حضور و غیاب
سیستم مدیریت تردد آهارسافت، با امکانات بسیار خوبی که در این ویدیو هم نشان داده شده است، قابلیت پیاده سازی در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها را دارد.
توجه شما را به این ویدیو جلب میکنیم.
معرفی سیستم مدیریت تردد آهارسافت
در این فایل آموزشی قصد داریم تا با سیستم مدیریت تردد سامانه آهارسافت، بیشتر آشنا شوید و به درک درستی از ماهیت ورود و خروج هر فرد برسید.
پس بهتر است خودتان را گرم گنید :) شکل زیر نمودار شیفت هر فرد میباشد.البته ساعت های نشان داده شده فقط یک مثال است و می‌توانند تغییر کنند.
همانطور که در شکل بالا مشاهده می‌کنید ساعت کار واقعی فرد از ساعت 8 صبح شروع میشود و ساعت 16:30 خاتمه می‌یابد که معادل 8 ساعت و 30 دقیقه میباشد.
اگر زمان استراحت (که یک ساعت و 10 دقیقه است) را از مقدار فوق کم کنیم معادل 7 ساعت و 20 دقیقه میشود (440 دقیقه)...
فرجه اول وقت: این مقدار نشان دهنده این است که حضور فرد از چه ساعتی در سیستم ثبت شود.برای مثال فرض کنید فردی ساعت 6 صبح در محل شرکت حضور دارد.اما فرجه ی اول وقت برای آن فرد، 07:30 دقیقه ثبت شده است.پس ساعت حضور وی از ساعت 07:30 محاسبه میشود نه از ساعت 06:00
فرجه آخر وقت: زمانی است که بعد از {پایان شیفت رسمی} قرار دارد و باعث میشود ساعتهای فرد تا آن زمان کات نشود.
تاخیر در ورود: ساعتی است که اگر فرد دیرتر از آن وارد شرکت شود، در سیستم ثبت میشود.در مثال بالا اگر فردی ساعت 08:31 دقیقه بیاید، مقدار 31 دقیقه (08:00 - 08:31) برای وی تاخیر در ورود ثبت میشود.البته این عدد در گزارش اکسل میتواند حضور داشته باشد واستفاده یا عدم استفاده از آن، به سیاست سازمان بستگی دارد.
تعجیل در خروج: ساعتی است که اگر فرد زودتر از آن از شرکت خارج شود، در سیستم ثبت میشود.در مثال بالا اگر فردی ساعت 15:59 دقیقه برود، مقدار 31 دقیقه (15:59- 16:30) برای وی تعجیل در خروج ثبت میشود.البته این عدد در گزارش اکسل میتواند حضور داشته باشد واستفاده یا عدم استفاده از آن، به سیاست سازمان بستگی دارد.
مرخصی ساعتی: هر فرد بنا به نیاز خود میتواند از {شروع شیفت رسمی}، تا {پایان شیفت رسمی} مرخصی ساعتی ثبت نماید.
نکته ی مهم در مرخصی ساعتی: چنانچه در بین ساعت های استراحت، فردی در مرخصی ساعتی باشد، آن مقدار از مرخصی وی کسر نمی‌شود. در شکل بالا فرض کنید، فردی از ساعت 12:00 تا ساعت 13:00 به مرخصی می‌رود.مقداری که از مرخصی های فرد کم میشود، از ساعت 12:00 تا 12:20 لحاظ میشود که معادل 20 دقیقه میشود.
مرخصی روزانه:همچنین مقدار مرخصی روزانه هر فرد از {شروع شیفت رسمی} تا {پایان شیفت رسمی} محاسبه میشود (بدون محاسبه {ساعت استراحت} )... طبق مثال بالا مقدار محاسبه مرخصی روزانه معادل 440 دقیقه میشود.(از 08:00 الی 16:30)
اضافه کار: محاسبه اضافه کار به دو صورت انجام میشود. روزانه یا ماهیانه که به استراتژی سازمان بستگی دارد. این موضوع از منوی {تنظیمات کل} قابل انتخاب است.
اما چنانچه اضافه کار به صورت روزانه محاسبه شود باز 2 موضوع را داریم.اضافه کار {بدون درخواست اضافه کار} و {با درخواست اضافه کار}
الف- اگر شخصی درخواست اضافه کاری ثبت نکرده باشد، سیستم در محاسبات خود، از {فرجه اول وقت} تا {شروع شیفت رسمی} یعنی از 07:30 الی 08:00 و از {پایان ساعت کاری} تا {فرجه آخر وقت} یعنی از 16:30 تا 17:30 به عنوان {اضافه کار بدون تایید} در نظر گرفته میشود.
اما چنانچه فردی درخواست اضافه کار خود را ثبت نماید، روند محاسبات به شکل زیر است:محاسبات اضافه کار وی از {فرجه آخر وقت} تا ساعت 11:59 دقیقه میباشد.
مثال: فردی تا از ساعت 07:55 تا ساعت 19:00 در شرکت حضور دارد و یک ساعت درخواست اضافه کار ثبت کرده است.چه مقدار {اضافه کار بدون درخواست} و چه مقدار {اضافه کار تایید شده} دارد؟
طبق فرض بالا، اگر محاسبات سیستم به صورت روزانه باشد، مقدارهای فوق به این صورت محاسبه میگردند. از 07:55 الی 08:00 معادل 5 دقیقه... از 16:30 الی 17:30 معادل 60 دقیقه و در مجموع 65 دقیقه {اضافه کار بدون درخواست} دارد.
اما از ساعت 17:30 تا 19:00 نیز در شرکت حضور داشته است که مقدار آن میشود از 90 دقیقه... اما یک نکته ی دیگر: درخواست اضافه کار وی ، 1 ساعت بوده است.بنابراین از 90 دقیقه اضافه کار وی، فقط 60 دقیقه به وی تعلق میگیرد پس در مجموع مقدار {اضافه کار تایید شده} معادل 60 دقیقه میشود.
ب- چنانچه محاسبات اضافه کار به صورت ماهانه باشد، یعنی در شکل بالا گزینه ی {خیر} انتخاب شده باشد، داستان کمی متفاوت است.برای این موضوع، امکان تعریف فرمول های هر قسمت در سیستم مدیریت تردد، وجود دارد.اما فرمول های پیش فرضی برای راحتی کار نوشته شده است که خلاصه ی آن به صورت زیر است.
طبق قانون کار، مقدار کارکرد هر فرد در روز بایستی 440 دقیقه باشد.این عدد در یک ماه سی روزه برابر 13200 (30*440)و در یک ماه سی و یک روزه برابر 13640 دقیقه است.(31*440)
بنابراین در طی یک ماه، اگر مجموع ساعت هایی که فرد در شرکت حضور دارد، به علاوه مقدار اضافه کارهای درخواستی، از مقادیر بالا سرریز کند، موجب محاسبه اضافه کار برای وی میشود. به عنوان مثال اگر در یک ماه 30 روزه، فردی 13201 حضور داشته باشد، مقدار اضافه کار وی معادل 1 دقیقه (13200-13201)میشود.
نکته مهم: به جهت اهمیتی که محاسبات ساعات یک فرد دارد، ما امکان مشاهده نحوه محاسبات را به صورت روز به روز در سیستم قرار داده ایم.
در منوی {مدیریت تردد} روی گزینه {مدیریت ترددها} کلیک نمایید.
از فرم باز شده، 2 تاریخ دلخواه را وارد نمایید.(می‌توانید هر دو را یک مقدار دهید) و سپس روی دکمه {خلاصه کارکرد من} کلیک کنید تا خلاصه ای از کارکرد شما را نشان دهد.
شکل زیر نمونه ای از محاسبات در سیستم را نشان میدهد.
مشاهده ی ورود و خروج
برای مشاهده ی ساعات کارکرد خود می توانید از منوی سراسری بالا روی گزینه ی ترددها کلیک نمایید.
ایجاد ساعت های تردد
چنانچه در سازمان شما، دستگاه ورود و خروج وجود داشته باشد، خروجی آن یک فایل تکست است که با قرار دادن آن در مکانی مشخص(ERP\vkh\IOS.txt)، میتوان اطلاعات آن را خواند و در سیستم مدیریت تردد آهارسافت نشان داد.توجه کنید که حتما نام فایل را IOS.txt بنویسید و کلمه IOS با حروف بزرگ باشند.
پس از اینکه فایل تکست در محل مورد نظر قراراده شد، با دکمه ی {ثبت داده های خام} میتوان آنها را خواند و وارد پرتال نمود.
نکته: شماره کارت(انگشت، چهره) هر فرد بایستی در جدول کاربران وارد شوند.همچنین اگر دستگاهی وجود نداشته باشد، بایستی هر فردی از فرم تصحیح ساعت، ساعت های خود را وارد کند که در زیر توضیح داده شده است.
انتقال مرخصی:
همانطور که در فرم بالا مشاهده می‌کنید دکمه های به نام {انتقال مرخصی} وجود دارد.قبل از کلیک بر روی این دکمه، بایستی ستون {از تاریخ} را برابر آخرین روز سال قرار دهید.مثلا فرض کنید سال جدید 1400 است و ما میخواهیم مرخصی های باقیمانده پرسنل در سال 1399 ذخیره شوند در بایگانی سیستم... در اینجا بایستی فیلد {از تاریخ} را برابر 30-12-1399 قرار دهیم(سال 99 کبیسه است). همچنین بهتر است برای چند نمونه، {نام فرد} را انتخاب کنیم تا عملیات را تست کنیم و سپس بر روی این دکمه کلیک کنیم.در صورت عدم انتخاب {نام فرد}، این عملیات به دلیل زمان بر بودن، از ساعت 11 شب شروع میشود و در صورتی که خطایی پیش بیاید، روز بعد در {صندوق پیام} می‌توانید آن را مشاهده کنید.
نکته: چنانچه مرخصی های باقیمانده فرد، بیشتر از 9 روز باشد،حداکثر 9 روز ذخیره می‌گردد و مابقی مرخصی ها در محاسبات سال آینده، لحاظ نمی‌گردد.
تصحیح ساعت
فرم تصحیح ساعت برای موارد زیر، مورد نیاز است:
1- مواردی که فرد، ثبت کارت خود را فراموش می‌کند.
2- مواردی که دستگاه کارت خوان به هر دلیل خراب است و امکان ارائه ی فایل خروجی را ندارد.
1- در کادر اول، می توانید برای هر فرد، تصحیح ساعت را ثبت نمایید.
2- در کادر دوم، پروژه ای که فرد مورد نظر بر روی آن مشغول به کار است را انتخاب نمایید.اگر روی پروژه خاصی کار نمی‌کنید، پروژه {عمومی} را انتخاب کنید.
3- در کادر سوم، تاریخی که ساعت های فرد، اشتباه ثبت شده است را انتخاب نمایید.
4- از قسمت چهارم تا نهم، میتوان ساعت های ورود و خروج را وارد کرد.
5- مثال: فردی از ساعت 08:15 در شرکت مشغول به کار است تا ساعت 10:30 و از ساعت 10:30 دقیقه تا ساعت 12:00 به مرخصی ساعتی می‌رود.پس از برگشت از مرخصی ساعت، تا ساعت 16:45 در شرکت حضور دارد.
در صورتی که این فرد، ثبت کارت خود را فراموش کرده باشد، فرم تصحیح ساعت را چطور بایستی پر کند؟
به ترتیب از سمت راست:
08:15
10:30
12:00
16:45
مثال: فردی از ساعت 07:00 صبح تا ساعت 08:00 شب، در ماموریت داخل شهر به سر می برد و از ساعت استراحت خود برای صرف نهار و نماز در ماموریت داخل شهر، استفاده نکرده است و دائم مشغول به کار بوده است.
اگر فرض کنیم ساعت استراحت آن فرد در آن روز، نیم ساعت بوده، بایستی اینطور ثبت گردد.
کادر چهارم: 07:00
کادر پنجم: 08:30 ، یعنی 08:00 بعلاوه 30 دقیقه
مرخصی ساعتی
موارد 1 و2 و 3 مانند قبل است.
اما مورد چهارم:
در این فرم نیازی به ثبت ساعت نمی باشد. فقط کافیست نوع مرخصی را مشخص نمایید.
نکته 1: هر فرد در روز می تواند تنها 3 نوع مرخصی ثبت نماید.
1- اول وقت
2- وسط وقت
3- آخر وقت
نکته 2: اگر شخصی مرخصی اول وقت بگیرد، نمی تواند از آن برای وسط وقت یا آخر وقت استفاده نماید و به همین ترتیب هر نوع مرخصی فقط در جایگاه خودش بایستی استفاده شود.
نکته 3: ساعت های استراحت بین شیفت جزو مرخصی ساعتی حساب نمی شود.
مثال 1: اگر ساعت استراحت بین شیفت از ساعت 12:30 تا 13:00 باشد و فردی که مرخصی ساعتی وسط وقت گرفته باشد و از ساعت 12 تا 12:45 دقیقه به مرخصی برود، مقدار مرخصی اش چقدر است؟
جواب: 30 دقیقه در واقع همان ساعت 12 الی 12:30 آن حساب میشود.
مثال: فردی مرخصی اول وقت گرفته است.ساعت شروع شیفت کاری 07:30 و ساعت ورود فرد به شرکت 07:31 دقیقه است.مقدار مرخصی محاسبه شده برای وی چقدر است؟
جواب: 1 دقیقه
مرخصی روزانه
برای مرخصی روزانه می توانید در کادر سوم و چهارم، تاریخ ها را مشخص نمایید.
سوال: در هر روز چند دقیقه از مرخصی های من کم می شود؟ بنا به طول شیفت هر روز، از مرخصی های شما کم می شود.بنابراین در در روز جمعه و یا 5 شنبه های تعطیلی و یا تعطیلات رسمی، چیزی از مرخصی های شما کم نمی‌شود چون طول شیفت آن روزها صفر است.
مرخصی ها دارای 3 نوع میباشد.1- استحقاقی 2- بدون حقوق 3- استعلاجی
برای مدیریت مرخصی ها، امکانات زیادی در سیستم در نظر گرفته شده است که از قسمت {تنظیمات کل} میتوان آنها را تغییر داد.
در صورتی که گزینه ی {اختصاص سهمیه سال} مقدار {بله} را داشته باشد، حداکثر 26 روز را به هر نفر اختصاص داد و اگر مقدار خیر را گرفته باشد، مقدار باقیمانده مرخصی فرد، روز به روز اضافه می‌گردد.
همچنین با انتخاب گزینه {قفل نمودن مرخصی} ، چنانچه فردی سهمیه کافی نداشته باشد، سیستم اجازه ثبت مرخصی را نمی‌دهد.
همچنین گزینه ای در سیستم وجود دارد تا افراد را ملزم می‌نماید تا چند روز قبل از اینکه به مرخصی بروند، درخواست آن را ثبت نمایند.
به عنوان مثال در شکل بالا عدد صفر وارد شده است که نشان میدهد افراد نهایتا تا همان روزی که مرخصی میگیرند، می‌توانند درخواست خود را ثبت نمایند.
اضافه کار
می توانید در یک بازه مشخص برای افراد، درخواست اضافه کار ثبت نمایید.
مثال: چطور برای فردی، از تاریخ 12/6/98 تا تاریخ 15/6/98 روزانه 3 ساعت اضافه کار ثبت کنیم؟
جواب: در کادر شماره 3 تاریخ 12/6/98 و در کادر شماره 4 تاریخ 15/6/98 و در کادر پنجم عدد 03:00 را وارد می کنیم.
نکته: اگر بیشتر از مقدار درخواست داده شده، حضور داشته باشید، حداکثر به میزان درخواست داده شده، اضافه کار به شما تعلق می گیرد.
چنانچه بخواهید درخواست خود را ویرایش نمایید، بایستی ابتدا درخواست قبل را حذف نموده و مجددا درخواستتان را ثبت نمایید تا بعد از مراحل تاییدیه، تغییرات اعمال شوند.
محاسبات اضافه کار را پیشتر در بالا توضیح دادیم...
ماموریت بین شهری
