نرم افزار دبیرخانه

دبیرخانه به عنوان اولین ورودی شرکت، بایستی سیستمی ساده و در عین حال کارامد باشد. دبیرخانه آهارسافت، محصولی بسیار ساده و کارامد می‌باشد که در ادامه به توضیح ویژگی های آن خواهیم پرداخت.

خیلی راحت اطلاعات خود را اعم از نام شرکت، زمینه کاری و نام سایت شرکت را به شماره 09153580399 واتساپ نمایید تا امکان دمو برای شما دوست عزیز فراهم گردد.

مجموعه ای از برترین نرم افزارهای اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری آهارسافت!

نرم افزار دبیرخانه، ارتباط با مشتریان، مدیریت تردد و فرایندساز و... همگی اجزای تشکیل دهنده سیستم یکپارچه و قدرتمند ERP می‌باشند. مجموعه نرم افزاری آهارسافت، با طراحی و ارائه سیستمی پر قدرت و متمرکز ساختن آنها در سیستم نوین و یکپارچه ERP، موجب ایجاد تحولی نو در دنیای سامانه‌ها  و نرم افزارهای اداری شده است.

وظایف دبیرخانه

از جمله مهم ترین وظایف سیستم دبیرخانه، می توان به دو مورد اشاره کرد:

1. جستجوی پیشرفته روی نامه ها و طبقه بندی آنها بر اساس پروژه های موجود در شرکت
2. ارجاع و چرخش نامه در کارتابل سایر افراد

ویژگی های سیستم دبیرخانه آهارسافت

نمای کلی

سیستم دبیرخانه آهارسافت بسیار ساده و در عین حال کاربردی طراحی گردیده تا پاسخگوی سلایق انواع کاربران باشد.

ثبت نامه ارسالی و دریافتی، جستجو و فیلتر نامه ها، اختصاص کارتابل به هر فرد،ارجاع نامه به صورت خصوصی و عمومی، از جمله ویژگی های این سیستم است که در ادامه به آنان می‌پردازیم.

دبیرخانه آهارسافت در یک نگاه

ثبت نامه ارسالی

 در این محصول می‌توان دسترسی کلیه کاربران را برای ثبت {نامه های ارسالی} را فراهم کرد. پس از اینکه کاربر متن نامه خود را در سیستم ثبت کرد، مسئول دبیرخانه اصلاحات گرامری و نوشتاری را انجام می‌دهد.

ثبت نامه ارسالی

 

ثبت نامه دریافتی

نامه های دریافتی اما پس از اینکه توسط فکس یا ایمیل دریافت شدند، توسط مسئول دبیرخانه در سیستم ثبت می‌شوند. نامه به صورت فایل PDF ضمیمه می‌شود و اطلاعات اصلی آن در فرمی به شکل زیر قابل ثبت خواهد بود.

نامه دریافتی

بازگشت / پیرو نامه

در هر نامه ای، ویژگی ای به نام {بازگشت/پیرو} قرار دارد.این ویژگی باعث می‌شود تا وقتی نامه را به کارتابل فردی ارجاع می‌دهید، فرد مورد نظر تاریخچه این نامه را نیز ببیند.یعنی متوجه شود که این نامه در پاسخ به چه نامه ای آمده است.

بازگشت / پیرو نامه

نمایش تاریخچه تغییرات متن

چنانچه متن یک نامه ارسالی توسط افراد مختلف، تغییر داده شود، امکان ردیابی تغییرات در سیستم وجود دارد.

طبق شکل زیر ملاحظه می‌کنید که تغییرات متن نامه با رنگ های مختلف نمایش داده می‌شود.

نمایش تاریخچه تغییرات متن

طراحی قالب های نامه

چنانچه نامه های پر کاربردی داشته باشید، می‌توانید قالب های نامه را ثبت کنید تا سایرین بتوانند از آنها استفاده نمایند.

در شکل زیر نمونه ای از قالب های نامه را مشاهده می‌کنید.

طراحی قالب های نامه

 

مشاهده متن قالب نامه

 

نمایش تعداد نامه های موجود در کارتابل

تعداد نامه در کارتابل

ارجاع نامه در کارتابل

 چرخش نامه ها در سازمان جزء لاینفک یک سیستم دبیرخانه است و این موضوع نیز با دقت زیادی مورد پیاده سازی قرار گرفته است.

انجام این کار، با سرعتی بسیار بالا، قابل انجام است.

پس از اینکه شما صفحه ی سایت خود را باز کنید، تعداد نامه هایی که در کارتابل شما هستند را مشاهده خواهید کرد.

در شکل زیر، نمایی از یک نامه را در داخل کارتابل بنده، ملاحظه می‌فرمایید.

ارجاع نامه در کارتابل

 

تایید / رد نامه های ارسالی

در این سیستم امکان تایید یا رد نامه هایی از نوع ارسالی نیز وجود دارد.

یعنی اگرچه نامه ای ثبت شده است تا ارسال شود، اما مدیریت مجموعه با آن مخالفت کرده و یا ارسال آن را تایید می‌نمایند.

دسترسی { تایید } یا {عدم تایید } نامه ار می‌توانید برای افراد مختلف، تعریف کنید.

تایید / رد نامه های ارسالی

 

اولویت نامه

در این سیستم امکانی وجود دارد تا اولویت یک نامه در هنگام ثبت تعیین گردد. در این صورت، این نامه در کارتابل هر فرد با یک پرچم قرمز رنگ در کنار نام کارفرما، نشان داده می‌شود و لذا فرد متوجه می‌شود که این نامه، نامه ی مهمی است.

اولویت نامه

 

کارتابل سایر پرسنل

در صورتی که دسترسی لازم را داشته باشید، امکان مشاهده کارتابل سایرین نیز وجود دارد.

استفاده از این کزینه برای زمانی مناسب است که نامه های ارجاع داده شده را ملاحظه کنید و پیگیری نمایید.

کارتابل سایر پرسنل

 

فیلتر و جستجو

پیدا کردن نامه ها در این سیستم با پارامترهای مختلفی صورت می‌گیرد.

امکان جستجو بر اساس قسمتی از {عنوان نامه} فراهم است.

همچنین امکان فیلتر نامه ها بر اساس { ایجاد کننده نامه } { نوع نامه } { اداره } { پروژه } و {شماره نامه} نیز فراهم است.(مطابق شکل زیر)

فیلتر و جستجو

جستجو بر اساس زمان ثبت نامه

همچنین امکان جستجوی نامه ها در بازه های تاریخی مختلف نیز فراهم است. اگر تعداد نامه های یک کارفرما، یا یک پروژه زیاد باشد، می‌بینید که جستجو براساس زمان هم می‌تواند بسیار مفید باشد.

مشاهده نامه ها طبق زمان بندی

کارتابل آرشیو

کلیه مکالمات و ارجاعاتی که روی نامه ها صورت می‌گیرد، در محل دیگری به نام { کارتابل آرشیو } در دسترس کاربران هستند.لذا چنانچه مشخصات نامه ای را فراموش کرده باشید، از قسمت مکالمات صورت گرفته، می‌توانید به آن نامه نیز دسترسی داشته باشید.

تبدیل نامه به وظیفه (تسک)

گاهی اوقات نامه ای به کاربر ارجاع می‌شود که نیاز به پیگیری های مداوم دارد و نیاز است که آن نامه به یک وظیفه تبدیل شود.

لذا این قابلیت نیز در سیستم گنجانده شده است. برای این منظور، به ازای هر نامه، دکمه ای با عنوان { اختصاص وظیفه } در کارتابل نامه هها وجود دارد که برای اختصاص وظیفه به افراد سازمان، به کار می‌رود.

تبدیل نامه به وظیفه (تسک)

 

اختصاص وظیفه برای پیگیری بیشتر

 

سرعت بسیار بالا

سیستم دبیرخانه آهارسافت، سرعت بالایی دارد و برای شرکت هایی با بیش از هزار کاربر نیز بخوبی پاسخگو است.

با بهینه سازی هایی که روی دیتابیس انجام شده است، جستجوهای صورت گرفته با سرعت بسیار خوبی نتیجه نهایی را برمی‌گردانند.

سیستم دبیرخانه آهارسافت، با بکارگیری تکنولوژی های پیشرفته در سمت Front و Back، زمان انتظار کاربران را به طور قابل ملاحظه ای کاهش داده است.

همچنین با توجه به تکنولوژی به کار رفته در این سیستم، با انجام تراکنش های کاربر، صفحه مجددا لود نمی‌شود و خبری از تاخیرهای زیاد بروزرسانی صفحات نیست.

پردازش موازی

همچنین محصول جاری آهارسافت، دارای ویژگی پردازش موازی بوده به این معنی که: به تعداد هسته هایی که در CPU سرور شما وجود دارد، از برنامه نمونه های مختلف ایجاد می‌شود و تمام نمونه های ایجاد شده در انتظار درخواست های کاربران هستند تا آنها را پاسخ دهند.

درواقع این سیستم با بکارگیری کلاسترینگ باعث می‌شود تا در صورتی که حجم بالایی درخواست ها از سوی کاربران به سمت سرور ارسال شود، سرعت سیستم همچنان بالا بماند و درخواست ها به سرعت پاسخ داده شوند.

پشتیبانی از تلفن همراه

از دیگر امکانات این سیستم نرم افزاری، قابلیت بهره برداری در تمام سیستم عامل هاست. با توجه به اینکه سامانه ERP آهارسافت در بستر وب پیاده سازی شده است، لذا می‌توان در ویندوز، لینوکس، اندروید و IOS از سیستم موجود استفاده کرد.

حضور و غیاب

سیستم مدیریت تردد آهارسافت، با امکانات بسیار خوبی که در این ویدیو هم نشان داده شده است، قابلیت پیاده سازی در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها را دارد.

توجه شما را به این ویدیو جلب میکنیم.

 

معرفی سیستم مدیریت تردد آهارسافت

 

در این فایل آموزشی قصد داریم تا با سیستم مدیریت تردد سامانه آهارسافت، بیشتر آشنا شوید و به درک درستی از ماهیت ورود و خروج هر فرد برسید.

پس بهتر است خودتان را گرم گنید :) شکل زیر نمودار شیفت هر فرد می‌باشد.البته ساعت های نشان داده شده فقط یک مثال است و می‌توانند تغییر کنند.

 

 

همانطور که در شکل بالا مشاهده می‌کنید ساعت کار واقعی فرد از ساعت 8 صبح شروع میشود و ساعت 16:30 خاتمه می‌یابد که معادل 8 ساعت و 30 دقیقه می‌باشد.

اگر زمان استراحت (که یک ساعت و 10 دقیقه است) را از مقدار فوق کم کنیم معادل 7 ساعت و 20 دقیقه میشود (440 دقیقه)...

 

فرجه اول وقت: این مقدار نشان دهنده این است که حضور فرد از چه ساعتی در سیستم ثبت شود.برای مثال فرض کنید فردی ساعت 6 صبح در محل شرکت حضور دارد.اما فرجه ی اول وقت برای آن فرد، 07:30 دقیقه ثبت شده است.پس ساعت حضور وی از ساعت 07:30 محاسبه میشود نه از ساعت 06:00

 

فرجه آخر وقت: زمانی است که بعد از {پایان شیفت رسمی} قرار دارد و باعث می‌شود ساعتهای فرد تا آن زمان کات نشود.

 

تاخیر در ورود: ساعتی است که اگر فرد دیرتر از آن وارد شرکت شود، در سیستم ثبت میشود.در مثال بالا اگر فردی ساعت 08:31 دقیقه بیاید، مقدار 31 دقیقه (08:00 - 08:31) برای وی تاخیر در ورود ثبت میشود.البته این عدد در گزارش اکسل میتواند حضور داشته باشد واستفاده یا عدم استفاده از آن، به سیاست سازمان بستگی دارد.

تعجیل در خروج: ساعتی است که اگر فرد زودتر از آن از شرکت خارج شود، در سیستم ثبت میشود.در مثال بالا اگر فردی ساعت 15:59 دقیقه برود، مقدار 31 دقیقه (15:59- 16:30) برای وی تعجیل در خروج ثبت میشود.البته این عدد در گزارش اکسل میتواند حضور داشته باشد واستفاده یا عدم استفاده از آن، به سیاست سازمان بستگی دارد.

 

مرخصی ساعتی: هر فرد بنا به نیاز خود می‌تواند از {شروع شیفت رسمی}، تا {پایان شیفت رسمی} مرخصی ساعتی ثبت نماید.

نکته ی مهم در مرخصی ساعتی: چنانچه در بین ساعت های استراحت، فردی در مرخصی ساعتی باشد، آن مقدار از مرخصی وی کسر نمی‌شود. در شکل بالا فرض کنید، فردی از ساعت 12:00 تا ساعت 13:00 به مرخصی می‌رود.مقداری که از مرخصی های فرد کم می‌شود، از ساعت 12:00 تا 12:20 لحاظ می‌شود که معادل 20 دقیقه می‌شود.

 

مرخصی روزانه:همچنین مقدار مرخصی روزانه هر فرد از {شروع شیفت رسمی} تا {پایان شیفت رسمی} محاسبه می‌شود (بدون محاسبه {ساعت استراحت} )... طبق مثال بالا مقدار محاسبه مرخصی روزانه معادل 440 دقیقه می‌شود.(از 08:00 الی 16:30)

 

اضافه کار: محاسبه اضافه کار به دو صورت انجام می‌شود. روزانه یا ماهیانه که به استراتژی سازمان بستگی دارد. این موضوع از منوی {تنظیمات کل} قابل انتخاب است.

اما چنانچه اضافه کار به صورت روزانه محاسبه شود باز 2 موضوع را داریم.اضافه کار {بدون درخواست اضافه کار} و {با درخواست اضافه کار}

الف- اگر شخصی درخواست اضافه کاری ثبت نکرده باشد، سیستم در محاسبات خود، از {فرجه اول وقت} تا {شروع شیفت رسمی} یعنی از 07:30 الی 08:00  و از {پایان ساعت کاری} تا {فرجه آخر وقت}  یعنی از 16:30 تا 17:30 به عنوان {اضافه کار بدون تایید} در نظر گرفته می‌شود.

اما چنانچه فردی درخواست اضافه کار خود را ثبت نماید، روند محاسبات به شکل زیر است:محاسبات اضافه کار وی از {فرجه آخر وقت} تا ساعت 11:59 دقیقه میباشد. 

 

مثال: فردی تا از ساعت 07:55 تا ساعت 19:00 در شرکت حضور دارد و یک ساعت درخواست اضافه کار ثبت کرده است.چه مقدار {اضافه کار بدون درخواست} و چه مقدار {اضافه کار تایید شده} دارد؟

طبق فرض بالا، اگر محاسبات سیستم به صورت روزانه باشد، مقدارهای فوق به این صورت محاسبه میگردند. از 07:55 الی 08:00 معادل 5 دقیقه... از 16:30 الی 17:30 معادل 60 دقیقه و در مجموع 65 دقیقه {اضافه کار بدون درخواست} دارد.

اما از ساعت 17:30 تا 19:00 نیز در شرکت حضور داشته است که مقدار آن می‌شود از 90 دقیقه... اما یک نکته ی دیگر: درخواست اضافه کار وی ، 1 ساعت بوده است.بنابراین از 90 دقیقه اضافه کار وی، فقط 60 دقیقه به وی تعلق میگیرد پس در مجموع مقدار {اضافه کار تایید شده} معادل 60 دقیقه می‌شود.

 

ب- چنانچه محاسبات اضافه کار به صورت ماهانه باشد، یعنی در شکل بالا گزینه ی {خیر} انتخاب شده باشد، داستان کمی متفاوت است.برای این موضوع، امکان تعریف فرمول های هر قسمت در سیستم مدیریت تردد، وجود دارد.اما فرمول های پیش فرضی برای راحتی کار نوشته شده است که خلاصه ی آن به صورت زیر است.

طبق قانون کار، مقدار کارکرد هر فرد در روز بایستی 440 دقیقه باشد.این عدد در یک ماه سی روزه برابر 13200 (30*440)و در یک ماه سی و یک روزه برابر 13640 دقیقه است.(31*440)

بنابراین در طی یک ماه، اگر مجموع ساعت هایی که فرد در شرکت حضور دارد، به علاوه مقدار اضافه کارهای درخواستی، از مقادیر بالا سرریز کند، موجب محاسبه اضافه کار برای وی می‌شود. به عنوان مثال اگر در یک ماه 30 روزه، فردی 13201 حضور داشته باشد، مقدار اضافه کار وی معادل 1 دقیقه (13200-13201)می‌شود.

 

نکته مهم: به جهت اهمیتی که محاسبات ساعات یک فرد دارد، ما امکان مشاهده نحوه محاسبات را به صورت روز به روز در سیستم قرار داده ایم.

در منوی {مدیریت تردد} روی گزینه {مدیریت ترددها} کلیک نمایید.

از فرم باز شده، 2 تاریخ دلخواه را وارد نمایید.(می‌توانید هر دو را یک مقدار دهید) و سپس روی دکمه {خلاصه کارکرد من} کلیک کنید تا خلاصه ای از کارکرد شما را نشان دهد.

 

 

شکل زیر نمونه ای از محاسبات در سیستم را نشان میدهد.

 

 

 

مشاهده ی ورود و خروج

برای مشاهده ی ساعات کارکرد خود می توانید از منوی سراسری بالا روی گزینه ی ترددها کلیک نمایید.

 

ایجاد ساعت های تردد

چنانچه در سازمان شما، دستگاه ورود و خروج وجود داشته باشد، خروجی آن یک فایل تکست است که با قرار دادن آن در مکانی مشخص(ERP\vkh\IOS.txt)، می‌توان اطلاعات آن را خواند و در سیستم مدیریت تردد آهارسافت نشان داد.توجه کنید که حتما نام فایل را IOS.txt بنویسید و کلمه IOS با حروف بزرگ باشند.

 

پس از اینکه فایل تکست در محل مورد نظر قراراده شد، با دکمه ی {ثبت داده های خام} می‌توان آنها را خواند و وارد پرتال نمود.

نکته: شماره کارت(انگشت، چهره) هر فرد بایستی در جدول کاربران وارد شوند.همچنین اگر دستگاهی وجود نداشته باشد، بایستی هر فردی از فرم تصحیح ساعت، ساعت های خود را وارد کند که در زیر توضیح داده شده است.

 

انتقال مرخصی:

همانطور که در فرم بالا مشاهده می‌کنید دکمه های به نام {انتقال مرخصی} وجود دارد.قبل از کلیک بر روی این دکمه، بایستی ستون {از تاریخ} را برابر آخرین روز سال قرار دهید.مثلا فرض کنید سال جدید 1400 است و ما میخواهیم مرخصی های باقیمانده پرسنل در سال 1399 ذخیره شوند در بایگانی سیستم... در اینجا بایستی فیلد {از تاریخ} را برابر 30-12-1399 قرار دهیم(سال 99 کبیسه است). همچنین بهتر است برای چند نمونه، {نام فرد} را انتخاب کنیم تا عملیات را تست کنیم و سپس بر روی این دکمه کلیک کنیم.در صورت عدم انتخاب {نام فرد}، این عملیات به دلیل زمان بر بودن، از ساعت 11 شب شروع می‌شود و در صورتی که خطایی پیش بیاید، روز بعد در {صندوق پیام} می‌توانید آن را مشاهده کنید.

 

نکته: چنانچه مرخصی های باقیمانده فرد، بیشتر از 9 روز باشد،حداکثر 9 روز ذخیره می‌گردد و مابقی مرخصی ها در محاسبات سال آینده، لحاظ نمی‌گردد.

 

 

 

 

تصحیح ساعت

   فرم تصحیح ساعت برای موارد زیر، مورد نیاز است:

       1- مواردی که فرد، ثبت کارت خود را فراموش می‌کند.

       2- مواردی که دستگاه کارت خوان به هر دلیل خراب است و امکان ارائه ی فایل خروجی را ندارد.

 

1- در کادر اول، می توانید برای هر فرد، تصحیح ساعت را ثبت نمایید.

2- در کادر دوم، پروژه ای که فرد مورد نظر بر روی آن مشغول به کار است را انتخاب نمایید.اگر روی پروژه خاصی کار نمی‌کنید، پروژه {عمومی} را انتخاب کنید.

3- در کادر سوم، تاریخی که ساعت های فرد، اشتباه ثبت شده است را انتخاب نمایید.

4- از قسمت چهارم تا نهم، می‌توان ساعت های ورود و خروج را وارد کرد.

5- مثال: فردی از ساعت 08:15 در شرکت مشغول به کار است تا ساعت 10:30 و از ساعت 10:30 دقیقه تا ساعت 12:00 به مرخصی ساعتی می‌رود.پس از برگشت از مرخصی ساعت، تا ساعت 16:45 در شرکت حضور دارد.

در صورتی که این فرد، ثبت کارت خود را فراموش کرده باشد، فرم تصحیح ساعت را چطور بایستی پر کند؟

به ترتیب از سمت راست:

08:15

10:30

12:00

16:45

 

 

مثال: فردی از ساعت 07:00 صبح تا ساعت 08:00 شب، در ماموریت داخل شهر به سر می برد و از ساعت استراحت خود برای صرف نهار و نماز در ماموریت داخل شهر، استفاده نکرده است و دائم مشغول به کار بوده است.

اگر فرض کنیم ساعت استراحت آن فرد در آن روز، نیم ساعت بوده، بایستی اینطور ثبت گردد.

کادر چهارم: 07:00

کادر پنجم: 08:30 ، یعنی 08:00 بعلاوه 30 دقیقه

مرخصی ساعتی

موارد 1 و2 و 3 مانند قبل است.

اما مورد چهارم:

در این فرم نیازی به ثبت ساعت نمی باشد. فقط کافیست نوع مرخصی را مشخص نمایید.

نکته 1: هر فرد در روز می تواند تنها 3 نوع مرخصی ثبت نماید.

1- اول وقت

2- وسط وقت

3-  آخر وقت

نکته 2: اگر شخصی مرخصی اول وقت بگیرد، نمی تواند از آن برای وسط وقت یا آخر وقت استفاده نماید و به همین ترتیب هر نوع مرخصی فقط در جایگاه خودش بایستی استفاده شود.

نکته 3: ساعت های استراحت بین شیفت جزو مرخصی ساعتی حساب نمی شود.

مثال 1: اگر ساعت استراحت بین شیفت از ساعت 12:30 تا 13:00 باشد و فردی که مرخصی ساعتی وسط وقت گرفته باشد و از ساعت 12 تا 12:45 دقیقه به مرخصی برود، مقدار مرخصی اش چقدر است؟

جواب: 30 دقیقه در واقع همان ساعت 12 الی 12:30 آن حساب میشود.

 

مثال: فردی مرخصی اول وقت گرفته است.ساعت شروع شیفت کاری 07:30 و ساعت ورود فرد به شرکت 07:31 دقیقه است.مقدار مرخصی محاسبه شده برای وی چقدر است؟

جواب: 1 دقیقه

 

مرخصی روزانه

 

برای مرخصی روزانه می توانید در کادر سوم و چهارم، تاریخ ها را مشخص نمایید.

سوال: در هر روز چند دقیقه از مرخصی های من کم می شود؟ بنا به طول شیفت هر روز، از مرخصی های شما کم می شود.بنابراین در در روز جمعه و یا 5 شنبه های تعطیلی و یا تعطیلات رسمی، چیزی از مرخصی های شما کم نمی‌شود چون طول شیفت آن روزها صفر است.

 

مرخصی ها دارای 3 نوع می‌باشد.1- استحقاقی 2- بدون حقوق 3- استعلاجی

برای مدیریت مرخصی ها، امکانات زیادی در سیستم در نظر گرفته شده است که از قسمت {تنظیمات کل} میتوان آنها را تغییر داد.

در صورتی که گزینه ی {اختصاص سهمیه سال} مقدار {بله} را داشته باشد، حداکثر 26 روز را به هر نفر اختصاص داد و اگر مقدار خیر را گرفته باشد، مقدار باقیمانده مرخصی فرد، روز به روز اضافه می‌گردد.

همچنین با انتخاب گزینه {قفل نمودن مرخصی} ، چنانچه فردی سهمیه کافی نداشته باشد، سیستم اجازه ثبت مرخصی را نمی‌دهد.

همچنین گزینه ای در سیستم وجود دارد تا افراد را ملزم می‌نماید تا چند روز قبل از اینکه به مرخصی بروند، درخواست آن را ثبت نمایند.

به عنوان مثال در شکل بالا عدد صفر وارد شده است که نشان میدهد افراد نهایتا تا همان روزی که مرخصی میگیرند، می‌توانند درخواست خود را ثبت نمایند.

 

اضافه کار

 

می توانید در یک بازه مشخص برای افراد، درخواست اضافه کار ثبت نمایید.

مثال: چطور  برای فردی، از تاریخ 12/6/98 تا تاریخ 15/6/98 روزانه  3 ساعت اضافه کار ثبت کنیم؟

جواب: در کادر شماره 3 تاریخ 12/6/98 و در کادر شماره 4 تاریخ 15/6/98 و در کادر پنجم عدد 03:00 را وارد می کنیم.

نکته: اگر بیشتر از مقدار درخواست داده شده، حضور داشته باشید، حداکثر به میزان درخواست داده شده، اضافه کار به شما تعلق می گیرد.

چنانچه بخواهید درخواست خود را ویرایش نمایید، بایستی ابتدا درخواست قبل را حذف نموده و مجددا درخواستتان را ثبت نمایید تا بعد از مراحل تاییدیه، تغییرات اعمال شوند.

 

محاسبات اضافه کار را پیشتر در بالا توضیح دادیم...

 

 

 

ماموریت بین شهری

 

 

نرم افزار جامع اتوماسیون اداری، حقوق دستمزد، سی آر ام و فرآیند ساز آهارسافت

سامانه های اطلاعاتی یکپارچه آهارسافت

 

مدیریت فرایندها BPM	مدیریت مشتریان CRM	ورود و خروج HRM
حقوق و دستمزد Finance	مدیریت خرید Purchase	مدیریت دانش KM

 

 

نحوه اطلاع از کیفیت اتوماسیون اداری

به نظر شما بهترین راه شناخت هر نرم افزاری چی میتونه باشه؟

می تونیم در موردش مطالعه داشته باشیم.یعنی به عنوان مثال بریم و آمار یک نرم افزار رو در بیاریم.

خب بعدش چه اتفاقی می افته؟

آیا می تونیم این اطمینان رو حاصل کنیم، که اون نرم افزار پاسخگوی نیازهای ماست؟

تست نرم افزار به صورت رایگان

آیا صرفا براساس کاتالوگی که از سایت فروشنده دانلود میکنیم، میتونیم هزینه ای رو روی دست خودمون بگذاریم تا اون نرم افزار رو بخریم؟

اینجاست که مطلب کمی روشن تر میشه....

ما(آهارسافت) تصمیم گرفتیم تا نرم افزارهای خودمون رو به صورت رایگان در اختیار مشتری قرار بدیم تا اونها رو مورد ارزیابی قرار بدهد.

با این روش، شمایی که صاحب شرکت یا سازمانی هستید، می تونید با خیال راحت به کسب و کارتون بپردازید و با زیر بار گذاشتن نرم افزار، بفهمید که آیا میشه روی اون حساب باز کرد یا خیر؟

در واقع ما تصمیم گرفتیم تا لیستی از نرم افزار هامون رو که در ادامه خدمتتون عرض می کنم، با مدت 3 ماه به صورت رایگان در اختیارتون قرار بدیم تا خیلی راحت و سر فرصت به بررسی اونها بپردازید.

• نرم افزار ورود و خروج
• نرم افزار حقوق و دستمزد
• نرم افزار اتوماسیون اداری
• نرم افزار مدیریت خرید
• نرم افزار مدیریت دانش
• نرم افزار فرایندساز و فرم ساز
• نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM

وقت شما طلاست.

از سامانه های اطلاعاتی یکپارچه و جامع لذت ببرید.

منظم ترین شرکت متعلق به شماست. آهارسافت

نرم افزار جامع اتوماسیون اداری، حقوق دستمزد، سی آر ام و فرآیند ساز آهارسافت

سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری

• قابلیت ثبت نامه های ارسالی و دریافتی
• امکان ثبت سطوح دسترسی برای مشاهده، ویرایش و حذف نامه ها
• قابلیت تشخیص فرمت نامه هنگام کپی از فایل ورد
• اختصاص کارتابل به هر فرد
• امکان ارجاع نامه به افراد مختلف
• توانایی ردیابی و رصد تغییرات متن نامه توسط افراد مختلف
• امکان ثبت قالب های پیش فرض
• اطلاع رسانی بلادرنگ در زمان ارجاع نامه به کارتابل افراد
• استفاده از فناوری تبدیل صوت به متن در ارجاع نامه

 

 

جستجوی نامه ها

 

ارجاعات دبیرخانه

 

 

ردیابی تغییرات متن نامه

 

تبدیل صدا به متن

 

چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار اتوماسیون اداری باشد؟

اگر دقت کرده باشید، اتوماسیون به بخشی اساسی از زندگی روزمره انسان تبدیل شده است. هر بار که با فشار یک دکمه، درب پارکینگ منزل خود را باز می‌کنید، دستگاه قهوه ساز خود را روشن می‌کنید یا ساعت زنگ دار خود را تنظیم می‌کنید، در واقع شما در حال استفاده از مزایای اتوماسیون می‌باشید. یکی از امکانات بی شماری که توسط فناوری‌های خودکار ارائه شده است، استفاده از  ابزارهای رایانه ای در محیط کار است. محققان، اتوماسیون اداری را به عنوان "استفاده از سیستم های رایانه‌ای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند فرآیندهای دبیرخانه؛ پردازش متن؛ حسابداری؛ پست الکترونیکی؛ سازماندهی داده‌های مشتری؛ ایجاد گزارش و..." تعریف می‌کنند. ساده سازی و بهینه سازی این کارکردها می‌تواند به حذف کاغذبازی های اداری؛ کارآمدتر و مؤثرتر شدن فعالیت های یک شرکت‌ کمک بسیاری نماید. Aurelio Locsin در مقاله هوستون کرونیکل توضیح داد: "خودکارسازی فرایندها باعث کاهش درگیری کارمندان در کارهای دفتری خواهد شد و باعث می‌شود تا روی بخش‌هایی از کار خود که تمایل دارید متمرکز شوید. علاوه بر این، خودکارسازی سیستم های اطلاعاتی باعث کاهش عملیات ذخیره سازی خواهد  شد.

چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار اتوماسیون اداری باشد؟

 

اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

دانشمندان علم رایانه؛ متخصصان فناوری اطلاعات و مدیران آینده نگر استفاده از اصطلاح "اتوماسیون اداری" را از بیش از سه دهه قبل آغاز نموده اند. نقطه عطف واقعی در تاریخ اتوماسیون اداری، اختراع و استفاده گسترده از این فناوری در رایانه های شخصی (personal Inc) بود. با گذشت سال‌ها  و با پیشرفت تکنولوژی، نرم افزارهای اتوماسیون اداری به صورت مدرن‌تر؛ بهتر و سریعتری طراحی و تولید شده اند. Saritha Pujari در مقاله خود با عنوان "اهمیت سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت‌های تجاری" چهار کاربرد اصلی این فناوری را نشان می‌دهد:

الف) تولید اسناد خروجی (با استفاده از پردازنده متن)

ب) ذخیره و بازیابی اسناد (استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد )

ج) انتقال پیام (با استفاده از سیستم‌های ارتباطی پیام)

د) برنامه ریزی و مدیریت جلسات (با استفاده از سیستم های کنفرانس ویدیویی).

امروزه، اتوماسیون سازی اداری به شدت همه گیر و پیشرفته شده است، به طوری که حتی دانشمندان در حال بررسی پتانسیل روبات‌ها و هوش مصنوعی در محیط‌های کاری می‌باشند.

 

4 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری

اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کار شما، برای راه اندازی فناوری و استاندارد‌سازی فرایندها نیاز به سرمایه گذاری در بخش فناوری اطلاعات دارد. برای اولویت بندی مؤثر منابع، باید مناطقی را شناسایی کنید که اتوماسیون می تواند بالاترین ROI را برای شرکت شما داشته باشد. در اینجا چند راه کلیدی وجود دارد که اتوماسیون  اداری می‌تواند موجب سوددهی تجارت شما شود:

1. تناسب با تقاضای بازار

اتوماسیون سازی امور اداری، قابلیت چابکی و مقیاس پذیری مناسبی را برای انجام تغییرات مورد نظر در شرایط بازار به شما ارائه خواهد داد، زیرا مجبور نیستید کارمندان بیشتری را برای رسیدگی به نوسانات تقاضاهای مشتریان یا حجم سفارش‌ها استخدام کنید. به عنوان مثال، اتوماسیون می‌تواند به شما در انجام بسیاری از کارهای تکراری کمک کند، بنابراین نیازی به استخدام و آموزش کارمندان جدید برای مدیریت موجودی؛ پردازش سفارشات یا رسیدگی به پرداخت‌ها نیست. شما می توانید هزینه‌ها را بهتر کنترل کرده و اطمینان حاصل کنید که مشتریان بدون تأخیر سفارشات خود را دریافت می‌نمایند.

4 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری

 

2. هزینه ها را کاهش دهید.

بسیاری از مشاغل کوچک بودجه زیادی را برای استخدام کارمندان برای انجام کارهایی که دارای نیروی کار بوده و بسیار  وقت گیر هستند، می گذرانند. سیستم اتوماسیون اداری به شما این امکان را می‌دهد تا تعداد کارمندان مورد نیاز برای انجام این کارها را کاهش داده و در نتیجه، هزینه‌های خود را کاهش داده و سودآوری خود را افزایش دهید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا به جای کمیت کارمندان خود روی کیفیت کار آنها، تمرکز کنید تا بتوانید استعدادهای بهتری برای رشد شرکت فراهم نمایید.

3. بهینه سازی نیروی کار متخصص

خودکارسازی وظایف سازمانی، به مدیران این امکان را می‌دهد تا منابع سازمان را از انجام وظایف تکراری نجات داده و به جای انجام دستی کارها، روی ابتکارات استراتژیک و نوآورانه متمرکز شوند.

4. نرخ بازگشت سرمایه (ROI) بازاریابی را افزایش دهید.

اتوماسیون اداری تحت وب می‌تواند در بهینه سازی بودجه و بهبود نتایج به سازمان‌ها کمک کند. اتوماسیون سازی اداری موجب می شود تا حجم زیادی از داده های مشتری را پردازش؛ تجزیه و تحلیل کرده و سازماندهی کنید تا بتوانید استراتژی های شخصی سازی را پیاده سازی نمایید. این استراتژی‌ها برای بهبود نتایج فروش و بازاریابی در سا‌ل‌های آینده بسیار مهم خواهند بود.

نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت آهارسافت

 

نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت آهارسافت

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب شرکت آهارسافت، مجموعه ای از بهترین امکانات و مزایا را برای هر سازمان و با هر اندازه ارائه می‌دهد. نرم افزار اتوماسیون اداری آهارسافت، فرایندهای دستی را کاهش داده و حجم زیادی از داده ها را در فضای کمی ذخیره می‌کند. این سامانه، نه تنها کارهای روزمره را ساده تر می‌کند، بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشد. علاوه بر این، این ابزار قابلیت مشاهده فرآیندها را ارائه داده و به مشاغل کمک می کند تا تنگناهای موجود در بخش های مختلف سازمان سازمان را به راحتی مشاهده نمایند. از طرف دیگر، با استفاده از این نرم افزار، شما می‌توانید شخصا و به صورت مستقیم، به تماشای جریان داده‌ها بپردازید.

امکانات و ماژول های مختلف سیستم اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار نامه نگاری

ارجاع نامه

مکاتبات اداری

انواع کارتابل:

1. کارتابل فرایندها
2. کارتابل ارجاعات
3. کارتابل نامه ها

 به طور خلاصه، مزایای اتوماسیون اداری آهارسافت برای شرکت شما شامل:

صرفه جویی در هزینه (از جمله استفاده از انرژی؛ مواد و هزینه های نیروی کار)

افزایش بهره وری و افزایش سرعت رشد شرکت

ذخیره اطلاعات مهم با امنیت بسیار بالا

توانایی پرسنل در پیگیری خروجی و عملکرد خود

کاهش میزان خطا در کارها و فرآیندهای مختلف

بهبود ارتباطات همکاران و مشتریان

زمانبندی کارها و ساعات کاری کارمندان

کنترل بودجه و کاهش هزینه های سازمان

مدیریت منابع سازمان

بازیابی سریع اطلاعات و داده‌ها

امکان دسترسی همزمان به داده های یکسان توسط پرسنل

دسترسی سریع به اطلاعات و داده‌ها

پس انداز در هزینه های تولید و خدمات به علت مدیریت سریع اطلاعات

افزایش فضای سازمان با کاهش فعالیت‌های دستی؛ حذف کاغذبازی؛ حذف زونکن‌ها و پرونده‌ها

و بسیاری از موارد دیگر می‌باشد.

موارد مشابه

نه به اتوماسیون اداری

اگر به فکر خرید اتوماسیون اداری هستید، بسیار فکر خوبی است.

اما چند لحظه صبر کنید.

بعد از خرید اتوماسیون اداری به فکر چه چیزی می افتید؟

احتمالا یک نرم افزار ورود و خروج

اما بعد از خرید یک نرم افزار ورود و خروج به فکر چه چیزی می افتید؟

نرم افزار حقوق و دستمزد

مشکلات جزیره ای شدن نرم افزارها

 

از حالا به بعد مشکلات شما شروع می شود.

داده ها را از اتوماسیون اداری استخراج کنید.

آنها را به نرم افزار ورود و خروج بدهید.

سپس داده های نرم افزار ورود و خروج را استخراج کنید و آنها را در نرم افزار حقوق و دستمزد ایمپورت کنید.

این جزیره ای شدن برای هر شرکت یا سازمان بسیار خطرناک بوده و پیامدهای بدی دارد:

1- باعث عصبی شدن کاربران می شود.به این دلیلی که دائما باید نرم افزارهای مختلف را بررسی نمایند.

2- باعث از بین رفتن تمرکز کاربران می شود.

3- باعث افزایش خطاهای انسانی می شود.

4- باعث افزایش تنش بین پرسنل شرکت می شود.

و بسیاری از موارد دیگر را شامل می شود... لذا توجه داشته باشید که شاید در زمان کوتاهی، درد کاغذ بازی و بی نظمی را مداوا کنید اما این موضوع همیشگی نیست.

در طی تجربه های کاری که در شرکت های دیده ام، بسیاری از این شرکت ها با چنین مشکلاتی مواجه اند.

یکی از بهترین نرم افزارهایی که در این زمینه کار کرده است، نرم افزار جامع آهارسافت، است.

 

در این سایت می توانید ماژول های خاصی را برحسب نیاز خود انتخاب کنید و در نهایت از تمام آنها در یک محیط بهره ببرید.

این ماژول ها می توانند با هم ارتباط برقرار کنند و شما را از سردگمی بیرون بیاورند.

فرض کنید اول صبح که کاربر میز کارش را باز می کند، در یک صفحه همه چیز قابل مشاهده است.

1- کارتابل نامه ها

2- کارتابل فرایندها

3- کارتابل وظایف شخصی

4- کارتابل دبیرخانه

5- مکالمات پرسنل

6- نمایش ورود و خروج ها

7- مرخصی ها و اضافه کارها

و.... بسیاری از موارد دیگر همگی در یک محیط قابل مشاهده اند.

 

از همه مهمتر قیمت این سامانه است، که با انتخاب ماژول های مختلف تغییر می کند و بسیار مقرون به صرفه است.

از دیگر ویژگی های این سامانه، امکان تست آن روی محیط وب است.

شرکت های مختلف می توانند این بستر را تست کنند تا از نحوه ی کار با آن مطلع گردند.

ارتباط سیستم اتوماسیون اداری با اینترنت اشیاء

ارتباط سیستم اتوماسیون اداری با اینترنت اشیاء

در حال حاضر، اتوماسیون اداری در حال تبدیل شدن به یک میدان مهم و الهام بخش است که طی چند سال گذشته پایه گذاری شده است. پیشرفت های فعلی در زمینه الکترونیک و فن آوری های ارتباطی باعث شده است تا فضاهای اداری راحت تر؛ کارآمدتر و ایمن تر شود. اتوماسیون اداری به نظارت و کنترل وسایل اداری با استفاده از فناوری های اطلاعاتی اشاره دارد. با افزایش سریع استفاده از اینترنت و پتانسیل‌های آن، می توان کنترلهای برقی مناسبی در زمینه های مختلفی انجام داد. اکثر سازمان ها برای ساده سازی فرایندها و افزایش بهره وری کارمندان، از هوش مصنوعی برای ارتقای اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می کنند. اینترنت اشیاء (IOT) قرار است در سال های آتی، میلیون ها شغل جدید ایجاد کند که اغلب این مشاغل در زمینه هایی مانند هوشمندسازی اتومبیل‌ها و یادگیری های سریع و عمیق است. فناوری اینترنت اشیاء به سرعت در حال پیش روی در صنعت فناوری است و رهبران مشاغل و کب و کارها در حال استفاده از همه جنبه های این فناوری م باشند؛ از مهارت های الکسا گرفته تا روبات های انسان‌نما برای ساده کردن امور درون سازمانی؛ افزایش کارآیی و بهره وری در فرایند. در ادامه به معرفی ارتباط اینترنت اشیاء برای بهره‌وری نرم افزار اتوماسیون اداری در محل کار شما خواهیم پرداخت.

ارتباط اینترنت اشیاء برای بهره‌وری نرم افزار اتوماسیون اداری

 

تحقق آرزوی بشر با ظهور اینترنت اشیاء در اتوماسیون اداری

با پیشرفت روزافزون علم و تکنولوژی، شاهد اتوماسیون شدن و خودکارسازی بخش ها و ابعاد مختلف زندگی هستیم. با استفاده از اینترنت اشیاء و اتوماسیون سازی امور، در آینده ای نزدیک شاهد خودکار و خودمختار شدن یک سازمان خواهیم بود. انسان همیشه در آرزوی داشتن کنترل خودکار بر روی وسایل برقی مختلف در منزل مانند فن؛ نور؛ کامپیوتر و اجاق مایکروویو بوده است. اما اکنون تحقق این آرزو خیلی دور از انتظار نیست. اینترنت اشیاء

(Internet Of Things) راه حلی را ارائه می دهد که به موفقیت در انجام این کار کمک خواهد کرد. هدف اصلی طراحی و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء (IOT)  است که در آن انسان به راحتی، قادر به کنترل و اتوماسیون بیشتر وسایل اداری از طریق یک برنامه اندرویدی قابل کنترل می باشد. سیستم های از راه دور و جاسازی شده می توانند برای انجام اتوماسیون با اینترنت در ارتباط باشند.

ارتباط اینترنت اشیاء با سیستم های اتوماسیون اداری

 

اتوماسیون اداری بی سیم با استفاده از اینترنت اشیا

از اتوماسیون سازی برای استفاده در سیستم های کنترلی مختلف از جمله: تجهیزات عامل مانند ماشین آلات؛ فرآیندهای موجود در کارخانه ها؛ دیگ‌های بخار و اجاق های گرمایشی؛ تعویض شبکه های تلفنی؛ فرمان و تثبیت کشتی ها؛ هواپیما؛ وسایل نقلیه و سایر برنامه ها با کاهش حداقل مداخله انسانی استفاده می شود. انواع مختلفی از اتوماسیون وجود دارد و براساس کاربرد، آنها را می توان به عنوان اتوماسیون خانگی؛ اتوماسیون اداری؛ اتوماسیون صنعتی؛ اتوماسیون مستقل؛ اتوماسیون ساختمان و موارد دیگر طبقه بندی کرد. اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء فرایند کنترل انواع وسایل برقی در سازمان ها مانند فن؛ نور و روشنایی؛ سیستم های کامپیوتری؛ اجاق گاز؛ مایکروویو و... است که بطور خودکار با استفاده از تکنیک های سیستم کنترل از راه دور و سیستم ایمنی نصب شده در آنها به شکل حسگرهای انسانی و آتش سوزی انجام می شود.

اتوماسیون اداری IOT

برای صاحبان کسب و کارهای مختلف، کار کردن با یک یا چند بخش از یک سازمان بسیار دشوار است؛ بنابراین، اغلب ناچارند هر دستگاه اداری را بصورت جداگانه پیگیری نمایند. در چنین زمانی ما به یک راه حل آنلاین برای کنترل لوازم فیزیکی دفاتر نیاز داریم. استفاده از فناوری اینترنت اشیاء برای اتوماسیون اداری پیشنهاد خوبی برای رفع این مشکل می باشد. فناوری اینترنت اشیاء اجازه می دهد تا مالک با استفاده از رابط کاربری گرافیکی آسان، وسایل اداری خود را از طریق اینترنت کنترل نماید.

طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء چگونه است؟

 روش های مختلفی برای کنترل وسایل برقی در سازمان ها وجود دارد؛ مانند اتوماسیون اداری مبتنی بر اینترنت اشیاء از طریق ابر؛ وای فای؛ برنامه های اندرویدی نصب شده بر روی تلفن های هوشمند؛ اتوماسیون اداری مستقر در آردوینو؛ اتوماسیون اداری با استفاده از کنترل دیجیتال؛ اتوماسیون اداری مبتنی بر RF و اتوماسیون اداری مبتنی بر صفحه لمسی. اتوماسیون اداری بی سیم با استفاده از اینترنت اشیاء یک برنامه ابتکاری از اینترنت اشیاء است که برای کنترل وسایل اداری از راه دور با استفاده از برنامه اندرویدی تولید شده است. سیستم پیشنهادی اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء شامل میکروکنترلر  Arduino Uno Atmel است که به عنوان کنترل کننده اصلی عمل می کند. سه مورد از مؤلفه های اصلی اجرای این سیستم عبارت است از:.  برنامه Android؛ که به نظارت از راه دور کمک می کند؛ مودم GSM سیم کارت خور و عضویت در یک اپراتور تلفن همراه.

نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت

 

نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت

نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت، به سازمان ها ابزاری را که برای ایمن و سازگار نگه داشتن اطلاعات شرکت نیاز دارند، ارائه خواهد داد. این برنامه با حذف کاغذبازی از مکاتبات اداری؛ بخش دبیرخانه و...، موجب افزایش سرعت انجام امور و همچنین، صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد.

امکانات و ماژول های سیستم اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار نامه نگاری

ارجاع نامه

انواع کارتابل:

• کارتابل فرایندها
• کارتابل ارجاعات
• کارتابل نامه ها

امکان همگام سازی فایل ها

سیستم تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه

امکان نسخه سازی فایل

امکان قفل فایل

امکان ویرایش آنلاین و نویسندگی همزمان

قابلیت ورود به سیستم حسابرسی

به اشتراک گذاری فایل و کنترل مجوز

امنیت بالا و رمزگذاری

تهیه نسخه پشتیبان و بازیابی اطلاعات

امکان ادغام سازی

یکپارچگی کامل فرایندها در حوزه فرایندهای اصلی و پشتیبان سازمان

دسترسی به اطلاعات جامع فروش و گزارشات مدیریتی

بهینه سازی فرایندهای تولید و جلوگیری از هدر رفتن زمان و هزینه ناشی از به‌کارگیری نادرست نیروی انسانی؛ تجهیزات و ابزار، با استفاده از عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری

مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل سازمان

ردیابی فرآیندها و امور مختلف و امکان پیگیری دقیق و به موقع مراحل کار

چگونه اتوماسیون اداری مشکلات شما را حل می کند؟

 

چند دلیلی که نباید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را با اکسل مقایسه کنیم. 
شاید از خود بپرسید چه دلیلی برای استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری است.

حضور شما باید عرض کنم که نرم‌افزار اتوماسیون اداری صرفاً فقط ثبت‌نام را انجام نمی‌دهد بله اگر شما بخواهید فقط نامه‌های ارسالی و دریافتی را ثبت کنید شاید بتوان گفت که فایل اکسل هم کار شما را راه بیندازد اما اجازه بدید، مقداری جلوتر برویم و چند دلیل را ذکر کنم که اکسل از پس این کار برنمی‌آید.

تصور کنید که شرکت شما درحال حاضر هزار نامه ثبت کرده است.

یکی در شیت نامه‌های دریافتی و دومی در شیت نامه‌های ارسالی .

چند کاربره بودن

خوب اولین مشکل اینست که چند کاربر به‌صورت هم‌زمان بخواهند فایل اکسل را مشاهده کنند .

اگر مسئول دبیرخانه درحال نوشتن در فایل اکسل باشد مدیریت شرکت چطور می تواند فایل اکسل را باز کند و ببیند و بر روی آن تغییرات موردنظر را اعمال نماید آیا به‌نظر شما برای شرکتی که ده‌‌ها نفر پرسنل دارد استفاده از فایل اکسل مناسب است؟

مشکل چند کاربری به شیوه‌های دیگر دیگری هم در این سیستم نمود پیدا می کند.

تصور کنید در شرکتی هستید که از واحدهای مختلف نام های گوناگونی برای ارسال آماده می شود آیا تمام نامه‌ها باید توسط مسئول دبیرخانه تایپ شوند؟

در اتوماسیون اداری آهارسافت کلیه پرسنل برحسب دسترسی‌ای که به آن‌ها داده می‌شود بتوانند نامه‌های خود را ثبت کنند و درنهایت به مسئول دبیرخانه بفرستند و ایشان کارهای ارسال و فکس نامه را انجام دهند؟

هرج و مرج

پس مشکل دوم در اکسل که درواقع مرتبط با مشکل اول است همین موضوع چند کاربری است.

کاربران به‌صورت هم‌زمان نمی‌توانند نامه‌ها را ارسال نامه‌ها را ثبت و ارسال نمایند . 
شاید با خود بگویید کاربرانی که نامه‌هایی برای ارسال دارند نامه‌های خود را تایید می نمایند و آن‌ها را به مسئول دبیرخانه ارسال می‌کنند اما اجازه دهید کمی فراتر رویم و از تجربه شخصی‌ام بگویم کار ثبت‌نام کار راحتی نیست.
حتی اگر این کار هم توسط مسئول دبیرخانه با دقت انجام شود بازهم وقت زیادی هدر شده است .

اظهار نظر روی نامه ها

حالا بپردازیم به مشکل سوم در استفاده از فایل اکسل. 
فرض کنید نامه‌ای را ثبت کردید چطور مدیریت از این نامه مطلع شود اصلاً اگر واحد مالی یا بازرگانی نامه‌ای را ثبت کردند و برای شما ارسال کرده‌اند و ویرایش کاراکتری هم توسط مسئول دبیرخانه انجام شد، آنگاه چطور مدیریت از ارسال این نامه مطلع شود و آیا اصلاً این نامه برای ارسال مورد تایید می‌باشد؟ 
پس کم‌کم فضای ذهنتان آماده شد درمورد چه چیزی می‌خواهم صحبت کنم.

مشکلی که فایل اکسل به‌هیچ‌وجه از پس آن برنمی‌آید بحث مکاتبات روی نامه است. صحبت‌هایی که روی یک نامه انجام می شود یا ارجاعاتی که به اشخاص دیگر انجام می شود.

تصور کنید واحد مالی نامه‌ای را برای ارسال صورت وضعیت آماده کرده است آیا بخش فنی از ارسال این نامه اطلاع دارد آیا محتوای نامه درست نوشته شده است آیا مدیریت از ارسال این نامه اطلاع دارند؟
نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت به شما امکان  گردش نامه‌ها را میدهد.
نامه‌هایی که توسط مسئول دبیرخانه به افراد مطلع ارسال می‌گردند و پس از آنکه مورد تأیید داده شدند برای ارسال آماده می شوند مکاتبات داخل سازمانی عضو مهمی از اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون اداری این مکاتبات را باید به بهترین شیوه انجام دهد.

کارتابل دبیرخانه و کارتابل ارجاعات

در مشکل چهارم کمی عمیق می‌شویم و به شما مورد بسیار جالبی را متذکر می شوم.
تصور کنید نامه‌ای به کارتابل شما آمده است لطفاً کار های تکمیلی را انجام دهید. 
برداشت شما از جمله فوق چیست کارهایی تکمیلی چه و چه هستند و چه زمان طول می‌کشد؟
 آیا باید تا انتهای این که اینکار را انجام می دهید نامه در کارتابل شما باشد؟
خیر نیازی نیست با سیستم ارجاعات نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت شما می توانید نامه‌های خود را به وظایف تبدیل کنید.

وظایف در کارتابل افراد مختلف قرار می‌گیرند و روی آن‌ها اقدامات متناسب با هر وظیفه انجام می‌شود و گزارشاتی ارائه می‌شوند و درنهایت توسط شخصی که وظیفه را برای شما ارسال نمود بایگانی می شوند .

 

ویژگی های سامانه یکپارچه آهارسافت

 

. اتوماسیون اداری و دبیرخانه
. سیستم فرآیند ساز و فرم ساز - BPMS
. سیستم مدیریت تردد پرسنل
. سیستم حقوق و دستمزد
. سیستم مدیریت خرید
. سیستم کارتابل وظایف شخصی
. تحت وب
. بسیار سریع
. اطلاع رسانی بلادرنگ
. امکان تجمیع تمام موارد فوقالذکر در یک محیط نرم افزاری

بازیابی اطلاعات در سامانه های اطلاعاتی

در پست قبلی به مشخصات یک بکاپ خوب اشاره کردیم.

به طور خلاصه عرض میکنم که بکاپ خوب دارای ویژگیهای زیر باید باشد:

• بکاپ به صورت اتومات
• بکاپ به صورت روزانه
• بکاپ با سرعت بالا
• بکاپ با حجم کم
• تعداد آرشیوهای زیاد مثلا تا 2 ماه قبل
• بکاپ در یک مسیر دیگر غیر از سرور اصلی

 

اما بازیابی اطلاعات بایست چه ویژگیهایی داشته باشد؟

توجه داشته باشید که اگر شما بهرتین بکاپ دنیا را هم داشته باشید، اگر نتوانید آن را بازیابی نمایید، یعنی هیچ...

 

حتی الامکان سعی کنید بازیابی اطلاعات را در 2 دسته طبقه بندی کنید.

1- کانفیگ برنامه

2- داده های برنامه

برای مثال فرض کنید  وب سایتی را راه اندازی نموده اید.

یک طرف ماجرا، بازیابی داده هایی است که داخل دیتابیس ذخیره شده اند.

اما فرض کنید، سامانه ای را برای شرکتی بزرگ راه اندازی نموده اید و این سامانه در حال کار بر روی سیستم عامل ویندوز هست.

تصور کنید در یک صبح کاری، با شما تماس میگیرند و اطلاع میدهند که سامانه ی نرم افزاری شما بالا نمی آید.

بعد از بررسی های لازم متوجه میشوید که سیستم عامل مذکور، ویروسی شده است.

در اینجا دیگر بازگرداندن اطلاعات دیتابیس هیچ کمکی نمی کند.

بلکه بایستی سیستم عامل مجددا نصب شود، و تنطیمات مورد نیاز کانفیگ شوند که این کار ممکن است واقعا زمان بر باشند.

لذا توجه داشته باشید، حتما از سیستم عامل، بکاپ تهیه کنید تا در مواجهه با چنین رویدادهایی نگران نشوید.