چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار فرآیند ساز (BPMS)باشد؟

آیا به دلیل افزایش رقابت، نیاز به کاهش زمان ارائه محصول خود به بازار دارید؟

آیا کارمندان یا مشتریان، اطلاعاتی در مورد چگونگی عملکرد فرآیندهای کلیدی سازمان ندارند؟

آیا مدیریت فاقد اطلاعات لازم برای تصمیم گیری های کلیدی مرتبط با فرآیندهاست؟

اگر به هر یک یا همه این موارد پاسخ مثبت داده اید، شاید لازم باشد نگاه دقیق‌تری به مزایای اصلی مورد انتظار نرم افزار فرآیندساز (BPMS) بیندازید.

1. افزایش چابکی

سازمان‌ها دائماً با نیاز به تغییر روبرو هستند. تغییرات ممکن است در نتیجه تصویب مقررات جدید؛ مطالبات بازار یا ظهور روش‌های جدید کار، ضرورت پیدا کنند. یکی از ویژگی‌های مهم نرم افزار فرآیندساز BPM این است که طراحی فرآیندهای قابل انعطاف را تسهیل می‌کند. با نرم افزار فرآیندساز، با حداقل هزینه، انعطاف پذیری قابل توجهی را در هنگام ایجاد تغییرات در فرآیندها مشاهده می‌نمایید. فرایندها به راحتی می‌توانند متناسب با نیاز سازمان شما تنظیم شوند.

2. افزایش رشد و بهره وری

نرم افزار فرآیندساز می‌تواند بسیاری از عناصر تکراری را در جریان‌های کاری منظم، اتوماسیون نموده و تسهیل نماید. پیشرفت‌های فرآیندها از جمله: رفع تنگناها؛ معرفی مراحل ساخت تسک های متوالی و موازی و از بین بردن مراحل زائد را می‌توان به راحتی با نرم افزار فرم سازانجام داد. این پیشرفت باعث می‌شود کارمندان بتوانند بیشتر وقت خود را صرف فعالیت‌های مفید کنند. در نتیجه، این موضوع موجب افزایش رشد و بهره وری و کاهش ضایعات سازمان خواهد شد.

افزایش بهره وری

1. افزایش کارآیی و کاهش خطرات

امکان ایجاد دیدی کلی از فرآیندهای تجاری توسط مدیریت فرآیندهای تجاری (BPM)موجب افزایش تمرکز بر ناکارآمدی‌های سازمان خواهد شد. از آنجا که نرم افزار فرآیندساز به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا کارآمدتر فعالیت کنند، بنابراین، آنها به بهترین وجه می‌توانند منابع خود را ذخیره نمایند. سیستم فرآیندساز همچنین منجر به طراحی فرآیندهای بهتر؛ اجرایی‌تر و نظارت شده می‌شود، که این امر نیز به کاهش خطر تقلب در سازمان کمک بسیاری خواهد کرد.

2. انطباق و شفافیت

سازمان‌ها باید مطابق مقررات صنعت باشند. سیستم فرآیندساز تضمین می‌کند که سازمان‌ها می‌توانند الزامات نظارتی را به سرعت پیاده سازی نمایند. علاوه بر این، با این روش، از بروز هرگونه تأخیر و جریمه در امور جلوگیری خواهند کرد. وقتی BPM را می‌پذیرید، فرآیندهای سازمانی برای کارمندان شفاف و قابل رویت می‌شوند.

3. رضایت کارمندان

نرم افزار فرآیندساز نوارهای قرمز زیادی را در سازمان‌ها از بین برده و به کارمندان این امکان را می دهد تا صددرصد روی کار خود تمرکز کنند، زیرا اتومات سازی فرآیندها باعث کاهش تعداد کارهای تکراری شده و دسترسی به اطلاعات را آسان‌تر می‌کند. این امر موجب افزایش بهره وری سازمان و تولید نیروی کار پرانرژی‌تر و شادتر خواهد شد.

4. افزایش تمرکز مشتری

با داشتن فرایندهای کوچک و ساده شده و افزایش بهره وری، کارکنان قادر به تمرکز بیشتری بر روی مشتری می‌باشند. با استفاده از موتور ساخت گردش کار ظرفیت بیشتری برای پاسخ سریعتر به پیشنهادها؛ ایجاد سریعتر راه‌حل‌ها و امکان سفارشی‌سازی‌های سریعتری وجود خواهد داشت. به عبارتی، نرم افزار فرآیندساز، افراد و فناوری‌ها را به گونه ای که موجب افزایش رضایت مشتری خواهد شد، جمع‌آوری و تنظیم می نماید. با داشتن سامانه فرآیندساز، کارکنان قادر به انجام فعالیت‌هایی که نتایج مناسب را برای مشتریان و ذینفعان ارائه می دهد، می باشند.

افزایش تمرکز مشتری

5. قوام، تکرارپذیری و انتقال

با استفاده از نرم افزار فرآیندساز، هر کاری به روشی که برنامه ریزی و طراحی شده انجام خواهد شد. مشکلات یکسان به همین شیوه برطرف شده و حتی اگر نقش‌ها تغییر کنند، دیگر نیازی به ساخت مجدد چرخه‌ها نیست. موقعیت‌ها و پاسخ‌های استثنایی نیز به طور واضحی می توانند با BPMتعریف شده تا از انجام مناسب آنها اطمینان حاصل شود.

6. پایداری

با نرم افزار فرآیندساز، فرایندهای تجاری به طور مداوم بهبود یافته تا با شرایط سازمانی سازگار شوند و بتوانند نتایج مورد انتظار را ارائه دهند. این سازگاری و پایداری با حفظ کنترل یا نظارت مدیریتی BPM حاصل خواهد شد.

7. اندازه گیری

با استفاده از نرم افزار فرآیندساز می‌توان تمام فرایندها را از شروع تا پایان اندازه گیری کرده و با نتایج مورد انتظار مقایسه نمود. این امر به مدیریت افراد و فرایندها کمک بسیاری خواهد کرد. BPM هنگامی که با فناوری پیاده‌سازی می شود، ابزارهای گزارش و تحلیل را برای تصمیم گیری‌های اجرایی، فراهم می‌کند. با BPM، می توانید فرایندها را ساده سازی کرده و سازمان خود را در بهینه سازی جریان کاری خود اندازه گیری نمایید.

8. ادغام فناوری

به لطف استفاده از استانداردهایی مانند BPMN ، پلی ارتباطی بین کاربران تجاری و IT ایجاد خواهد رد. اکثر تمرکز BPM روی "برنامه ها" نبوده، بلکه بیشتر تمرکز آن، روی "فرآیندها" همراه با برنامه هایی که از آنها پشتیبانی می کنند، می‌باشد.

نرم افزار فرآیندساز شرکت آهارسافت

نرم افزار BPMS شرکت آهارسافت، بسیار مشابه نمونه خاجی خود یعنی نرم افزار فرآیندساز process maker می باشد. این نرم افزار فرم ساز، قابلیت‌های بیشتری به نسبت process maker داشته و به شما کمک می کند تا فرآیندهای سازمانی کارآمدی برای شناسایی و از بین بردن تنگناها؛ کنترل هزینه های شرکت و کنترل وظایف روزانه خود در سازمان طراحی نموده و برای افزایش اثربخشی افراد درگیر در فرآیندها، کمک بسیاری به سازمان خواهد نمود. برخی امکانات و ماژول های موتور ساخت گردش کار شرکت آهارسافت عبارت است از:

· امکان ساخت فرآیندهای سازمانی

· امکان ایجاد و اجرای رویه و گردش کارهای سازمانی

· امکان اتومات سازی فرآیندها

· ایجاد کارتابل وظایف

· امکان ساخت تسک های متوالی و موازی

· قابلیت انعطاف پذیری و ادغام با معماری و طراحی IT موجود در سازمان

نه به اتوماسیون اداری

اگر به فکر خرید اتوماسیون اداری هستید، بسیار فکر خوبی است.

اما چند لحظه صبر کنید.

بعد از خرید اتوماسیون اداری به فکر چه چیزی می افتید؟

احتمالا یک نرم افزار ورود و خروج

اما بعد از خرید یک نرم افزار ورود و خروج به فکر چه چیزی می افتید؟

نرم افزار حقوق و دستمزد

مشکلات جزیره ای شدن نرم افزارها

 

از حالا به بعد مشکلات شما شروع می شود.

داده ها را از اتوماسیون اداری استخراج کنید.

آنها را به نرم افزار ورود و خروج بدهید.

سپس داده های نرم افزار ورود و خروج را استخراج کنید و آنها را در نرم افزار حقوق و دستمزد ایمپورت کنید.

این جزیره ای شدن برای هر شرکت یا سازمان بسیار خطرناک بوده و پیامدهای بدی دارد:

1- باعث عصبی شدن کاربران می شود.به این دلیلی که دائما باید نرم افزارهای مختلف را بررسی نمایند.

2- باعث از بین رفتن تمرکز کاربران می شود.

3- باعث افزایش خطاهای انسانی می شود.

4- باعث افزایش تنش بین پرسنل شرکت می شود.

و بسیاری از موارد دیگر را شامل می شود... لذا توجه داشته باشید که شاید در زمان کوتاهی، درد کاغذ بازی و بی نظمی را مداوا کنید اما این موضوع همیشگی نیست.

در طی تجربه های کاری که در شرکت های دیده ام، بسیاری از این شرکت ها با چنین مشکلاتی مواجه اند.

یکی از بهترین نرم افزارهایی که در این زمینه کار کرده است، نرم افزار جامع آهارسافت، است.

 

در این سایت می توانید ماژول های خاصی را برحسب نیاز خود انتخاب کنید و در نهایت از تمام آنها در یک محیط بهره ببرید.

این ماژول ها می توانند با هم ارتباط برقرار کنند و شما را از سردگمی بیرون بیاورند.

فرض کنید اول صبح که کاربر میز کارش را باز می کند، در یک صفحه همه چیز قابل مشاهده است.

1- کارتابل نامه ها

2- کارتابل فرایندها

3- کارتابل وظایف شخصی

4- کارتابل دبیرخانه

5- مکالمات پرسنل

6- نمایش ورود و خروج ها

7- مرخصی ها و اضافه کارها

و.... بسیاری از موارد دیگر همگی در یک محیط قابل مشاهده اند.

 

از همه مهمتر قیمت این سامانه است، که با انتخاب ماژول های مختلف تغییر می کند و بسیار مقرون به صرفه است.

از دیگر ویژگی های این سامانه، امکان تست آن روی محیط وب است.

شرکت های مختلف می توانند این بستر را تست کنند تا از نحوه ی کار با آن مطلع گردند.

سامانه جامع

برای داشتن یک نرم افزار همه کاره در سازمان خود، نیازی به صرف هزینه ی زیاد نیست.

نرم افزارهای جامع سازمانی، هزینه های بالایی دارند.

 

به طوری شرکت های کوچک توانایی خرید آنها را ندارند.

سامانه جامع ERP آهارسافت، فکر هزینه ی شما را هم کرده است.

می توانید ماژول های مختلف را به طور سالیانه اجاره نمایید.

به عنوان مثال شاید هزینه ی یک نرم افزار ERP، نزدیک به چند صد میلیون تومان در بیاید.

اما چرا آن را اجاره نکنید؟

مهم ترین مزیت اجاره ی سامانه جامع ERP

مهم ترین مزیت این روش خرید، اطمینان از کارایی این سیستم است.

شما می توانید، با خیال راحت نرم افزار را برای یک سال استفاده کنید و اگر مطلوب شما نبود، بی خیال موضوع بشوید.

اینطوری هم هزینه ی کمتری را می دهید.

هم نرم افزار را تست می کنید.

برای آشنایی بیشتر با این شیوه خرید، برای ما پیام بگذارید.

آدرس سایت ما: https://aharsoft.com

ارتباط سیستم اتوماسیون اداری با اینترنت اشیاء

ارتباط سیستم اتوماسیون اداری با اینترنت اشیاء

در حال حاضر، اتوماسیون اداری در حال تبدیل شدن به یک میدان مهم و الهام بخش است که طی چند سال گذشته پایه گذاری شده است. پیشرفت های فعلی در زمینه الکترونیک و فن آوری های ارتباطی باعث شده است تا فضاهای اداری راحت تر؛ کارآمدتر و ایمن تر شود. اتوماسیون اداری به نظارت و کنترل وسایل اداری با استفاده از فناوری های اطلاعاتی اشاره دارد. با افزایش سریع استفاده از اینترنت و پتانسیل‌های آن، می توان کنترلهای برقی مناسبی در زمینه های مختلفی انجام داد. اکثر سازمان ها برای ساده سازی فرایندها و افزایش بهره وری کارمندان، از هوش مصنوعی برای ارتقای اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می کنند. اینترنت اشیاء (IOT) قرار است در سال های آتی، میلیون ها شغل جدید ایجاد کند که اغلب این مشاغل در زمینه هایی مانند هوشمندسازی اتومبیل‌ها و یادگیری های سریع و عمیق است. فناوری اینترنت اشیاء به سرعت در حال پیش روی در صنعت فناوری است و رهبران مشاغل و کب و کارها در حال استفاده از همه جنبه های این فناوری م باشند؛ از مهارت های الکسا گرفته تا روبات های انسان‌نما برای ساده کردن امور درون سازمانی؛ افزایش کارآیی و بهره وری در فرایند. در ادامه به معرفی ارتباط اینترنت اشیاء برای بهره‌وری نرم افزار اتوماسیون اداری در محل کار شما خواهیم پرداخت.

ارتباط اینترنت اشیاء برای بهره‌وری نرم افزار اتوماسیون اداری

 

تحقق آرزوی بشر با ظهور اینترنت اشیاء در اتوماسیون اداری

با پیشرفت روزافزون علم و تکنولوژی، شاهد اتوماسیون شدن و خودکارسازی بخش ها و ابعاد مختلف زندگی هستیم. با استفاده از اینترنت اشیاء و اتوماسیون سازی امور، در آینده ای نزدیک شاهد خودکار و خودمختار شدن یک سازمان خواهیم بود. انسان همیشه در آرزوی داشتن کنترل خودکار بر روی وسایل برقی مختلف در منزل مانند فن؛ نور؛ کامپیوتر و اجاق مایکروویو بوده است. اما اکنون تحقق این آرزو خیلی دور از انتظار نیست. اینترنت اشیاء

(Internet Of Things) راه حلی را ارائه می دهد که به موفقیت در انجام این کار کمک خواهد کرد. هدف اصلی طراحی و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء (IOT)  است که در آن انسان به راحتی، قادر به کنترل و اتوماسیون بیشتر وسایل اداری از طریق یک برنامه اندرویدی قابل کنترل می باشد. سیستم های از راه دور و جاسازی شده می توانند برای انجام اتوماسیون با اینترنت در ارتباط باشند.

ارتباط اینترنت اشیاء با سیستم های اتوماسیون اداری

 

اتوماسیون اداری بی سیم با استفاده از اینترنت اشیا

از اتوماسیون سازی برای استفاده در سیستم های کنترلی مختلف از جمله: تجهیزات عامل مانند ماشین آلات؛ فرآیندهای موجود در کارخانه ها؛ دیگ‌های بخار و اجاق های گرمایشی؛ تعویض شبکه های تلفنی؛ فرمان و تثبیت کشتی ها؛ هواپیما؛ وسایل نقلیه و سایر برنامه ها با کاهش حداقل مداخله انسانی استفاده می شود. انواع مختلفی از اتوماسیون وجود دارد و براساس کاربرد، آنها را می توان به عنوان اتوماسیون خانگی؛ اتوماسیون اداری؛ اتوماسیون صنعتی؛ اتوماسیون مستقل؛ اتوماسیون ساختمان و موارد دیگر طبقه بندی کرد. اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء فرایند کنترل انواع وسایل برقی در سازمان ها مانند فن؛ نور و روشنایی؛ سیستم های کامپیوتری؛ اجاق گاز؛ مایکروویو و... است که بطور خودکار با استفاده از تکنیک های سیستم کنترل از راه دور و سیستم ایمنی نصب شده در آنها به شکل حسگرهای انسانی و آتش سوزی انجام می شود.

اتوماسیون اداری IOT

برای صاحبان کسب و کارهای مختلف، کار کردن با یک یا چند بخش از یک سازمان بسیار دشوار است؛ بنابراین، اغلب ناچارند هر دستگاه اداری را بصورت جداگانه پیگیری نمایند. در چنین زمانی ما به یک راه حل آنلاین برای کنترل لوازم فیزیکی دفاتر نیاز داریم. استفاده از فناوری اینترنت اشیاء برای اتوماسیون اداری پیشنهاد خوبی برای رفع این مشکل می باشد. فناوری اینترنت اشیاء اجازه می دهد تا مالک با استفاده از رابط کاربری گرافیکی آسان، وسایل اداری خود را از طریق اینترنت کنترل نماید.

طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء چگونه است؟

 روش های مختلفی برای کنترل وسایل برقی در سازمان ها وجود دارد؛ مانند اتوماسیون اداری مبتنی بر اینترنت اشیاء از طریق ابر؛ وای فای؛ برنامه های اندرویدی نصب شده بر روی تلفن های هوشمند؛ اتوماسیون اداری مستقر در آردوینو؛ اتوماسیون اداری با استفاده از کنترل دیجیتال؛ اتوماسیون اداری مبتنی بر RF و اتوماسیون اداری مبتنی بر صفحه لمسی. اتوماسیون اداری بی سیم با استفاده از اینترنت اشیاء یک برنامه ابتکاری از اینترنت اشیاء است که برای کنترل وسایل اداری از راه دور با استفاده از برنامه اندرویدی تولید شده است. سیستم پیشنهادی اتوماسیون اداری با استفاده از اینترنت اشیاء شامل میکروکنترلر  Arduino Uno Atmel است که به عنوان کنترل کننده اصلی عمل می کند. سه مورد از مؤلفه های اصلی اجرای این سیستم عبارت است از:.  برنامه Android؛ که به نظارت از راه دور کمک می کند؛ مودم GSM سیم کارت خور و عضویت در یک اپراتور تلفن همراه.

نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت

 

نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت

نرم افزار اتوماسین اداری آهارسافت، به سازمان ها ابزاری را که برای ایمن و سازگار نگه داشتن اطلاعات شرکت نیاز دارند، ارائه خواهد داد. این برنامه با حذف کاغذبازی از مکاتبات اداری؛ بخش دبیرخانه و...، موجب افزایش سرعت انجام امور و همچنین، صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد.

امکانات و ماژول های سیستم اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار نامه نگاری

ارجاع نامه

انواع کارتابل:

• کارتابل فرایندها
• کارتابل ارجاعات
• کارتابل نامه ها

امکان همگام سازی فایل ها

سیستم تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه

امکان نسخه سازی فایل

امکان قفل فایل

امکان ویرایش آنلاین و نویسندگی همزمان

قابلیت ورود به سیستم حسابرسی

به اشتراک گذاری فایل و کنترل مجوز

امنیت بالا و رمزگذاری

تهیه نسخه پشتیبان و بازیابی اطلاعات

امکان ادغام سازی

یکپارچگی کامل فرایندها در حوزه فرایندهای اصلی و پشتیبان سازمان

دسترسی به اطلاعات جامع فروش و گزارشات مدیریتی

بهینه سازی فرایندهای تولید و جلوگیری از هدر رفتن زمان و هزینه ناشی از به‌کارگیری نادرست نیروی انسانی؛ تجهیزات و ابزار، با استفاده از عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری

مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل سازمان

ردیابی فرآیندها و امور مختلف و امکان پیگیری دقیق و به موقع مراحل کار

نرم افزار CRM یا اکسل

همانطور که در این مقاله عرض شد، امروز می‌خوام واس‌تون چند تا دلیل ارائه بدهم تا بدونید چرا نمی‌شه کارهای بازرگانی شرکت را در فایل اکسل مدیریت کرد.
از اولین جدول‌ها و پایه‌ترین اطلاعاتی که داخل سیستم سی  آر ام وارد می‌شه می‌تونیم به جدول اطلاعات تماس مخاطبین اشاره داشته باشیم.

مشکل چند کاربری 

این مشکل در مقاله‌های قبل هم توضیح داده شد خدمت دوستان. 
 اطلاعات تماس شرکت شما ممکن است از چند هزار نفر تجاوز کند برای این‌که با این ذهنیت آشنا شوید می توانید در ذهن خود بیاورید که هر نفر در تلفن همراه خود چه تعداد از مخاطبین را ذخیره دارد.

بماند این‌که یک شرکت با ارتباطات مختلفی که دارد می‌تواند تعداد مخاطبین بسیار زیادتری از تلفن همراه داشته باشد. 
بعد از این‌که داده‌های بسیار زیادی در فایل اکسل وارد شد نوبت به استفاده از آن فایل می‌گردد.

چطور افراد مختلف در سازمان اطلاعات موجود در فایل اکسل را ببینند و بتوانند تغییر دهند ؟ 
از مهم‌ترین معضل هایی که نرم‌افزارهای سی آر ام برای شما حل می کنند، همین مشکل چند کاربری است.

 استفاده از یک نرم‌افزار سی آر ام مناسب به شما این امکان را می‌دهد تا بطور هم‌زمان و چند کاربره از اطلاعات استفاده نمایید، داخل اطلاعات مختلف جستجو نموده و اقدام به تغییر آن‌ها کنید. 
ضمناً این مثالی که عرض شد از پایه‌ترین جداول نرم افزار CRM هست.
 نرم افزار CRM شما را در مسیری طولانی با خود همراه دارد و به سرانجام مقصود می‌رساند.

هرج‌ومرج در اطلاعات 

مورد دوم از مشکلاتی که باید به اون اشاره داشت، بحث هرج‌ومرج در ورود اطلاعات است.

اطلاعات کارفرما را چطور به اطلاعات دفترچه تلفن ربط می دهید؟

اطلاعات کارفرما را چطور به پیش فاکتورهای ارسالی ارتباط می‌دهید؟

در نرم افزار  های سی آر ام، اینگونه ارتباطات به خوبی مدیریت می‌شوند و علاوه بر اینکه اطلاعات از هم جداست،ولی گزارش های خوبی از دل آنا می توان بیرون کشید.

حالا یک مثال دیگر:

فرض کنید در لیست اطلاعات کارفرمایان، شرکتی را به نام {الف} وارد کرده اید.

بعد از مدتی متوجه می شوید که نام این شرکت دارای پیش وند {خدمات} است.

حالا تصمیم می گیرید که هر جایی که نوشته اید، {الف} به جای آن بنویسید {خدمات الف}

اینجاست که باید تمام فایل های خود را ویرایش کنید و دائما به جستجو برای تصحیح واژگان دیگر بپردازید.

اما در نرم افزار سی آر ام اینطور نیست.

در نرم افزارهای CRM، اگر کلمه در جایی تغییر کند، آن کلمه در تمام جداول مرتبط تغییر پیدا می کند.لذا اطلاعات شما همچنان بروز می‌ماند.

 

پس بیایید برای جلوگیری از هرج و مرج اطلاعات فایل اکسل را کنار بگذاریم و از یک نرم‌افزار CRM خوب استفاده نماییم. 

سطوح دسترسی روی اطلاعات 

سطوح دسترسی بخش مهمی از هر سیستم نرم‌افزاری را تشکیل می‌دهند.

وارد کردن داده ها در فایل اکسل به سایر کاربران این امکان را می‌دهد تا به تمامی اطلاعات وارد شده دسترسی داشته باشند.

اگر هم فایل‌های محرمانه از غیر محرمانه جدا شوند جستجو و مدیریت اطلاعات در آن‌ها سخت می شود.

یکی از کارهایی که یک نرم‌افزار سی آر ام می‌تواند برای شما انجام دهد موضوع دسترسی روی داده هاست. با تعریف دسترسی‌های کاربران در داخل نرم‌افزار، می‌توانید عملیات مختلف آن‌ها را مدیریت کنید.

مثلا برای بعضی برای آن‌ها دسترسی دیدن بگذارید.

 

برای بعضی دسترسی ویرایش اطلاعات و برای مدیر بازرگانی، دسترسی حذف اطلاعات را اختصاص دهید.

 

این مواردی که عرض شد کمترین مزایای یک نرم‌افزار CRM است.

نرم‌افزارهای سی آر ام پیشرفته، به شما مسیر راه را نشان می دهند و می‌گویند که چه مشتریان بالقوه و بالفعلی دارید و با چه اشخاصی می توانید وارد معامله شوید .
نرم‌افزار crm تحت وب آهار سافت امکانات بسیار خوبی در اختیار شما قرار می دهد. علاوه بر این‌که شما از سرعت بسیار بالایی برخوردارید از بروزرسانی‌های طولانی‌مدت و خسته‌کننده آن رها می‌شوید , این باعث می شود با سرعت بسیار بیشتری به کار خود ادامه دهید.

نرم‌افزار crm آهار سافت بقدری سبک است که روی یک سرور بسیار معمولی با امکانات خیلی کم نیز قادر به پاسخ‌گویی است. 
در سایر مقالات قصد دارم به ویژگی‌های بیشتری از نرم‌افزارهای سی آر ام اشاره کنم فعلاً شب خوبی را برای شما آرزو می‌کنم.

چگونه اتوماسیون اداری مشکلات شما را حل می کند؟

 

چند دلیلی که نباید یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را با اکسل مقایسه کنیم. 
شاید از خود بپرسید چه دلیلی برای استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری است.

حضور شما باید عرض کنم که نرم‌افزار اتوماسیون اداری صرفاً فقط ثبت‌نام را انجام نمی‌دهد بله اگر شما بخواهید فقط نامه‌های ارسالی و دریافتی را ثبت کنید شاید بتوان گفت که فایل اکسل هم کار شما را راه بیندازد اما اجازه بدید، مقداری جلوتر برویم و چند دلیل را ذکر کنم که اکسل از پس این کار برنمی‌آید.

تصور کنید که شرکت شما درحال حاضر هزار نامه ثبت کرده است.

یکی در شیت نامه‌های دریافتی و دومی در شیت نامه‌های ارسالی .

چند کاربره بودن

خوب اولین مشکل اینست که چند کاربر به‌صورت هم‌زمان بخواهند فایل اکسل را مشاهده کنند .

اگر مسئول دبیرخانه درحال نوشتن در فایل اکسل باشد مدیریت شرکت چطور می تواند فایل اکسل را باز کند و ببیند و بر روی آن تغییرات موردنظر را اعمال نماید آیا به‌نظر شما برای شرکتی که ده‌‌ها نفر پرسنل دارد استفاده از فایل اکسل مناسب است؟

مشکل چند کاربری به شیوه‌های دیگر دیگری هم در این سیستم نمود پیدا می کند.

تصور کنید در شرکتی هستید که از واحدهای مختلف نام های گوناگونی برای ارسال آماده می شود آیا تمام نامه‌ها باید توسط مسئول دبیرخانه تایپ شوند؟

در اتوماسیون اداری آهارسافت کلیه پرسنل برحسب دسترسی‌ای که به آن‌ها داده می‌شود بتوانند نامه‌های خود را ثبت کنند و درنهایت به مسئول دبیرخانه بفرستند و ایشان کارهای ارسال و فکس نامه را انجام دهند؟

هرج و مرج

پس مشکل دوم در اکسل که درواقع مرتبط با مشکل اول است همین موضوع چند کاربری است.

کاربران به‌صورت هم‌زمان نمی‌توانند نامه‌ها را ارسال نامه‌ها را ثبت و ارسال نمایند . 
شاید با خود بگویید کاربرانی که نامه‌هایی برای ارسال دارند نامه‌های خود را تایید می نمایند و آن‌ها را به مسئول دبیرخانه ارسال می‌کنند اما اجازه دهید کمی فراتر رویم و از تجربه شخصی‌ام بگویم کار ثبت‌نام کار راحتی نیست.
حتی اگر این کار هم توسط مسئول دبیرخانه با دقت انجام شود بازهم وقت زیادی هدر شده است .

اظهار نظر روی نامه ها

حالا بپردازیم به مشکل سوم در استفاده از فایل اکسل. 
فرض کنید نامه‌ای را ثبت کردید چطور مدیریت از این نامه مطلع شود اصلاً اگر واحد مالی یا بازرگانی نامه‌ای را ثبت کردند و برای شما ارسال کرده‌اند و ویرایش کاراکتری هم توسط مسئول دبیرخانه انجام شد، آنگاه چطور مدیریت از ارسال این نامه مطلع شود و آیا اصلاً این نامه برای ارسال مورد تایید می‌باشد؟ 
پس کم‌کم فضای ذهنتان آماده شد درمورد چه چیزی می‌خواهم صحبت کنم.

مشکلی که فایل اکسل به‌هیچ‌وجه از پس آن برنمی‌آید بحث مکاتبات روی نامه است. صحبت‌هایی که روی یک نامه انجام می شود یا ارجاعاتی که به اشخاص دیگر انجام می شود.

تصور کنید واحد مالی نامه‌ای را برای ارسال صورت وضعیت آماده کرده است آیا بخش فنی از ارسال این نامه اطلاع دارد آیا محتوای نامه درست نوشته شده است آیا مدیریت از ارسال این نامه اطلاع دارند؟
نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت به شما امکان  گردش نامه‌ها را میدهد.
نامه‌هایی که توسط مسئول دبیرخانه به افراد مطلع ارسال می‌گردند و پس از آنکه مورد تأیید داده شدند برای ارسال آماده می شوند مکاتبات داخل سازمانی عضو مهمی از اتوماسیون اداری است.

اتوماسیون اداری این مکاتبات را باید به بهترین شیوه انجام دهد.

کارتابل دبیرخانه و کارتابل ارجاعات

در مشکل چهارم کمی عمیق می‌شویم و به شما مورد بسیار جالبی را متذکر می شوم.
تصور کنید نامه‌ای به کارتابل شما آمده است لطفاً کار های تکمیلی را انجام دهید. 
برداشت شما از جمله فوق چیست کارهایی تکمیلی چه و چه هستند و چه زمان طول می‌کشد؟
 آیا باید تا انتهای این که اینکار را انجام می دهید نامه در کارتابل شما باشد؟
خیر نیازی نیست با سیستم ارجاعات نرم‌افزار اتوماسیون اداری آهارسافت شما می توانید نامه‌های خود را به وظایف تبدیل کنید.

وظایف در کارتابل افراد مختلف قرار می‌گیرند و روی آن‌ها اقدامات متناسب با هر وظیفه انجام می‌شود و گزارشاتی ارائه می‌شوند و درنهایت توسط شخصی که وظیفه را برای شما ارسال نمود بایگانی می شوند .

 

ویژگی های سامانه یکپارچه آهارسافت

 

. اتوماسیون اداری و دبیرخانه
. سیستم فرآیند ساز و فرم ساز - BPMS
. سیستم مدیریت تردد پرسنل
. سیستم حقوق و دستمزد
. سیستم مدیریت خرید
. سیستم کارتابل وظایف شخصی
. تحت وب
. بسیار سریع
. اطلاع رسانی بلادرنگ
. امکان تجمیع تمام موارد فوقالذکر در یک محیط نرم افزاری

6 نکته برای انتخاب یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) ایده آل برای تجارت شما

6 نکته برای انتخاب یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) ایده آل برای تجارت شما

روابط مثبت و سازنده با مشتری می‌تواند تاثیر شگفت‌انگیزی در موفقیت کسب‌و‌کار شما داشته باشد. اگر یک کسب و کار، برای برقراری رابطه‌ای مثبت و پایدار با مشتریان هیچ تلاشی نکند، بازده بالا و سوددهی هنگفت سازمان را برای همیشه از دست خواهد داد. هزینه روابط بد با مشتری یا ارائه خدمات نامناسب به مشتریان، در بدترین حالت، موجب پایین آمدن کرکره کسب‌و‌کار شما خواهد شد. به همین دلیل است که مشاغل باید مدیریت ارتباط با مشتریان را به بخشی جدایی‌ناپذیر از استراتژی رشد خود تبدیل کنند. در تجارت، شما باید انگشت خود را روی نبض مشتریان خود قرار دهید. اگر متوجه بازخوردی منفی در مورد محصول خود شدید، باید به سرعت هرچه تمامتر پاسخگوی نیازها و درخواست‌های آنها باشید.

6 نکته برای انتخاب یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) ایده آل برای تجارت شما

 

چگونه یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتریان را متناسب با شغل خود انتخاب کنید!

علی‌رغم اینکه اهمیت روابط مناسب با مشتری برای موفقیت، برای همه سازمان‌ها مهم و ثابت شده است، اما هنوز هم برخی از مشاغل وجود دارند که چشمان خود را بر اهمیت تعامل با مشتریان فعلی و آینده بسته‌اند. این موضوع بسیار عجیب است! زیرا امروزه مدیران به‌راحتی به نرم‌افزاری که می‌تواند در مدیریت موثر و یکپارچه روابط با مشتری، به آنها کمک کند دسترسی دارند. اما، در اینجا مهم‌ترین نکته این است: شما باید نرم افزار CRM ای را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای تجاری کسب‌و‌کار شما باشد. یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان مناسب، باید با فرایندها و اهداف سازمان شما هماهنگ باشد. در ادامه شش نکته برای کمک به شما در انتخاب بهترین نرم افزار سی آر ام بیان خواهیم نمود.

1. مطمئن شوید که این ابزار نیازهای رو به رشد تجارت شما را برآورده می‌سازد:

همانطور که می‌دانید، کسب‌و‌کار شما به مرور رشد و تکامل پیدا خواهد کرد. بنابراین، باید مطمئن شوید که آیا نرم افزار CRM که انتخاب کرده‌اید، همپای این رشد قدم برمی‌دارد؟ به عنوان مثال: با گذشت زمان، شما به احتمال زیاد، کانال‌های فروش بیشتری به کسب‌و‌کار خود اضافه خواهید کرد. آیا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان می‌تواند مشتریان جدیدی را که ناشی از افزایش فروش است، مدیریت کند؟ البته، این فقط یکی از مواردی است که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شما باید با رشد شغلی شما همگام باشد. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان شما باید پویا و مقیاس‌پذیر باشد. در غیر این صورت، تنها دستاورد آن، جلوگیری از رشد کسب‌و‌کارتان خواهد بود.

2. به دنبال CRM سازنده باشید:

برخی از CRM هایی که در بازار وجود دارد، از نظر مقیاس و دامنه کاملاً جامع و مناسب هستند؛ اما متاسفانه کار با آنها کاملاً پیچیده است. آنچه شما نیاز دارید CRM ای است که چرخه فروش را هموار کرده و سرعت دسترسی به اطلاعات مربوط به مشتری را به‌سرعت فراهم نماید. این امر به تصمیم‌گیری سریع‌تر و مبتنی بر نتایج کمک می‌کند. به دنبال CRM ای باشید که باعث می‌شود تجارت شما کارآمدتر شده و به کارمندان شما کمک کند تا در امر فروش، پشتیبانی مناسبی به مشتری ارائه دهد. دور نرم‌افزاری که سرعت عملکرد سازمان شما را کند می‌کند، خط بکشید!

 

 

1. به دنبال یک راه حل مبتنی بر SaaS باشید:

41٪ کل سیستم‌های CRM فروخته شده در سال 2013 مبتنی بر SaaS بودند. SaaS مخفف Software as a Service  و نوعی مدل ارائه نرم‌افزار به‌صورت کاملا یکپارچه و مستقر روی ابر (اینترنت) می‌باشد. دسترسی کاربران به این نرم‌افزار از طریق یک مرورگر وب صورت می‌گیرد. نکته بسیار مهم در مورد SaaS این است که می‌توانید با استفاده از آن، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان را با سرعت بسیار بالایی برای کسب‌و‌کار خود فراهم کنید. از آنجا که این نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان روی ابر میزبانی می‌شود، تمام داده‌های تولید شده توسط این سیستم، به‌راحتی قابل دسترسی می‌باشند. علاوه‌براین، ارائه‌دهنده نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان مبتنی بر SaaS (شخص ثالث)، وظیفه نگهداری و ارتقاء نرم‌افزار را نیز بر عهده دارد. بنابراین، تنها کاری که شما باید انجام دهید، این است که روی استفاده از حداکثر پتانسیل CRM تمرکز داشته باشید.

2. قبل از خرید امتحان کنید:

همیشه یادتان باشد، قبل از اینکه ویژگی‌های محصولی را امتحان کنید، آن‌را خریداری نکنید. به صرف اعتماد به فروشنده یا چیزهای خوبی که از بازاریابان یا فروشندگان، در مورد یک محصول می‌شنوید، دست به خرید نزنید. بنابراین، حتما یک نسخه ارزیابی از نرم‌افزار را امتحان کنید تا تیم شما بتواند از آن استفاده کند و ویژگی‌ها و مزایای آن را برای خود مورد قضاوت قرار دهد. شما باید کاملا مطمئن شوید که CRM مورد نظر شما به قابلیت‌های وعده داده شده خود عمل خواهد کرد یا نه؟! این کار تضمین می‌کند که CRM نامناسب و اشتباهی را انتخاب نکنید.

3. برای تهیه نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان فروشنده مناسبی را پیدا کنید:

انتخاب فروشنده مناسب به اندازه انتخاب CRM مناسب، مهم است. اطمینان حاصل کنید که به اطلاعات مربوط به فروشنده؛ از جمله تجربه آنها در حوزه CRM؛ تخصص؛ مشارکت با شرکتهای بزرگ و سطح پشتیبانی دسترسی داشته باشید. بنابراین، شما باید اطمینان پیدا کنید که نرم افزار CRM خود را از چه شخص یا اشخاصی خریداری می‌نمایید.

4. نرخ بازگشت سرمایه (ROI) را در نظر بگیرید:

مسلم است که هیچ‌کس نمی‌خواهد سرمایه‌گذاری بدون بازده و بازگشت سرمایه انجام دهد. مزایای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان باید آنقدر بالا باشد که بتواند ROI را به شما بازگرداند. هر هزار تومانی که یک کسب‌و‌کار خرج نرم‌افزارهای خود می‌کند، باید تبدیل به سود شود و در غیر این صورت، بقای این کسب‌و‌کار در خطر خواهد افتاد. اما برای اینکه این اتفاق بیفتد، باید پارامترهای مختلفی را بررسی کنید که ROI CRM در آن داوری خواهد شد. برای مثال، آیا افزایش فروش شما به معنای بازده بالای نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان است؟ بنابراین، فقط به این دلیل که کسی به شما گفته است که این نرم‌افزار برای شما مناسب است، یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان را نخرید؛ بلکه فقط زمانی آن را بخرید که مطمئن باشید که برای شما سودآور است و انتظارات شما را برآورده می‌سازد.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) آهارسافت

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان آهارسافت، فرایند مدیریت تعاملات سازمان در کل فرایند خرید با مشتری می‌باشد. نرم افزار CRM آهارسافت، با بهره‌گیری از بهترین تکنیک‌ها، از خودکارسازی فرایند مدیریت ارتباط با مشتریان حمایت می‌کند. امکانات و ویژگی‌های نرم افزار سی آر ام آهارسافت، عبارت است از:

• یادداشت‌های توجیبی
• اطلاعات مخاطبین یا دفترچه تلفن سازمانی
• کارفرماها
• سرنخ ها
• وظایف فردی و گروهی
• پیگیری‌ها و مکالمات انجام شده
• امکان ثبت جلسات کاری در تاریخ و ساعت مقرر
• محصولات و پیش‌فاکتورها
• آلارم هوشمند قبل از رسیدن موعد جلسات
• استفاده از فناوری تبدیل صدا به متن

بروزرسانی آسان و سریع ماژول ها در سامانه های اطلاعاتی آهارسافت

یادم میآید، زمانی که از بستر ASP.NET برای برنامه نویسی تحت وب استفاده می کردم و هر باز که مایکروسافت، آپدیتی بیرون میداد نگران بودم که اینبار برای آتنتیکیشن چه نقشه ای چیده است.

راستش را بخواهید در آن زمان ها که تنهایی مشغول بکار بودم، خیلی درک مفاهیم برایم سخت بود.

استفاده از تکنین oauth و بعد از آن oauth2 و همینطور تکنیک های مختلفی که مجبور بودیم از آنها استفاده کنیم.

مثلا یکی از دلالیلی از آپیدیت و بروزرسانی برنامه ام، وحشت زده بودم، همین موارد بود که عرض کردم.

حالا تصور کنید ما آن زمان مثلا اگر با ویژوال استودیو 2015 کار میکردیم و می گفتند نسخه ی 2017 آمده است .

باید یا چند گیگ دانلود میکردیم یا هزینه برای خرید DVD آن داده میشد که تازه بعد از آن عملیات مربوط به پاک سازی نسخه ی قدیمی و نصب نسخه ی جدید، انجام می‌گرفت.

 

حالا بعد از این همه دردسر برای آپدیت، برنامه ی شما کار نمی‌کند.چرا؟

چون آقای مایکروسافت، کلا بیس رو تغییر داده است.

 

لذا کلا عرضم این است، از بستری استفاده کنید، که این داستان ها را نداشته باشد یا اگر هم دارد، اینقدر سخت نباشد.

باور کنید از زمانی که تصمیم گرفتیم تا از بستر ASP جدا شویم، بسیار خشنود هستیم.

نکته: این موردی که عرض کردم، مربوط به مقایسه ASP و PHP نمی‌شود.چون من اصلا PHP کار نکرده ام.

اینها فقط یک سری تجربیاتی هست، که طی سالهای مختلف کسب کرده ایم و بهتر دیدم با دوستان در میان بگذارم.

 

 

بازیابی اطلاعات در سامانه های اطلاعاتی

در پست قبلی به مشخصات یک بکاپ خوب اشاره کردیم.

به طور خلاصه عرض میکنم که بکاپ خوب دارای ویژگیهای زیر باید باشد:

• بکاپ به صورت اتومات
• بکاپ به صورت روزانه
• بکاپ با سرعت بالا
• بکاپ با حجم کم
• تعداد آرشیوهای زیاد مثلا تا 2 ماه قبل
• بکاپ در یک مسیر دیگر غیر از سرور اصلی

 

اما بازیابی اطلاعات بایست چه ویژگیهایی داشته باشد؟

توجه داشته باشید که اگر شما بهرتین بکاپ دنیا را هم داشته باشید، اگر نتوانید آن را بازیابی نمایید، یعنی هیچ...

 

حتی الامکان سعی کنید بازیابی اطلاعات را در 2 دسته طبقه بندی کنید.

1- کانفیگ برنامه

2- داده های برنامه

برای مثال فرض کنید  وب سایتی را راه اندازی نموده اید.

یک طرف ماجرا، بازیابی داده هایی است که داخل دیتابیس ذخیره شده اند.

اما فرض کنید، سامانه ای را برای شرکتی بزرگ راه اندازی نموده اید و این سامانه در حال کار بر روی سیستم عامل ویندوز هست.

تصور کنید در یک صبح کاری، با شما تماس میگیرند و اطلاع میدهند که سامانه ی نرم افزاری شما بالا نمی آید.

بعد از بررسی های لازم متوجه میشوید که سیستم عامل مذکور، ویروسی شده است.

در اینجا دیگر بازگرداندن اطلاعات دیتابیس هیچ کمکی نمی کند.

بلکه بایستی سیستم عامل مجددا نصب شود، و تنطیمات مورد نیاز کانفیگ شوند که این کار ممکن است واقعا زمان بر باشند.

لذا توجه داشته باشید، حتما از سیستم عامل، بکاپ تهیه کنید تا در مواجهه با چنین رویدادهایی نگران نشوید.

 

 

چه ارتباطی بین سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی وجود دارد؟

چه ارتباطی بین سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی وجود دارد؟

هوش مصنوعی به دلیل امکان ارتقای ظرفیت حافظه تجربی خود برای بهبود مداوم فعالیت ها، می تواند به خوبی به بهینه سازی فرآیندهای سازمانی کمک نموده و موجب ایجاد تحول بزرگی در نرم افزار اتوماسیون اداری گردد. هوش مصنوعی، داده ها را از منابع زیادی جمع آوری و پردازش می کند؛ نکات مشخص و مهم داده ها را شناسایی می کند؛ داده های بی اهمیت و غیرضروری را از بین می برد؛ شبکه خود را گسترش می دهد و می تواند به خوبی اطلاعات را مدیریت کرده تا پاسخی شفاف به آنچه مدیران در جستجوی آن هستند، ارائه دهد.

چه ارتباطی بین سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی وجود دارد؟

امروزه دیگر ادغام سیستم‌های اتوماسیون اداری با ابزارهای طراحی و سیستم داده های سنتی برای بهینه سازی و افزایش بهره وری سازمان ها کافی نیست. بنابراین، مدل های داده- معنایی تولید شده توسط محققان حوزه هوش مصنوعی برای ارتقا فرآیندهای نرم افزار اتوماسیون اداری مورد بررسی قرار گرفته است. محققان به این نتیجه رسیده اند که برای ادغام سیستم‌های اتوماسیون اداری با سیستم های پایگاه داده، مدل‌های کلاسیک داده (به عنوان مثال مدل رابطه ای و مدل های شبکه ای) ابزار طراحی مناسبی نیستند. بنابراین، در این مرحله، محققان به بررسی اهمیت و مزیت مدل های داده- معنایی برای این سیستم ها پرداختند. بنابراین، یک پروژه آزمایشی در دانشگاه های وین و لینز آغاز شد که در آن مفاهیم  A.I(به ویژه مدل سازی داده های معنایی) در یک محیط اتوماسیون اداری شبه سازی شدند. تلاش های اصلی صورت گرفته در این پروژه شامل: الف) مدل سازی معنایی سیستم های اتوماسیون اداری ب) مدل سازی اشیاء پیچیده بود. در ابتدا به مقایسه چندین مدل داده- معنایی با توجه به ارتباط آنها برای سیستم های اداری پرداخته شد. در نهایت، محققان به این نتیجه رسیدند که مدل داده- معنایی ایجاد شده توسط هوش مصنوعی در مقایسه با مدل های سنتی قبل، موجب افزایش چشمگیر بهره وری بخش دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری خواهد شد.

سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی

 

قدرت هوش مصنوعی در افزایش مزایای اتوماسیون اداری تحت وب

فرهنگ لغت آکسفورد، هوش مصنوعی را به عنوان "تئوری و توسعه سیستم های رایانه ای که قادر به انجام کارهایی می باشند که به طور عادی به هوش انسانی نیاز دارند؛ مانند درک بصری؛ تشخیص گفتار؛ تصمیم گیری و ترجمه بین زبان ها" تعریف می کند. اصطلاح "هوش مصنوعی" بسیار گسترده است و انواع مختلفی از توانایی های مبتنی بر رایانه را در بر می گیرد.  هوش مصنوعی روشی است که به وسیله آن، ماشین ها می توانند «فکر کنند» و تصمیمات خود را به روش هایی اتخاذ کنند که تا حدودی شبیه به آنچه انسان قادر خواهد بود انجام دهد باشد. استفاده از هوش مصنوعی می تواند از جهات مختلف، به ویژه موارد مرتبط با اتوماسیون اداری و داده های دیجیتالی، مزایای بی نظیری را ایجاد نماید. هوش مصنوعی به دلیل امکان ارتقای ظرفیت حافظه تجربی خود برای بهبود مداوم فعالیت ها، می تواند به خوبی به بهینه سازی فرآیندهای سازمانی کمک نموده و موجب ایجاد تحول بزرگی در نرم افزار اتوماسیون اداری گردد. هوش مصنوعی، داده ها را از منابع زیادی جمع آوری و پردازش می کند؛ نکات مشخص و مهم داده ها را شناسایی می کند؛ داده های بی اهمیت و غیرضروری را از بین می برد؛ شبکه خود را گسترش می دهد و می تواند به خوبی اطلاعات را مدیریت کرده تا پاسخی شفاف به آنچه مدیران در جستجوی آن هستند، ارائه دهد.

نرم افزار اتوماسیون اداری

 

انواع هوش مصنوعی و نحوه استفاده از آن در اتوماسیون اداری

ماشین ‌ها تنها زمانی می توانند رفتارهای مشابه انسان از خود بروز دهند که اطلاعات بسیاری در مورد جهان اطراف خود داشته باشند. هوش مصنوعی برای پیاده‌سازی دانش به اطلاعات؛ خصوصیات؛ دسته ‌بندی‌ ها و روابط بین اشیاء مختلف نیاز دارد. هوش مصنوعی در زمینه خودکارسازی فرآیندها نیز تاثیر مثبتی بر روی کارهای تکراری که اغلب توسط انسان انجام می‌شود، خواهد گذاشت. اکثر سازمان ها برای ساده سازی فرایندها و افزایش بهره وری کارمندان، هوش مصنوعی را به کار می گیرند. در آینده ای نزدیک، قرار است میلیون ها شغل جدید توسط هوش مصنوعی ایجاد شود. A.I را می توان به دسته های زیر تقسیم بندی نمود:

انواع هوش مصنوعی:

• تشخیص / تشخیص مبتنی بر تصویر
• تشخیص صدا / گفتار
• پردازش زبان طبیعی (NLP)
• فراگیری ماشین

نحوه استفاده بالقوه از  هوش مصنوعی در سیستم اتوماسیون اداری:

• شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون
• خواندن / تفسیر / طبقه بندی داده ها در اسناد
• تشخیص گفتار و تبدیل آن به متن
• طبقه بندی اسناد با توجه به آرم ها و نامه ها
• پیش بینی تقاضا برای کالاها
• دیگران

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آهارسافت

 

 

معرفی اتوماسیون اداری تحت وب آهارسافت

اتوماسیون اداری تحت وب آهارسافت، با حذف کاغذبازی؛ ارتقا قابل توجه سیستم اداری سازمان و استقرار نظم در سازمان توانسته سطح رضایت مشتری را افزایش دهد.

ویژگی ها و قابلیت های سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:

1. تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه

از مهم ترین ویژگی هایی که هر سامانه ای باید داشته باشد، امکان استفاده از آن، بر روی تلفن همراه است. سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت با برخورداری از طراحی و ساخت فوق العاده، امکان استفاده از این نرم افزار را روی هر بستری از جمله سیستم عامل اندروید؛ مک؛ لینوکس و ویندوز را فراهم آورده است.

2. تند و سریع و بدون رفرش صفحه

کلیه سامانه های اطلاعاتی آهارسافت از جمله سیستم اتوماسیون اداری، از سرعت بسیار بالایی برخوردار بوده و یکی از مهم ترین مزیت های آنها، عدم رفرش صفحات در حین تراکنش هاست.

3. استفاده کم از منابع

این سامانه امکان راه اندازی در بسترهای بسیار ضعیف را دارا می باشد.

4. امکان نصب سامانه از راه دور

برای نصب این سامانه، نیازی به حضور فیزیکی شخص در سازمان ها نمی ‌باشد و به وسیله اتصال ریموت و از راه دور نیز این کار امکان پذیر است.

5. امکان ثبت نامه های ارسالی و دریافتی توسط افراد مختلف
6. نمایش نامه ها در کارتابل هر فرد
7. امکان ثبت قالب های نامه

با استفاده از این ویژگی سیستم های اتوماسیون اداری، نامه های اداری به سرعت و سهولت نوشته خواهند شد. بنابراین، این امر باعث می شود زمان پرسنل برای نوشتن نامه های با موضوع یکسان تلف نشده و صرفه جویی بسیاری در زمان خواهد شد. برای مثال، می‌توان به نامه هایی از قبیل ( گواهی کسر از حقوق – گواهی اشتغال به کار و ...) اشاره کرد.

8. قابلیت ضمیمه پیوست در تمام پاراف ها
9. دارای سطوح دسترسی متفاوت روی پاراف های هر نامه
10. توانایی ردیابی تغییرات روی متن نامه
11. توانایی تشخیص صدا و تبدیل آن به متن
12. امکان جستجو و فیلترینگ پیشرفته روی نامه ها
13. امکان ارائه داده ها در فایل اکسل
14. امکان ارتباط نامه ها با سامانه CRM

برخی از اجزای سیستم اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:

• نرم افزار دبیرخانه
• نرم افزار نامه نگاری
• ارجاع نامه
• مکاتبات اداری
• کارتابل فرایندها
• کارتابل ارجاعات
• کارتابل نامه ها