نرم افزار دبیرخانه
نرم افزار دبیرخانه
دبیرخانه به عنوان اولین ورودی شرکت، بایستی سیستمی ساده و در عین حال کارامد باشد. دبیرخانه آهارسافت، محصولی بسیار ساده و کارامد می‌باشد که در ادامه به توضیح ویژگی های آن خواهیم پرداخت.
خیلی راحت اطلاعات خود را اعم از نام شرکت، زمینه کاری و نام سایت شرکت را به شماره 09153580399 واتساپ نمایید تا امکان دمو برای شما دوست عزیز فراهم گردد.
مجموعه ای از برترین نرم افزارهای اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری آهارسافت!
نرم افزار دبیرخانه، ارتباط با مشتریان، مدیریت تردد و فرایندساز و... همگی اجزای تشکیل دهنده سیستم یکپارچه و قدرتمند ERP می‌باشند. مجموعه نرم افزاری آهارسافت، با طراحی و ارائه سیستمی پر قدرت و متمرکز ساختن آنها در سیستم نوین و یکپارچه ERP، موجب ایجاد تحولی نو در دنیای سامانه‌ها و نرم افزارهای اداری شده است.
وظایف دبیرخانه
از جمله مهم ترین وظایف سیستم دبیرخانه، می توان به دو مورد اشاره کرد:
- جستجوی پیشرفته روی نامه ها و طبقه بندی آنها بر اساس پروژه های موجود در شرکت
- ارجاع و چرخش نامه در کارتابل سایر افراد
ویژگی های سیستم دبیرخانه آهارسافت
نمای کلی
سیستم دبیرخانه آهارسافت بسیار ساده و در عین حال کاربردی طراحی گردیده تا پاسخگوی سلایق انواع کاربران باشد.
ثبت نامه ارسالی و دریافتی، جستجو و فیلتر نامه ها، اختصاص کارتابل به هر فرد،ارجاع نامه به صورت خصوصی و عمومی، از جمله ویژگی های این سیستم است که در ادامه به آنان می‌پردازیم.
ثبت نامه ارسالی
در این محصول می‌توان دسترسی کلیه کاربران را برای ثبت {نامه های ارسالی} را فراهم کرد. پس از اینکه کاربر متن نامه خود را در سیستم ثبت کرد، مسئول دبیرخانه اصلاحات گرامری و نوشتاری را انجام می‌دهد.
ثبت نامه دریافتی
نامه های دریافتی اما پس از اینکه توسط فکس یا ایمیل دریافت شدند، توسط مسئول دبیرخانه در سیستم ثبت می‌شوند. نامه به صورت فایل PDF ضمیمه می‌شود و اطلاعات اصلی آن در فرمی به شکل زیر قابل ثبت خواهد بود.
بازگشت / پیرو نامه
در هر نامه ای، ویژگی ای به نام {بازگشت/پیرو} قرار دارد.این ویژگی باعث می‌شود تا وقتی نامه را به کارتابل فردی ارجاع می‌دهید، فرد مورد نظر تاریخچه این نامه را نیز ببیند.یعنی متوجه شود که این نامه در پاسخ به چه نامه ای آمده است.
نمایش تاریخچه تغییرات متن
چنانچه متن یک نامه ارسالی توسط افراد مختلف، تغییر داده شود، امکان ردیابی تغییرات در سیستم وجود دارد.
طبق شکل زیر ملاحظه می‌کنید که تغییرات متن نامه با رنگ های مختلف نمایش داده می‌شود.
طراحی قالب های نامه
چنانچه نامه های پر کاربردی داشته باشید، می‌توانید قالب های نامه را ثبت کنید تا سایرین بتوانند از آنها استفاده نمایند.
در شکل زیر نمونه ای از قالب های نامه را مشاهده می‌کنید.
نمایش تعداد نامه های موجود در کارتابل
ارجاع نامه در کارتابل
چرخش نامه ها در سازمان جزء لاینفک یک سیستم دبیرخانه است و این موضوع نیز با دقت زیادی مورد پیاده سازی قرار گرفته است.
انجام این کار، با سرعتی بسیار بالا، قابل انجام است.
پس از اینکه شما صفحه ی سایت خود را باز کنید، تعداد نامه هایی که در کارتابل شما هستند را مشاهده خواهید کرد.
در شکل زیر، نمایی از یک نامه را در داخل کارتابل بنده، ملاحظه می‌فرمایید.
تایید / رد نامه های ارسالی
در این سیستم امکان تایید یا رد نامه هایی از نوع ارسالی نیز وجود دارد.
یعنی اگرچه نامه ای ثبت شده است تا ارسال شود، اما مدیریت مجموعه با آن مخالفت کرده و یا ارسال آن را تایید می‌نمایند.
دسترسی { تایید } یا {عدم تایید } نامه ار می‌توانید برای افراد مختلف، تعریف کنید.
اولویت نامه
در این سیستم امکانی وجود دارد تا اولویت یک نامه در هنگام ثبت تعیین گردد. در این صورت، این نامه در کارتابل هر فرد با یک پرچم قرمز رنگ در کنار نام کارفرما، نشان داده می‌شود و لذا فرد متوجه می‌شود که این نامه، نامه ی مهمی است.
کارتابل سایر پرسنل
در صورتی که دسترسی لازم را داشته باشید، امکان مشاهده کارتابل سایرین نیز وجود دارد.
استفاده از این کزینه برای زمانی مناسب است که نامه های ارجاع داده شده را ملاحظه کنید و پیگیری نمایید.
فیلتر و جستجو
پیدا کردن نامه ها در این سیستم با پارامترهای مختلفی صورت می‌گیرد.
امکان جستجو بر اساس قسمتی از {عنوان نامه} فراهم است.
همچنین امکان فیلتر نامه ها بر اساس { ایجاد کننده نامه } { نوع نامه } { اداره } { پروژه } و {شماره نامه} نیز فراهم است.(مطابق شکل زیر)
جستجو بر اساس زمان ثبت نامه
همچنین امکان جستجوی نامه ها در بازه های تاریخی مختلف نیز فراهم است. اگر تعداد نامه های یک کارفرما، یا یک پروژه زیاد باشد، می‌بینید که جستجو براساس زمان هم می‌تواند بسیار مفید باشد.
کارتابل آرشیو
کلیه مکالمات و ارجاعاتی که روی نامه ها صورت می‌گیرد، در محل دیگری به نام { کارتابل آرشیو } در دسترس کاربران هستند.لذا چنانچه مشخصات نامه ای را فراموش کرده باشید، از قسمت مکالمات صورت گرفته، می‌توانید به آن نامه نیز دسترسی داشته باشید.
تبدیل نامه به وظیفه (تسک)
گاهی اوقات نامه ای به کاربر ارجاع می‌شود که نیاز به پیگیری های مداوم دارد و نیاز است که آن نامه به یک وظیفه تبدیل شود.
لذا این قابلیت نیز در سیستم گنجانده شده است. برای این منظور، به ازای هر نامه، دکمه ای با عنوان { اختصاص وظیفه } در کارتابل نامه هها وجود دارد که برای اختصاص وظیفه به افراد سازمان، به کار می‌رود.
سرعت بسیار بالا
سیستم دبیرخانه آهارسافت، سرعت بالایی دارد و برای شرکت هایی با بیش از هزار کاربر نیز بخوبی پاسخگو است.
با بهینه سازی هایی که روی دیتابیس انجام شده است، جستجوهای صورت گرفته با سرعت بسیار خوبی نتیجه نهایی را برمی‌گردانند.
سیستم دبیرخانه آهارسافت، با بکارگیری تکنولوژی های پیشرفته در سمت Front و Back، زمان انتظار کاربران را به طور قابل ملاحظه ای کاهش داده است.
همچنین با توجه به تکنولوژی به کار رفته در این سیستم، با انجام تراکنش های کاربر، صفحه مجددا لود نمی‌شود و خبری از تاخیرهای زیاد بروزرسانی صفحات نیست.
پردازش موازی
همچنین محصول جاری آهارسافت، دارای ویژگی پردازش موازی بوده به این معنی که: به تعداد هسته هایی که در CPU سرور شما وجود دارد، از برنامه نمونه های مختلف ایجاد می‌شود و تمام نمونه های ایجاد شده در انتظار درخواست های کاربران هستند تا آنها را پاسخ دهند.
درواقع این سیستم با بکارگیری کلاسترینگ باعث می‌شود تا در صورتی که حجم بالایی درخواست ها از سوی کاربران به سمت سرور ارسال شود، سرعت سیستم همچنان بالا بماند و درخواست ها به سرعت پاسخ داده شوند.
پشتیبانی از تلفن همراه
از دیگر امکانات این سیستم نرم افزاری، قابلیت بهره برداری در تمام سیستم عامل هاست. با توجه به اینکه سامانه ERP آهارسافت در بستر وب پیاده سازی شده است، لذا می‌توان در ویندوز، لینوکس، اندروید و IOS از سیستم موجود استفاده کرد.
