماید؛ زیرا آنها هیچ گونه هشداری در مواقع بروز خطا اعلام نخواهند کرد. ابزارهای BPM از جمله نرم افزار فرآیندساز BPM، می توانند این وقایع یا "حوادث معمول" را به وسیله تکنولوژی IT ضبط نموده و یک دستور کار ویژه تولید خواهند کرد. این دستور کار، مستقیماً توسط افرادی که باید در اینگونه مواقع اقدام کنند، مشاهده خواهد شد.
IT و BPM برای کنترل بیشتر مدیریت فرایند IT
دستیابی به موفقیت در ابزارهای BPM به دلیل سطح کنترل گردش کار سازمان برای مدیریت فرآیند IT و افزایش بازده شرکتها بسیار مهم است. از این گذشته، علاوه بر اینکه اجرای دستی این رویه ها، به ویژه مدیریت فرآیند فناوری اطلاعات، بسیار وقت گیر و مستعد خطا است، بنابراین، موجب بروز شکاف هایی در امنیت اطلاعات سازمانها خواهد شد. بنابراین، نظارت اتوماتیک مدیریت فرایند IT ، متناسب با نیازهای هر شرکت بوده و در مواردی که اقتصاد سازمانها جهانی شده و رقابتی شدید، بین سازمانهای مختلف در بازار سرمایه ایجاد خواهد شد، بسیار مهم است. بدون تردید، عاملی که در اکثر شرکت ها نشان دهنده بهبود سطح رقابتی است، استفاده حداکثری از نتیجه پیشرفت علمی و فناوری در تجارت، یعنی فناوری های اطلاعات است. به طور کلی، دسترسی شرکتهای کوچک؛ بزرگ و متوسط به ابزارهای BPM و فناوری اطلاعات، موجب افزایش کارآیی تجارت و اقتصاد جهانی شده و این امر، عامل مهمی در حفظ زنجیره ارزش محصولات شرکتها می باشد.
معرفی نرم افزار فرایندساز (BPMS) آهارسافت
معرفی نرم افزار فرایندساز (BPMS) آهارسافت
نرم افزار فرایندساز (BPMS) آهارسافت یک ابزار اتوماسیون فرایند است. این برنامه بسیار شبیه به نمونه خارجی خود یعنی نرم افزار process maker است؛ البته امکانات و قابلیت هایی حتی فراتر از آن را دارا می باشد. نرم افزار فرایندساز (BPMS) آهارسافت به شما کمک می کند تا فرآیندهای روزمره خود را برای شناسایی و از بین بردن تنگناها؛ کنترل هزینه ها و کنترل فرایندهای روزانه شرکت، کارآمد تر نموده و از میزان اثربخشی و بهره وری افراد درگیر در فرآیندهای خود اطمینان حاصل نمایید.
از مهم ترین ویژگی های موتور ساخت گردش کار آهارسافت میتوان به موارد زیر اشاره داشت:
6 نکته برای انتخاب یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) ایده آل برای تجارت شما
روابط مثبت و سازنده با مشتری میتواند تاثیر شگفتانگیزی در موفقیت کسبوکار شما داشته باشد. اگر یک کسب و کار، برای برقراری رابطهای مثبت و پایدار با مشتریان هیچ تلاشی نکند، بازده بالا و سوددهی هنگفت سازمان را برای همیشه از دست خواهد داد. هزینه روابط بد با مشتری یا ارائه خدمات نامناسب به مشتریان، در بدترین حالت، موجب پایین آمدن کرکره کسبوکار شما خواهد شد. به همین دلیل است که مشاغل باید مدیریت ارتباط با مشتریان را به بخشی جداییناپذیر از استراتژی رشد خود تبدیل کنند. در تجارت، شما باید انگشت خود را روی نبض مشتریان خود قرار دهید. اگر متوجه بازخوردی منفی در مورد محصول خود شدید، باید به سرعت هرچه تمامتر پاسخگوی نیازها و درخواستهای آنها باشید.
6 نکته برای انتخاب یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) ایده آل برای تجارت شما
چگونه یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان را متناسب با شغل خود انتخاب کنید!
علیرغم اینکه اهمیت روابط مناسب با مشتری برای موفقیت، برای همه سازمانها مهم و ثابت شده است، اما هنوز هم برخی از مشاغل وجود دارند که چشمان خود را بر اهمیت تعامل با مشتریان فعلی و آینده بستهاند. این موضوع بسیار عجیب است! زیرا امروزه مدیران بهراحتی به نرمافزاری که میتواند در مدیریت موثر و یکپارچه روابط با مشتری، به آنها کمک کند دسترسی دارند. اما، در اینجا مهمترین نکته این است: شما باید نرم افزار CRM ای را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای تجاری کسبوکار شما باشد. یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان مناسب، باید با فرایندها و اهداف سازمان شما هماهنگ باشد. در ادامه شش نکته برای کمک به شما در انتخاب بهترین نرم افزار سی آر ام بیان خواهیم نمود.
همانطور که میدانید، کسبوکار شما به مرور رشد و تکامل پیدا خواهد کرد. بنابراین، باید مطمئن شوید که آیا نرم افزار CRM که انتخاب کردهاید، همپای این رشد قدم برمیدارد؟ به عنوان مثال: با گذشت زمان، شما به احتمال زیاد، کانالهای فروش بیشتری به کسبوکار خود اضافه خواهید کرد. آیا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان میتواند مشتریان جدیدی را که ناشی از افزایش فروش است، مدیریت کند؟ البته، این فقط یکی از مواردی است که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شما باید با رشد شغلی شما همگام باشد. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شما باید پویا و مقیاسپذیر باشد. در غیر این صورت، تنها دستاورد آن، جلوگیری از رشد کسبوکارتان خواهد بود.
برخی از CRM هایی که در بازار وجود دارد، از نظر مقیاس و دامنه کاملاً جامع و مناسب هستند؛ اما متاسفانه کار با آنها کاملاً پیچیده است. آنچه شما نیاز دارید CRM ای است که چرخه فروش را هموار کرده و سرعت دسترسی به اطلاعات مربوط به مشتری را بهسرعت فراهم نماید. این امر به تصمیمگیری سریعتر و مبتنی بر نتایج کمک میکند. به دنبال CRM ای باشید که باعث میشود تجارت شما کارآمدتر شده و به کارمندان شما کمک کند تا در امر فروش، پشتیبانی مناسبی به مشتری ارائه دهد. دور نرمافزاری که سرعت عملکرد سازمان شما را کند میکند، خط بکشید!
41٪ کل سیستمهای CRM فروخته شده در سال 2013 مبتنی بر SaaS بودند. SaaS مخفف Software as a Service و نوعی مدل ارائه نرمافزار بهصورت کاملا یکپارچه و مستقر روی ابر (اینترنت) میباشد. دسترسی کاربران به این نرمافزار از طریق یک مرورگر وب صورت میگیرد. نکته بسیار مهم در مورد SaaS این است که میتوانید با استفاده از آن، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان را با سرعت بسیار بالایی برای کسبوکار خود فراهم کنید. از آنجا که این نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان روی ابر میزبانی میشود، تمام دادههای تولید شده توسط این سیستم، بهراحتی قابل دسترسی میباشند. علاوهبراین، ارائهدهنده نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان مبتنی بر SaaS (شخص ثالث)، وظیفه نگهداری و ارتقاء نرمافزار را نیز بر عهده دارد. بنابراین، تنها کاری که شما باید انجام دهید، این است که روی استفاده از حداکثر پتانسیل CRM تمرکز داشته باشید.
همیشه یادتان باشد، قبل از اینکه ویژگیهای محصولی را امتحان کنید، آنرا خریداری نکنید. به صرف اعتماد به فروشنده یا چیزهای خوبی که از بازاریابان یا فروشندگان، در مورد یک محصول میشنوید، دست به خرید نزنید. بنابراین، حتما یک نسخه ارزیابی از نرمافزار را امتحان کنید تا تیم شما بتواند از آن استفاده کند و ویژگیها و مزایای آن را برای خود مورد قضاوت قرار دهد. شما باید کاملا مطمئن شوید که CRM مورد نظر شما به قابلیتهای وعده داده شده خود عمل خواهد کرد یا نه؟! این کار تضمین میکند که CRM نامناسب و اشتباهی را انتخاب نکنید.
انتخاب فروشنده مناسب به اندازه انتخاب CRM مناسب، مهم است. اطمینان حاصل کنید که به اطلاعات مربوط به فروشنده؛ از جمله تجربه آنها در حوزه CRM؛ تخصص؛ مشارکت با شرکتهای بزرگ و سطح پشتیبانی دسترسی داشته باشید. بنابراین، شما باید اطمینان پیدا کنید که نرم افزار CRM خود را از چه شخص یا اشخاصی خریداری مینمایید.
مسلم است که هیچکس نمیخواهد سرمایهگذاری بدون بازده و بازگشت سرمایه انجام دهد. مزایای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان باید آنقدر بالا باشد که بتواند ROI را به شما بازگرداند. هر هزار تومانی که یک کسبوکار خرج نرمافزارهای خود میکند، باید تبدیل به سود شود و در غیر این صورت، بقای این کسبوکار در خطر خواهد افتاد. اما برای اینکه این اتفاق بیفتد، باید پارامترهای مختلفی را بررسی کنید که ROI CRM در آن داوری خواهد شد. برای مثال، آیا افزایش فروش شما به معنای بازده بالای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان است؟ بنابراین، فقط به این دلیل که کسی به شما گفته است که این نرمافزار برای شما مناسب است، یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان را نخرید؛ بلکه فقط زمانی آن را بخرید که مطمئن باشید که برای شما سودآور است و انتظارات شما را برآورده میسازد.
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) آهارسافت
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان آهارسافت، فرایند مدیریت تعاملات سازمان در کل فرایند خرید با مشتری میباشد. نرم افزار CRM آهارسافت، با بهرهگیری از بهترین تکنیکها، از خودکارسازی فرایند مدیریت ارتباط با مشتریان حمایت میکند. امکانات و ویژگیهای نرم افزار سی آر ام آهارسافت، عبارت است از: