چه ارتباطی بین سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی وجود دارد؟
چه ارتباطی بین سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی وجود دارد؟
هوش مصنوعی به دلیل امکان ارتقای ظرفیت حافظه تجربی خود برای بهبود مداوم فعالیت ها، می تواند به خوبی به بهینه سازی فرآیندهای سازمانی کمک نموده و موجب ایجاد تحول بزرگی در نرم افزار اتوماسیون اداری گردد. هوش مصنوعی، داده ها را از منابع زیادی جمع آوری و پردازش می کند؛ نکات مشخص و مهم داده ها را شناسایی می کند؛ داده های بی اهمیت و غیرضروری را از بین می برد؛ شبکه خود را گسترش می دهد و می تواند به خوبی اطلاعات را مدیریت کرده تا پاسخی شفاف به آنچه مدیران در جستجوی آن هستند، ارائه دهد.
چه ارتباطی بین سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی وجود دارد؟
امروزه دیگر ادغام سیستم‌های اتوماسیون اداری با ابزارهای طراحی و سیستم داده های سنتی برای بهینه سازی و افزایش بهره وری سازمان ها کافی نیست. بنابراین، مدل های داده- معنایی تولید شده توسط محققان حوزه هوش مصنوعی برای ارتقا فرآیندهای نرم افزار اتوماسیون اداری مورد بررسی قرار گرفته است. محققان به این نتیجه رسیده اند که برای ادغام سیستم‌های اتوماسیون اداری با سیستم های پایگاه داده، مدل‌های کلاسیک داده (به عنوان مثال مدل رابطه ای و مدل های شبکه ای) ابزار طراحی مناسبی نیستند. بنابراین، در این مرحله، محققان به بررسی اهمیت و مزیت مدل های داده- معنایی برای این سیستم ها پرداختند. بنابراین، یک پروژه آزمایشی در دانشگاه های وین و لینز آغاز شد که در آن مفاهیم A.I(به ویژه مدل سازی داده های معنایی) در یک محیط اتوماسیون اداری شبه سازی شدند. تلاش های اصلی صورت گرفته در این پروژه شامل: الف) مدل سازی معنایی سیستم های اتوماسیون اداری ب) مدل سازی اشیاء پیچیده بود. در ابتدا به مقایسه چندین مدل داده- معنایی با توجه به ارتباط آنها برای سیستم های اداری پرداخته شد. در نهایت، محققان به این نتیجه رسیدند که مدل داده- معنایی ایجاد شده توسط هوش مصنوعی در مقایسه با مدل های سنتی قبل، موجب افزایش چشمگیر بهره وری بخش دبیرخانه و نرم افزار اتوماسیون اداری خواهد شد.
سیستم اتوماسیون اداری و هوش مصنوعی
قدرت هوش مصنوعی در افزایش مزایای اتوماسیون اداری تحت وب
فرهنگ لغت آکسفورد، هوش مصنوعی را به عنوان "تئوری و توسعه سیستم های رایانه ای که قادر به انجام کارهایی می باشند که به طور عادی به هوش انسانی نیاز دارند؛ مانند درک بصری؛ تشخیص گفتار؛ تصمیم گیری و ترجمه بین زبان ها" تعریف می کند. اصطلاح "هوش مصنوعی" بسیار گسترده است و انواع مختلفی از توانایی های مبتنی بر رایانه را در بر می گیرد. هوش مصنوعی روشی است که به وسیله آن، ماشین ها می توانند «فکر کنند» و تصمیمات خود را به روش هایی اتخاذ کنند که تا حدودی شبیه به آنچه انسان قادر خواهد بود انجام دهد باشد. استفاده از هوش مصنوعی می تواند از جهات مختلف، به ویژه موارد مرتبط با اتوماسیون اداری و داده های دیجیتالی، مزایای بی نظیری را ایجاد نماید. هوش مصنوعی به دلیل امکان ارتقای ظرفیت حافظه تجربی خود برای بهبود مداوم فعالیت ها، می تواند به خوبی به بهینه سازی فرآیندهای سازمانی کمک نموده و موجب ایجاد تحول بزرگی در نرم افزار اتوماسیون اداری گردد. هوش مصنوعی، داده ها را از منابع زیادی جمع آوری و پردازش می کند؛ نکات مشخص و مهم داده ها را شناسایی می کند؛ داده های بی اهمیت و غیرضروری را از بین می برد؛ شبکه خود را گسترش می دهد و می تواند به خوبی اطلاعات را مدیریت کرده تا پاسخی شفاف به آنچه مدیران در جستجوی آن هستند، ارائه دهد.
نرم افزار اتوماسیون اداری
انواع هوش مصنوعی و نحوه استفاده از آن در اتوماسیون اداری
ماشین ها تنها زمانی می توانند رفتارهای مشابه انسان از خود بروز دهند که اطلاعات بسیاری در مورد جهان اطراف خود داشته باشند. هوش مصنوعی برای پیاده‌سازی دانش به اطلاعات؛ خصوصیات؛ دسته بندی ها و روابط بین اشیاء مختلف نیاز دارد. هوش مصنوعی در زمینه خودکارسازی فرآیندها نیز تاثیر مثبتی بر روی کارهای تکراری که اغلب توسط انسان انجام می‌شود، خواهد گذاشت. اکثر سازمان ها برای ساده سازی فرایندها و افزایش بهره وری کارمندان، هوش مصنوعی را به کار می گیرند. در آینده ای نزدیک، قرار است میلیون ها شغل جدید توسط هوش مصنوعی ایجاد شود. A.I را می توان به دسته های زیر تقسیم بندی نمود:
انواع هوش مصنوعی:
- تشخیص / تشخیص مبتنی بر تصویر
- تشخیص صدا / گفتار
- پردازش زبان طبیعی (NLP)
- فراگیری ماشین
نحوه استفاده بالقوه از هوش مصنوعی در سیستم اتوماسیون اداری:
- شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون
- خواندن / تفسیر / طبقه بندی داده ها در اسناد
- تشخیص گفتار و تبدیل آن به متن
- طبقه بندی اسناد با توجه به آرم ها و نامه ها
- پیش بینی تقاضا برای کالاها
- دیگران
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آهارسافت
معرفی اتوماسیون اداری تحت وب آهارسافت
اتوماسیون اداری تحت وب آهارسافت، با حذف کاغذبازی؛ ارتقا قابل توجه سیستم اداری سازمان و استقرار نظم در سازمان توانسته سطح رضایت مشتری را افزایش دهد.
ویژگی ها و قابلیت های سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:
- تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه
از مهم ترین ویژگی هایی که هر سامانه ای باید داشته باشد، امکان استفاده از آن، بر روی تلفن همراه است. سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت با برخورداری از طراحی و ساخت فوق العاده، امکان استفاده از این نرم افزار را روی هر بستری از جمله سیستم عامل اندروید؛ مک؛ لینوکس و ویندوز را فراهم آورده است.
- تند و سریع و بدون رفرش صفحه
کلیه سامانه های اطلاعاتی آهارسافت از جمله سیستم اتوماسیون اداری، از سرعت بسیار بالایی برخوردار بوده و یکی از مهم ترین مزیت های آنها، عدم رفرش صفحات در حین تراکنش هاست.
- استفاده کم از منابع
این سامانه امکان راه اندازی در بسترهای بسیار ضعیف را دارا می باشد.
- امکان نصب سامانه از راه دور
برای نصب این سامانه، نیازی به حضور فیزیکی شخص در سازمان ها نمی باشد و به وسیله اتصال ریموت و از راه دور نیز این کار امکان پذیر است.
- امکان ثبت نامه های ارسالی و دریافتی توسط افراد مختلف
- نمایش نامه ها در کارتابل هر فرد
- امکان ثبت قالب های نامه
با استفاده از این ویژگی سیستم های اتوماسیون اداری، نامه های اداری به سرعت و سهولت نوشته خواهند شد. بنابراین، این امر باعث می شود زمان پرسنل برای نوشتن نامه های با موضوع یکسان تلف نشده و صرفه جویی بسیاری در زمان خواهد شد. برای مثال، می‌توان به نامه هایی از قبیل ( گواهی کسر از حقوق – گواهی اشتغال به کار و ...) اشاره کرد.
- قابلیت ضمیمه پیوست در تمام پاراف ها
- دارای سطوح دسترسی متفاوت روی پاراف های هر نامه
- توانایی ردیابی تغییرات روی متن نامه
- توانایی تشخیص صدا و تبدیل آن به متن
- امکان جستجو و فیلترینگ پیشرفته روی نامه ها
- امکان ارائه داده ها در فایل اکسل
- امکان ارتباط نامه ها با سامانه CRM
برخی از اجزای سیستم اتوماسیون اداری آهارسافت عبارت است از:
- نرم افزار دبیرخانه
- نرم افزار نامه نگاری
- ارجاع نامه
- مکاتبات اداری
- کارتابل فرایندها
- کارتابل ارجاعات
- کارتابل نامه ها
