داستان اتوماسیون اداری از کجا آغاز شد (قسمت دوم)

در قسمت قبل  توضیح داده شد که چطور استفاده از فایل اکسل خسته کننده شد.

نه تنها خسته کننده بلکه بعضی اوقات روند شرکت رو بلاک میکنه... لذا لزوم یک نرم افزار دبیرخانه در هر شرکتی احساس میشه...

وقتی پای نرم افزار اتوماسیون اداری به شرکت باز میشه، انتظارات از فایل اکسل طبیعتا بالاتر میره و البته طبیعی هم هست.

من نمیخوام وارد جزئیات  این موضوع بشم، اما همینقدر بدونید، ملت قبل از اینکه از سیستم دبیرخانه ای که طراحی شده، انتظار داشته باشن، از بستر اون نرم افزار انتظارات خاصی دارند.

 

1- بستر پیاده سازی

این موضوع بسیار مهم است.آیا تمام سیستم عامل های شما ویندوز است؟شاید قبلا جواب این سوال عموما {آری} بود اما با توجه به گذشت زمان، سیستم عامل های متنوعی به کار گرفته میشود که از مهم ترین آنها به سیستم عامل اندروید میشه اشاره داشت.

بنابراین خیلی سریع به این سوال جواب ندید و قدری روش تامل داشته باشید.

حالا این سوال پیش میاد که چه بستری برای نرم افزا رمناسب است؟

به طور خلاصه عرض کنم، بستر وب طی این سالها پیشرفت زیادی داشته است و بستری بسیار مناسب برای بسیاری از نرم افزارهاست.

پس یکی از ملاک های تعیین نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکت شما بایستی بستر تحت وب آن باشد.

2- سرعت برنامه

دومین مورد که بسیار مهم است، سرعت برنامه است.

به این مورد خصوصا در برنامه های تحت وب بسیار دقت کنید.

برنامه های تحت وب را می توان طوری نوشت، که صفحه دائما در حال لود و رفرش باشد.این بسیار خطرناک است برای یک نرم افزار تحت وب...

در صورتی که اگر از نرم افزار تحت وب شما از تکنولوژی روز استفاده کند، این فرش های سنگین، به کرات کمتر خواهد شد.

در بعضی مواقع هم حتی، تعداد بروزرسانی شکا به صفر می رسد.

اینطور اپلکیشن ها رو بهشون میگن اپلکیشن های SPA یا سینگل پیج اپلکیشن...

همانطور که از اسم این نوع از اپلکیشن ها پیداست، اینها فقط از یک صفحه تشکیل شده اند.بنابراین رفرش صفحه در آن بسیار کمک اتفاق می افتد و یا اصلا اتفاق نمی افتد.

پس با رکن دوم از هر نرم افزاری از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری هم آشنا شدیم.

انشاءالله باقیشو در آینده میگم خدمتتون.

 

 

سایر مقالات ما را از این مسیر ملاحظه نمایید.

 

 

 

 

 

داستان اتوماسیون اداری از کجا آغاز شد (قسمت اول)

از نیازهای اولیه ی هر شرکتی، ثبت نامه های ارسالی و دریافتی است.

این کار در مراحل اولیه میتونه در یک فایل اکسل هم نگهداری بشه...

اما به مرور که تعداد نامه ها زیاد میشن، هم نگهداری نامه ها و هم دسترسی به اونها کار رو سخت میکنه.

تصور کنید 2 تا دوست با هم یه شرکت زدن و نیاز دارن که هم زمان به فایل نامه ها دسترسی داشته باشن...

مشکل اون جایی سخت تر میشه که شخصی به عنوان مسئول دبیرخانه هم وارد کار میشود و وظیفه ی بروزرسانی فایل اکسل رو به عهده میگیره...

حالا 3 نفر رو تصور کنید که کلی از وقتشون رو دارن برای باز و بسته گردن فایل اکسل هدر میدن...

کم کم ذهنتون برای عدم استفاده از فایل اکسل برای دبیرخانه آماده شد.

اینجاست که پای نرم افزاری میاد وسط تا از این دردسر شما رو رها کنه.ادامشو در قسمت بعد عرض میکنم خدمتتون :)

 

نرم افزارهای ما را از اینجا میتوانید مشاهده نمایید.

 

https://aharsoft.com

خوبی اتوماسیون آهارسافت اینه که تکنولوژی اون واقعا جدیده...

برای ظاهرسایت از تکنولوژی SPA استفاده میشه که این نوع از طراحی سایت باعث میشه با کلیک روی دکمه های مختلف، صفحه رفرش نشود.

لذا برای سیستم های بزرگ، این موضوع به شدت مورد توجه است.چون هرچه رفرش سایت شما کمتر باشه، سرعت برنامه ی شما به شدت و به شدت بالا میره.

حالا حرف زیاده واسه گفتن :)

اگر خواستید سایت مارو می تونید از این صفحه دنبال کنید.

مدیریت صفر تا صد منابع انسانی

مدیریت صفر تا صد منابع انسانی

مطمئنا هر سازمانی، چه کوچک و چه بزرگ برای مدیریت منابع انسانی خود به برنامه‌ای جامع و کارآمد نیاز پیدا خواهد کرد. در عصر امروز، کمتر سازمان و کسب و کاری یافت می‌شود که به فکر مکانیزه شدن و جایگزینی تکنولوژی و ابزارهای خودکارسازی به جای روش‌های سنتی و دستی گذشته در سازمان خود نیفتاده باشد. نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRMS) توسط مشاغل مورد استفاده قرار می گیرد تا تعدادی از کارکردهای مورد نیاز مانند ذخیره داده های کارکنان؛ مدیریت حقوق و دستمزد؛ فرآیندهای استخدام؛ مدیریت ترددها؛ پیگیری سوابق حضور و غیاب و... را جمع آوری نماید.

ادانه ی مطلب را از اینجا مطالعه نمایید.

با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)؛ ارتباط با مشتریان را بهینه سازی کنید!

ا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)؛ ارتباط با مشتریان را بهینه سازی کنید!

مدیریت ارتباط با مشتریان  (Customer relationship management )یکی از اصول مهم و اساسی کسب و کارهای امروزی در شرایط رقابتی حاکم بر بازار می باشد. مفهوم مدیریت ارتباط با مشتریان از اوایل دهه 1970 یعنی هنگامی که میزان رضایت مشتری با استفاده از نظرسنجی های سالانه مورد ارزیابی قرار گرفت، آغاز شد و سال 1997 آغاز محبوبیت این نرم افزار بود. در تعریف نرم افزار CRM می توان گفت که مدیریت ارتباط با مشتری یعنی درک صحیح نیازمندی های مشتری و پاسخگویی مناسب به آن نیازها. به عبارتی، یعنی اینکه چگونه با مشتریان خود ارتباطی مناسب؛ قوی و موثر داشته باشیم تا آن‌ها نیز بتوانند نسبت به برند و مجموعه ما احساس اطمینان و در نتیجه وفاداری پیدا کنند و اینکه چگونه میزان رضایت‌مندی آن ها را افزایش دهیم به طوری که به اهرم‌های تبلیغات دهان به دهان تبدیل شوند.

 

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری تحت وب به سیستم ها و نرم افزارهای متنوعی که به صورت دیجیتالی برای ایجاد؛ جمع آوری؛ ذخیره؛ دستکاری و انتقال اطلاعات دفتری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی مورد استفاده قرار می گیرد؛ اشاره دارد. ذخیره‌سازی داده های پردازش نشده؛ انتقال الکترونیکی داده ها و فرآیندها و مدیریت اطلاعات در سازمان ها، از جمله اقدامات و وظایف مهم و اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می دهد.

آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری؛ حذف کاغذبازی و جلوگیری از اتلاف وقت

اتوماسیون اداری تحت وب به سیستم ها و نرم افزارهای متنوعی که به صورت دیجیتالی برای ایجاد؛ جمع آوری؛ ذخیره؛ دستکاری و انتقال اطلاعات دفتری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی مورد استفاده قرار می گیرد؛ اشاره دارد. ذخیره‌سازی داده های پردازش نشده؛ انتقال الکترونیکی داده ها و فرآیندها و مدیریت اطلاعات در سازمان ها، از جمله اقدامات و وظایف مهم و اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می دهد. هدف اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، بهینه سازی و خودکارسازی فرآیندهای موجود در یک سازمان می باشد. مهم ترین جزء یک سیستم اتوماسیون اداری شبکه LAN است که به کاربران موجود در این سیستم، قابلیت انتقال داده؛ انتقال نامه های اداری و همچنین، انتقال صدا را از طریق این شبکه ارائه می دهد. کاربرد این نرم افزار، حدودا از اواخر دهه 1970 و اوایل دهه 1980 به تدریج در شرکت های بزرگ رواج پیدا نمود.

آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری

 

چگونه ورود تکنولوژی به سازمانها موجب تحول در دنیای تجارت خواهد شد

اتوماسیون به معنای خودکارسازی می باشد. در گذشته، برای انجام ساده ترین امور اداری، نیاز به انجام کاغذبازی‌ها؛ نامه نگاری ها و فرآیندهای پیچیده دستی و طاقت فرسایی نیاز بود که زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می داد. اما امروزه، بسیاری از فرآیندهای سازمانی به روش های ساده ای قابل انجام می باشند. اتوماسیون سازی یا همان خودکارسازی امور، روشی نوین در انجام امور اداری می باشد.  نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزاری اطلاعاتی بر پایه رایانه می باشد که ارجاع نامه؛ مکاتبات اداری؛ اسناد و سایر اشکال ارتباطات را بین افراد؛ گروه ها و سازمان ها جمع آوری؛ پردازش؛ ذخیره و انتقال می دهد. این نوع سیستم ها، با صرفه جویی چشمگیر در زمان و انجام دقیق امور لازم در فرآیندهای اداری و در نهایت، تلاش برای دسترسی و دریافت ارتباطات سازمانی، می توانند بازده کاری  کاربران؛ مدیران و سایر پرسنل را به میزان قابل توجهی افزایش دهند.

 

ادامه ی مطلب را در اینجا مشاهده نمایید.

 

فعالیت های مجموعه آهارسافت

دوستان گرامی برای اطلاع از فعالیت های آهارسافت می تونید به این لینک مراجعه کنید.

سامانه ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

امانه ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

سامانه ERP یا به عبارتی (Enterprise Resource Planning)بهترین سامانه برای مدیریت منابع سازمان هاست. این نرم افزار، یک روش سیستمی بر پایه فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را به وسیله یک سیستم به هم پیوسته و یکپارچه، باسرعت؛ بادقت و با کیفیت بسیار بالایی، در اختیار و کنترل مدیران بخش های گوناگون سازمان قرار می دهد تا به عالی ترین وجه، فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

سامانه  ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

امروزه با گسترش تکنولوژی و افزایش فعالیت ها و فرآیندهای بهینه سازی سازمانی، کمتر مدیری است که با سامانه ERP  (Enterprise Resource Planning)آشنایی نداشته باشد. این سامانه به بحث روز اکثر مدیران و رؤسای سازمان ها تبدیل شده و به جرات می توان گفت کمتر هفته ایست که در همایش؛ کنفرانس و یا سخنرانی در کشور در مورد مزایای حیرت انگیز این نرم افزار همه کاره؛ یکپارچه ساز و  بهینه ساز سازمانی برگزار نشود. بدون شک در میان سیستم های نرم افزاری موجود، سامانه جامع برنامه ریزی منابع سازمان (ای آر پی) یکی از کارآمدترین نرم افزارهای یکپارچه سازی اطلاعاتی به شمار می آید. هدف اصلی سامانه ERP، افزایش بهره وری فرآیندها و مدیریت منابع سازمان می باشد. این نرم افزار، یک روش سیستمی بر پایه فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را به وسیله یک سیستم به هم پیوسته و یکپارچه، باسرعت؛ دقت و کیفیت بسیار بالایی، در اختیار و کنترل مدیران بخش های گوناگون سازمان قرار می دهد تا به عالی ترین وجه، فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

سامانه  ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

 

نرم افزار ERP چیست؟

سامانه ERP عبارت است از نرم‌ افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی که وظیفه اصلی آن، متمرکزسازی و یکپارچه سازی  تمام عملکردهای واحدهای مختلف سازمان برای پاسخ گویی سریع و مناسب، در یک سیستم کامپیوتری واحد می باشد. این نرم افزار شامل تمام نرم افزارهای مورد نیاز یک سازمان می باشد. سامانه ای آر پی یا به عبارتی  (Enterprise Resource Planning)بهترین سامانه برای مدیریت منابع سازمان‌هاست. تصور کنید با تهیه نرم فزار ERP، تمام نرم افزارهایی که برای شرکت خود نیاز دارید را به همراه یک پایگاه داده واحد به دست خواهید آورد. از جمله نرم افزارهای کاربردی هر سازمان که در نرم افزار ERP وجود دارد، عبارت است از:

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار مدیریت دانش (KM)

نرم افزار فرآیندساز (BPMS)

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار منابع انسانی (HRM)

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)

 

چرا نباید از نرم افزارهای جزیره ای استفاده کرد؟

قبل از پیدایش نرم افزارهای یکپارچه سازی ERP، در هر سازمان از نرم افزارها به صورت جداگانه برای انجام فرآیندها استفاده می شد که به نرم افزارهای جزیره ای یا  MISمعروف هستند. در واقع نرم افزارهای جزیره ای، نقطه مقابل نرم افزارهای یکپارچه  (ERP)می باشند و به نرم افزارهایی در سازمان گفته می شود که به صورت کاملا جدا و بدون هیچ گونه ارتباطی در بخش های مختلف سازمان نصب شده و مورد استفاده قرار می گیرند. برای مثال، بخش دبیرخانه هر سازمان از نرم افزار دبیرخانه به صورت جداگانه استفاده می کند. برای ایجاد فرآیندهای مختلف از نرم افزار فرآیندساز (BPMS) استفاده می شود و ... طبیعی است که به علت استفاده از چندین نرم افزار جداگانه و بدون وجود هیچ گونه ارتباطی در میان آنها، چندین پایگاه داده مختلف؛ اطلاعات تکراری؛ فرآیندهای جداگانه و بدون ارتباط؛ تحمیل هزینه های غیرضروری به سازمانها؛ اتلاف زمان و.. ایجاد می شود.

12 مورد از مزایای بی نظیر سیستم ERP

مزایای نرم افزارهای یکپارچه سازی ERP، به قدری گسترده است که به گفته اکثر بزرگان دنیای تجارت، به زودی موجب ایجاد تحولی عظیم در راستای بهینه سازی فرآیندهای سازمانی خواهد شد. امروزه ، سیستم های ERP عنصری بسیار مهم برای مدیریت هزاران شغل در هر اندازه و در همه صنایع، می باشند. برای اغلب شرکت‌ها، ERP به اندازه اهمیت وجود برق، ضروری است! در ادامه به 12 مورد از مزایای فوق العاده این سامانه قدرتمند اشاره خواهیم نمود:

1. سامانه جامع برنامه ریزی و یکپارچه سازی ERP، به خوبی منابع سازمان را کنترل کرده و از فریندهای آن پشتیبانی می نماید.
2. این نرم افزار با حذف کاغدبازی های اداری؛ افزایش سرعت فرآیندها و خودکارسازی و هوشمندسازی بسیاری از فعالیت های اداری، موجب صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها خواهد شد.
3. صفر تا صد فرآیندها و فعالیت های مختلف سازمان را استانداردسازی می کند.

 

ادامه مطلب را در سایت https://aharsoft.com مطالعه نمایید.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است: دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش چیست؟  (Knowledge Management)

(تعاریف مختلف مدیریت دانش از دیدگاه افراد بزرگ و تاثیرگذار در دنیا)

مدیریت دانش از دیدگاه نویسندگان و افراد مختلف تعاریف متعددی دارد.

آنتونی رابینز درباره مدیریت دانش این طور می گوید: KM؛ دربرگیرنده تمام روش‌هایی است که یک سازمان، به کنترل و مدیریت دارایی های خود از دانش می‌پردازد. تعدادی از این روش ها عبارت است از: نحوه جمع آوری؛ ذخیره سازی؛ انتقال؛ بکارگیری؛ به روز رسانی و ایجاد دانش است.

از نظر گاور و مدهام نیز به مدیریت صریح؛ روشمند؛ نظام مند؛ مدون و  منسجم دانش ضروری و فرایندهای مربوط به ایجاد؛ سازماندهی؛ انتشار؛ استفاده و اکتشاف دانش؛ مدیریت دانش می‌گویند.

و اما فلورنتینو پرز بر این باور است که مدیریت دانش به معنی جمع آوری منابعی چون: دانش؛ تجربیات و توانایی‌های منحصربفرد ذهنی هریک از افراد سازمان و استفاده و به کارگیری از این منابع به عنوان یک سرمایه سازمانی می باشد.

نیومن معتقد بود که مدیریت دانش شامل مجموعه ای از سرمایه هایی است که شامل گردآوری؛ ترویج و بکارگیری دانش ذهنی و عینی در یک سازمان می باشد.

در نتیجه به طور کلی می‌توان گفت: مدیریت دانش  (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است:

• دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان
• انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان

 سامانه مدیریت دانش

 

تعاریف دیگر مدیریت دانش

 KM به فرایند ایجاد؛ اشتراک گذاری؛ استفاده و مدیریت هوش؛ دانش و اطلاعات یک سازمان گفته می‌شود. به عبارت دیگر؛ مدیریت دانش رویکردی چند رشته ای برای دستیابی به اهداف سازمانی با روش استفاده حداکثری از دانش می باشد. دوره های مدیریت دانش در زمینه‌‌های مدیریت تجارت؛ سیستم های اطلاعاتی؛ مدیریت؛ کتابخانه و علوم اطلاعات تدریس داده می شود. علاوه بر این، مدیریت دانش ممکن است در زمینه های دیگری چون: تحقیقات مدیریت دانش، از جمله اطلاعات و رسانه ها؛ علوم رایانه؛ بهداشت عمومی و انواع سیاست های عمومی نقش داشته باشد. دانشگاه‌های بسیاری نیز در حال تدریساین رشته در مقطع  کارشناسی ارشد می‌باشند.

اهمیت به کارگیری مدیریت دانش در سازمان ها

بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست. این ارزش صرفا به معنای اقتصادی نیست. ارزش گذاری کارهای فرهنگی؛ ارزش گذاری همکاری و کار تیمی؛ ارزش گذاری در استفاده از تصمیمات و نظرات همه افراد سازمان و در کنار آن ارزش گذاری اهداف اقتصادی سازمان‌ها مدنظر است. یکی از اهداف اساسی مدیریت دانش، تبدیل دانش ذهنی و فردی (بالقوه) به دانش ثبت شده و کاربردی (بالفعل) است که باعث جلوگیری از نابودی دانش باارزش سازمان و از دست دادن منابع باارزش دانش شرکت در اثر ترک همکاری افراد سازمان و تعدیل نیروی انسانی خواهد شد.  

سیستم مدیریت دانش

 

سامانه مدیریت دانش  (KMS)چیست؟

سیستم‌های KM

مسئله سیستم‌های KM، همواره در سازمان های مختلف از اهمیت فوق العاده ای برخوردار بوده است. با این حال، در مدیریت دانش مدرن، کمتر کسی با این تصور مخالف است که سیستم های مدیریت دانش بخشی بسیار مهم برای بکاری گیری ابتکار؛ خلاقیت و  بهینه سازی مدیریت دانش سازمان هاست. سیستم های مدیریت دانش به هر نوع سیستم فناوری اطلاعات گفته می شود که دانش افراد سازمان را ذخیره و بازیابی می کند؛ همکاری را بهبود می‌بخشد؛ منابع دانش سازمان را پیدا می‌کند؛ برای کشف دانش پنهان دست به استخراج مخازن سازمان می‌زند؛ دانش را ثبت و ضبط کرده و بکار می‌گیرد یا به عبارت دیگر روند KM را تقویت می‌کند. البته باید این نکته را نیز یادآور شد که متاسفانه هنوز هیچ اجماع و اتفاق نظری در مورد آنچه سیستم مدیریت دانش را شامل می شود، وجود ندارد و متعابقا هیچ اجماعی نیز در مورد مدیریت دانش وجود ندارد. به همین دلیل، گاهی ممکن است تعریف این نوع سیستم ها مبهم به نظر برسد.

9 مورد از اهداف و مزایای مهم سامانه مدیریت دانش

مزایای یک سیستم مدیریت دانش (KMS) تقریباً به اندازه فواید یک استراتژی مدیریت دانش؛ متعدد و متنوع است. یکی از راههای پی بردن به مزایای بی نظیر این نوع از سیستم ها، بررسی اهداف آن است. بنابراین، اهداف و مزایای یک سیستم مدیریت دانش عبارت است از:

• آفرینش دانش

در این نوع سیستم ها، تمام دانش موجود، بر روی سیستم ایجاد شده و از فرد خاصی ضبط نمی شود. برای مثال؛ چت روم های آنلاین را در نظر بگیرید که چطور از دانش تمام افراد در راستای تحقق اهداف سازمان استفاده می‌شود. این سیستم ها اساساً راه های جدیدی را برای ایجاد دانش فراهم می کنند و این کار نیز با تهیه منابع غیرمعمول؛ دسترسی به افراد جدید یا فرآیندهای مشارکتی انجام می شود. ایجاد و آفرینش دانش همواره برای شرکت منافع بیشماری به همراه دارد.

• ثبت و ضبط دانش

اغلب مواقع، ثبت و ضبط دانش به عنوان هدف اصلی KM در نظر گرفته می شود. جذب دانش برای کاربرد اعضای تیم و استخدام‌های جدید انجام می گیرد. دانش ثبت و ضبط شده در  KMS برای استفاده کارمندان در آینده بکار گرفته می شود. قدرت KMS ها معمولاً در زمینه توانایی جذب دانش جدید مورد قضاوت قرار می گیرد.

• انتقال دانش

استفاده از انتقال دانش برای اعضای تیم و افراد جدید است. با حفظ و انتقال دانش در یک سیستم فنی، فشار کمتری به کارمندان موجود وارد می شود و موجب می شود کارمندان سازمان بتوانند برای هر تازه واردی به راحتی فرآیندها و دانش موجود و مورد استفاده را آموزش دهند. همانطور که می دانید؛ یک سیستم، هرگز  نمی تواند قابلیت جایگزین شدن به عنوان یک کارمند جدید را داشته باشد، اما یک نقطه شروع یا ساختارهای مرجع با ارزشی مانند: عملکرد کارکنان؛ زمان آموزش؛ زمان حل مسئله و غیره را برای ایجاد سطحی از دانش برای سازمان فراهم می نماید.

KMS

از دیگر مزایای سیستم های مدیریت دانش عبارت است از:

• تلاش برای بهبود عملکرد سازمانی
• ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان
• بروز رسانی نوآوری و خلاقیت در سازمان
• به اشتراک گذاری علوم و درس های آموخته شده افراد مختلف سازمان
• افزایش همکاری و تفکر گروهی برای بکارگیری روش های جدید
• متمرکز سازی؛ ادغام و بهبود مستمر سازمان

 

تمام مقالات را در سایت https://aharsoft.com مطالعه نمایید.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است: دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش چیست؟  (Knowledge Management)

(تعاریف مختلف مدیریت دانش از دیدگاه افراد بزرگ و تاثیرگذار در دنیا)

مدیریت دانش از دیدگاه نویسندگان و افراد مختلف تعاریف متعددی دارد.

آنتونی رابینز درباره مدیریت دانش این طور می گوید: KM؛ دربرگیرنده تمام روش‌هایی است که یک سازمان، به کنترل و مدیریت دارایی های خود از دانش می‌پردازد. تعدادی از این روش ها عبارت است از: نحوه جمع آوری؛ ذخیره سازی؛ انتقال؛ بکارگیری؛ به روز رسانی و ایجاد دانش است.

از نظر گاور و مدهام نیز به مدیریت صریح؛ روشمند؛ نظام مند؛ مدون و  منسجم دانش ضروری و فرایندهای مربوط به ایجاد؛ سازماندهی؛ انتشار؛ استفاده و اکتشاف دانش؛ مدیریت دانش می‌گویند.

و اما فلورنتینو پرز بر این باور است که مدیریت دانش به معنی جمع آوری منابعی چون: دانش؛ تجربیات و توانایی‌های منحصربفرد ذهنی هریک از افراد سازمان و استفاده و به کارگیری از این منابع به عنوان یک سرمایه سازمانی می باشد.

نیومن معتقد بود که مدیریت دانش شامل مجموعه ای از سرمایه هایی است که شامل گردآوری؛ ترویج و بکارگیری دانش ذهنی و عینی در یک سازمان می باشد.

در نتیجه به طور کلی می‌توان گفت: مدیریت دانش  (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است:

• دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان
• انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان

 سامانه مدیریت دانش

 

تعاریف دیگر مدیریت دانش

 KM به فرایند ایجاد؛ اشتراک گذاری؛ استفاده و مدیریت هوش؛ دانش و اطلاعات یک سازمان گفته می‌شود. به عبارت دیگر؛ مدیریت دانش رویکردی چند رشته ای برای دستیابی به اهداف سازمانی با روش استفاده حداکثری از دانش می باشد. دوره های مدیریت دانش در زمینه‌‌های مدیریت تجارت؛ سیستم های اطلاعاتی؛ مدیریت؛ کتابخانه و علوم اطلاعات تدریس داده می شود. علاوه بر این، مدیریت دانش ممکن است در زمینه های دیگری چون: تحقیقات مدیریت دانش، از جمله اطلاعات و رسانه ها؛ علوم رایانه؛ بهداشت عمومی و انواع سیاست های عمومی نقش داشته باشد. دانشگاه‌های بسیاری نیز در حال تدریساین رشته در مقطع  کارشناسی ارشد می‌باشند.

اهمیت به کارگیری مدیریت دانش در سازمان ها

بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست. این ارزش صرفا به معنای اقتصادی نیست. ارزش گذاری کارهای فرهنگی؛ ارزش گذاری همکاری و کار تیمی؛ ارزش گذاری در استفاده از تصمیمات و نظرات همه افراد سازمان و در کنار آن ارزش گذاری اهداف اقتصادی سازمان‌ها مدنظر است. یکی از اهداف اساسی مدیریت دانش، تبدیل دانش ذهنی و فردی (بالقوه) به دانش ثبت شده و کاربردی (بالفعل) است که باعث جلوگیری از نابودی دانش باارزش سازمان و از دست دادن منابع باارزش دانش شرکت در اثر ترک همکاری افراد سازمان و تعدیل نیروی انسانی خواهد شد.  

سیستم مدیریت دانش

 

سامانه مدیریت دانش  (KMS)چیست؟

سیستم‌های KM

مسئله سیستم‌های KM، همواره در سازمان های مختلف از اهمیت فوق العاده ای برخوردار بوده است. با این حال، در مدیریت دانش مدرن، کمتر کسی با این تصور مخالف است که سیستم های مدیریت دانش بخشی بسیار مهم برای بکاری گیری ابتکار؛ خلاقیت و  بهینه سازی مدیریت دانش سازمان هاست. سیستم های مدیریت دانش به هر نوع سیستم فناوری اطلاعات گفته می شود که دانش افراد سازمان را ذخیره و بازیابی می کند؛ همکاری را بهبود می‌بخشد؛ منابع دانش سازمان را پیدا می‌کند؛ برای کشف دانش پنهان دست به استخراج مخازن سازمان می‌زند؛ دانش را ثبت و ضبط کرده و بکار می‌گیرد یا به عبارت دیگر روند KM را تقویت می‌کند. البته باید این نکته را نیز یادآور شد که متاسفانه هنوز هیچ اجماع و اتفاق نظری در مورد آنچه سیستم مدیریت دانش را شامل می شود، وجود ندارد و متعابقا هیچ اجماعی نیز در مورد مدیریت دانش وجود ندارد. به همین دلیل، گاهی ممکن است تعریف این نوع سیستم ها مبهم به نظر برسد.

9 مورد از اهداف و مزایای مهم سامانه مدیریت دانش

مزایای یک سیستم مدیریت دانش (KMS) تقریباً به اندازه فواید یک استراتژی مدیریت دانش؛ متعدد و متنوع است. یکی از راههای پی بردن به مزایای بی نظیر این نوع از سیستم ها، بررسی اهداف آن است. بنابراین، اهداف و مزایای یک سیستم مدیریت دانش عبارت است از:

• آفرینش دانش

در این نوع سیستم ها، تمام دانش موجود، بر روی سیستم ایجاد شده و از فرد خاصی ضبط نمی شود. برای مثال؛ چت روم های آنلاین را در نظر بگیرید که چطور از دانش تمام افراد در راستای تحقق اهداف سازمان استفاده می‌شود. این سیستم ها اساساً راه های جدیدی را برای ایجاد دانش فراهم می کنند و این کار نیز با تهیه منابع غیرمعمول؛ دسترسی به افراد جدید یا فرآیندهای مشارکتی انجام می شود. ایجاد و آفرینش دانش همواره برای شرکت منافع بیشماری به همراه دارد.

• ثبت و ضبط دانش

اغلب مواقع، ثبت و ضبط دانش به عنوان هدف اصلی KM در نظر گرفته می شود. جذب دانش برای کاربرد اعضای تیم و استخدام‌های جدید انجام می گیرد. دانش ثبت و ضبط شده در  KMS برای استفاده کارمندان در آینده بکار گرفته می شود. قدرت KMS ها معمولاً در زمینه توانایی جذب دانش جدید مورد قضاوت قرار می گیرد.

• انتقال دانش

استفاده از انتقال دانش برای اعضای تیم و افراد جدید است. با حفظ و انتقال دانش در یک سیستم فنی، فشار کمتری به کارمندان موجود وارد می شود و موجب می شود کارمندان سازمان بتوانند برای هر تازه واردی به راحتی فرآیندها و دانش موجود و مورد استفاده را آموزش دهند. همانطور که می دانید؛ یک سیستم، هرگز  نمی تواند قابلیت جایگزین شدن به عنوان یک کارمند جدید را داشته باشد، اما یک نقطه شروع یا ساختارهای مرجع با ارزشی مانند: عملکرد کارکنان؛ زمان آموزش؛ زمان حل مسئله و غیره را برای ایجاد سطحی از دانش برای سازمان فراهم می نماید.

KMS

از دیگر مزایای سیستم های مدیریت دانش عبارت است از:

• تلاش برای بهبود عملکرد سازمانی
• ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان
• بروز رسانی نوآوری و خلاقیت در سازمان
• به اشتراک گذاری علوم و درس های آموخته شده افراد مختلف سازمان
• افزایش همکاری و تفکر گروهی برای بکارگیری روش های جدید
• متمرکز سازی؛ ادغام و بهبود مستمر سازمان

 

تمام مقالات را در سایت https://aharsoft.com مطالعه نمایید.