سامانه ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

امانه ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

سامانه ERP یا به عبارتی (Enterprise Resource Planning)بهترین سامانه برای مدیریت منابع سازمان هاست. این نرم افزار، یک روش سیستمی بر پایه فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را به وسیله یک سیستم به هم پیوسته و یکپارچه، باسرعت؛ بادقت و با کیفیت بسیار بالایی، در اختیار و کنترل مدیران بخش های گوناگون سازمان قرار می دهد تا به عالی ترین وجه، فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

سامانه  ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

امروزه با گسترش تکنولوژی و افزایش فعالیت ها و فرآیندهای بهینه سازی سازمانی، کمتر مدیری است که با سامانه ERP  (Enterprise Resource Planning)آشنایی نداشته باشد. این سامانه به بحث روز اکثر مدیران و رؤسای سازمان ها تبدیل شده و به جرات می توان گفت کمتر هفته ایست که در همایش؛ کنفرانس و یا سخنرانی در کشور در مورد مزایای حیرت انگیز این نرم افزار همه کاره؛ یکپارچه ساز و  بهینه ساز سازمانی برگزار نشود. بدون شک در میان سیستم های نرم افزاری موجود، سامانه جامع برنامه ریزی منابع سازمان (ای آر پی) یکی از کارآمدترین نرم افزارهای یکپارچه سازی اطلاعاتی به شمار می آید. هدف اصلی سامانه ERP، افزایش بهره وری فرآیندها و مدیریت منابع سازمان می باشد. این نرم افزار، یک روش سیستمی بر پایه فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را به وسیله یک سیستم به هم پیوسته و یکپارچه، باسرعت؛ دقت و کیفیت بسیار بالایی، در اختیار و کنترل مدیران بخش های گوناگون سازمان قرار می دهد تا به عالی ترین وجه، فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

سامانه  ERP؛ کارآمدترین سیستم یکپارچه سازی اطلاعاتی

 

نرم افزار ERP چیست؟

سامانه ERP عبارت است از نرم‌ افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی که وظیفه اصلی آن، متمرکزسازی و یکپارچه سازی  تمام عملکردهای واحدهای مختلف سازمان برای پاسخ گویی سریع و مناسب، در یک سیستم کامپیوتری واحد می باشد. این نرم افزار شامل تمام نرم افزارهای مورد نیاز یک سازمان می باشد. سامانه ای آر پی یا به عبارتی  (Enterprise Resource Planning)بهترین سامانه برای مدیریت منابع سازمان‌هاست. تصور کنید با تهیه نرم فزار ERP، تمام نرم افزارهایی که برای شرکت خود نیاز دارید را به همراه یک پایگاه داده واحد به دست خواهید آورد. از جمله نرم افزارهای کاربردی هر سازمان که در نرم افزار ERP وجود دارد، عبارت است از:

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار مدیریت دانش (KM)

نرم افزار فرآیندساز (BPMS)

نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار منابع انسانی (HRM)

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)

 

چرا نباید از نرم افزارهای جزیره ای استفاده کرد؟

قبل از پیدایش نرم افزارهای یکپارچه سازی ERP، در هر سازمان از نرم افزارها به صورت جداگانه برای انجام فرآیندها استفاده می شد که به نرم افزارهای جزیره ای یا  MISمعروف هستند. در واقع نرم افزارهای جزیره ای، نقطه مقابل نرم افزارهای یکپارچه  (ERP)می باشند و به نرم افزارهایی در سازمان گفته می شود که به صورت کاملا جدا و بدون هیچ گونه ارتباطی در بخش های مختلف سازمان نصب شده و مورد استفاده قرار می گیرند. برای مثال، بخش دبیرخانه هر سازمان از نرم افزار دبیرخانه به صورت جداگانه استفاده می کند. برای ایجاد فرآیندهای مختلف از نرم افزار فرآیندساز (BPMS) استفاده می شود و ... طبیعی است که به علت استفاده از چندین نرم افزار جداگانه و بدون وجود هیچ گونه ارتباطی در میان آنها، چندین پایگاه داده مختلف؛ اطلاعات تکراری؛ فرآیندهای جداگانه و بدون ارتباط؛ تحمیل هزینه های غیرضروری به سازمانها؛ اتلاف زمان و.. ایجاد می شود.

12 مورد از مزایای بی نظیر سیستم ERP

مزایای نرم افزارهای یکپارچه سازی ERP، به قدری گسترده است که به گفته اکثر بزرگان دنیای تجارت، به زودی موجب ایجاد تحولی عظیم در راستای بهینه سازی فرآیندهای سازمانی خواهد شد. امروزه ، سیستم های ERP عنصری بسیار مهم برای مدیریت هزاران شغل در هر اندازه و در همه صنایع، می باشند. برای اغلب شرکت‌ها، ERP به اندازه اهمیت وجود برق، ضروری است! در ادامه به 12 مورد از مزایای فوق العاده این سامانه قدرتمند اشاره خواهیم نمود:

1. سامانه جامع برنامه ریزی و یکپارچه سازی ERP، به خوبی منابع سازمان را کنترل کرده و از فریندهای آن پشتیبانی می نماید.
2. این نرم افزار با حذف کاغدبازی های اداری؛ افزایش سرعت فرآیندها و خودکارسازی و هوشمندسازی بسیاری از فعالیت های اداری، موجب صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها خواهد شد.
3. صفر تا صد فرآیندها و فعالیت های مختلف سازمان را استانداردسازی می کند.

 

ادامه مطلب را در سایت https://aharsoft.com مطالعه نمایید.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است: دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش چیست؟  (Knowledge Management)

(تعاریف مختلف مدیریت دانش از دیدگاه افراد بزرگ و تاثیرگذار در دنیا)

مدیریت دانش از دیدگاه نویسندگان و افراد مختلف تعاریف متعددی دارد.

آنتونی رابینز درباره مدیریت دانش این طور می گوید: KM؛ دربرگیرنده تمام روش‌هایی است که یک سازمان، به کنترل و مدیریت دارایی های خود از دانش می‌پردازد. تعدادی از این روش ها عبارت است از: نحوه جمع آوری؛ ذخیره سازی؛ انتقال؛ بکارگیری؛ به روز رسانی و ایجاد دانش است.

از نظر گاور و مدهام نیز به مدیریت صریح؛ روشمند؛ نظام مند؛ مدون و  منسجم دانش ضروری و فرایندهای مربوط به ایجاد؛ سازماندهی؛ انتشار؛ استفاده و اکتشاف دانش؛ مدیریت دانش می‌گویند.

و اما فلورنتینو پرز بر این باور است که مدیریت دانش به معنی جمع آوری منابعی چون: دانش؛ تجربیات و توانایی‌های منحصربفرد ذهنی هریک از افراد سازمان و استفاده و به کارگیری از این منابع به عنوان یک سرمایه سازمانی می باشد.

نیومن معتقد بود که مدیریت دانش شامل مجموعه ای از سرمایه هایی است که شامل گردآوری؛ ترویج و بکارگیری دانش ذهنی و عینی در یک سازمان می باشد.

در نتیجه به طور کلی می‌توان گفت: مدیریت دانش  (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است:

• دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان
• انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان

 سامانه مدیریت دانش

 

تعاریف دیگر مدیریت دانش

 KM به فرایند ایجاد؛ اشتراک گذاری؛ استفاده و مدیریت هوش؛ دانش و اطلاعات یک سازمان گفته می‌شود. به عبارت دیگر؛ مدیریت دانش رویکردی چند رشته ای برای دستیابی به اهداف سازمانی با روش استفاده حداکثری از دانش می باشد. دوره های مدیریت دانش در زمینه‌‌های مدیریت تجارت؛ سیستم های اطلاعاتی؛ مدیریت؛ کتابخانه و علوم اطلاعات تدریس داده می شود. علاوه بر این، مدیریت دانش ممکن است در زمینه های دیگری چون: تحقیقات مدیریت دانش، از جمله اطلاعات و رسانه ها؛ علوم رایانه؛ بهداشت عمومی و انواع سیاست های عمومی نقش داشته باشد. دانشگاه‌های بسیاری نیز در حال تدریساین رشته در مقطع  کارشناسی ارشد می‌باشند.

اهمیت به کارگیری مدیریت دانش در سازمان ها

بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست. این ارزش صرفا به معنای اقتصادی نیست. ارزش گذاری کارهای فرهنگی؛ ارزش گذاری همکاری و کار تیمی؛ ارزش گذاری در استفاده از تصمیمات و نظرات همه افراد سازمان و در کنار آن ارزش گذاری اهداف اقتصادی سازمان‌ها مدنظر است. یکی از اهداف اساسی مدیریت دانش، تبدیل دانش ذهنی و فردی (بالقوه) به دانش ثبت شده و کاربردی (بالفعل) است که باعث جلوگیری از نابودی دانش باارزش سازمان و از دست دادن منابع باارزش دانش شرکت در اثر ترک همکاری افراد سازمان و تعدیل نیروی انسانی خواهد شد.  

سیستم مدیریت دانش

 

سامانه مدیریت دانش  (KMS)چیست؟

سیستم‌های KM

مسئله سیستم‌های KM، همواره در سازمان های مختلف از اهمیت فوق العاده ای برخوردار بوده است. با این حال، در مدیریت دانش مدرن، کمتر کسی با این تصور مخالف است که سیستم های مدیریت دانش بخشی بسیار مهم برای بکاری گیری ابتکار؛ خلاقیت و  بهینه سازی مدیریت دانش سازمان هاست. سیستم های مدیریت دانش به هر نوع سیستم فناوری اطلاعات گفته می شود که دانش افراد سازمان را ذخیره و بازیابی می کند؛ همکاری را بهبود می‌بخشد؛ منابع دانش سازمان را پیدا می‌کند؛ برای کشف دانش پنهان دست به استخراج مخازن سازمان می‌زند؛ دانش را ثبت و ضبط کرده و بکار می‌گیرد یا به عبارت دیگر روند KM را تقویت می‌کند. البته باید این نکته را نیز یادآور شد که متاسفانه هنوز هیچ اجماع و اتفاق نظری در مورد آنچه سیستم مدیریت دانش را شامل می شود، وجود ندارد و متعابقا هیچ اجماعی نیز در مورد مدیریت دانش وجود ندارد. به همین دلیل، گاهی ممکن است تعریف این نوع سیستم ها مبهم به نظر برسد.

9 مورد از اهداف و مزایای مهم سامانه مدیریت دانش

مزایای یک سیستم مدیریت دانش (KMS) تقریباً به اندازه فواید یک استراتژی مدیریت دانش؛ متعدد و متنوع است. یکی از راههای پی بردن به مزایای بی نظیر این نوع از سیستم ها، بررسی اهداف آن است. بنابراین، اهداف و مزایای یک سیستم مدیریت دانش عبارت است از:

• آفرینش دانش

در این نوع سیستم ها، تمام دانش موجود، بر روی سیستم ایجاد شده و از فرد خاصی ضبط نمی شود. برای مثال؛ چت روم های آنلاین را در نظر بگیرید که چطور از دانش تمام افراد در راستای تحقق اهداف سازمان استفاده می‌شود. این سیستم ها اساساً راه های جدیدی را برای ایجاد دانش فراهم می کنند و این کار نیز با تهیه منابع غیرمعمول؛ دسترسی به افراد جدید یا فرآیندهای مشارکتی انجام می شود. ایجاد و آفرینش دانش همواره برای شرکت منافع بیشماری به همراه دارد.

• ثبت و ضبط دانش

اغلب مواقع، ثبت و ضبط دانش به عنوان هدف اصلی KM در نظر گرفته می شود. جذب دانش برای کاربرد اعضای تیم و استخدام‌های جدید انجام می گیرد. دانش ثبت و ضبط شده در  KMS برای استفاده کارمندان در آینده بکار گرفته می شود. قدرت KMS ها معمولاً در زمینه توانایی جذب دانش جدید مورد قضاوت قرار می گیرد.

• انتقال دانش

استفاده از انتقال دانش برای اعضای تیم و افراد جدید است. با حفظ و انتقال دانش در یک سیستم فنی، فشار کمتری به کارمندان موجود وارد می شود و موجب می شود کارمندان سازمان بتوانند برای هر تازه واردی به راحتی فرآیندها و دانش موجود و مورد استفاده را آموزش دهند. همانطور که می دانید؛ یک سیستم، هرگز  نمی تواند قابلیت جایگزین شدن به عنوان یک کارمند جدید را داشته باشد، اما یک نقطه شروع یا ساختارهای مرجع با ارزشی مانند: عملکرد کارکنان؛ زمان آموزش؛ زمان حل مسئله و غیره را برای ایجاد سطحی از دانش برای سازمان فراهم می نماید.

KMS

از دیگر مزایای سیستم های مدیریت دانش عبارت است از:

• تلاش برای بهبود عملکرد سازمانی
• ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان
• بروز رسانی نوآوری و خلاقیت در سازمان
• به اشتراک گذاری علوم و درس های آموخته شده افراد مختلف سازمان
• افزایش همکاری و تفکر گروهی برای بکارگیری روش های جدید
• متمرکز سازی؛ ادغام و بهبود مستمر سازمان

 

تمام مقالات را در سایت https://aharsoft.com مطالعه نمایید.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است: دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست.

سامانه مدیریت دانش(KMS) ؛ افزایش سرعت دستیابی به اهداف سازمان

مدیریت دانش چیست؟  (Knowledge Management)

(تعاریف مختلف مدیریت دانش از دیدگاه افراد بزرگ و تاثیرگذار در دنیا)

مدیریت دانش از دیدگاه نویسندگان و افراد مختلف تعاریف متعددی دارد.

آنتونی رابینز درباره مدیریت دانش این طور می گوید: KM؛ دربرگیرنده تمام روش‌هایی است که یک سازمان، به کنترل و مدیریت دارایی های خود از دانش می‌پردازد. تعدادی از این روش ها عبارت است از: نحوه جمع آوری؛ ذخیره سازی؛ انتقال؛ بکارگیری؛ به روز رسانی و ایجاد دانش است.

از نظر گاور و مدهام نیز به مدیریت صریح؛ روشمند؛ نظام مند؛ مدون و  منسجم دانش ضروری و فرایندهای مربوط به ایجاد؛ سازماندهی؛ انتشار؛ استفاده و اکتشاف دانش؛ مدیریت دانش می‌گویند.

و اما فلورنتینو پرز بر این باور است که مدیریت دانش به معنی جمع آوری منابعی چون: دانش؛ تجربیات و توانایی‌های منحصربفرد ذهنی هریک از افراد سازمان و استفاده و به کارگیری از این منابع به عنوان یک سرمایه سازمانی می باشد.

نیومن معتقد بود که مدیریت دانش شامل مجموعه ای از سرمایه هایی است که شامل گردآوری؛ ترویج و بکارگیری دانش ذهنی و عینی در یک سازمان می باشد.

در نتیجه به طور کلی می‌توان گفت: مدیریت دانش  (KM) بر پایه دو اصل مهم بنا شده است:

• دریافت؛ ثبت؛ ضبط و مستندسازی دانش موجود در سازمان
• انتشار و توزیع آن دانش در کل سازمان

 سامانه مدیریت دانش

 

تعاریف دیگر مدیریت دانش

 KM به فرایند ایجاد؛ اشتراک گذاری؛ استفاده و مدیریت هوش؛ دانش و اطلاعات یک سازمان گفته می‌شود. به عبارت دیگر؛ مدیریت دانش رویکردی چند رشته ای برای دستیابی به اهداف سازمانی با روش استفاده حداکثری از دانش می باشد. دوره های مدیریت دانش در زمینه‌‌های مدیریت تجارت؛ سیستم های اطلاعاتی؛ مدیریت؛ کتابخانه و علوم اطلاعات تدریس داده می شود. علاوه بر این، مدیریت دانش ممکن است در زمینه های دیگری چون: تحقیقات مدیریت دانش، از جمله اطلاعات و رسانه ها؛ علوم رایانه؛ بهداشت عمومی و انواع سیاست های عمومی نقش داشته باشد. دانشگاه‌های بسیاری نیز در حال تدریساین رشته در مقطع  کارشناسی ارشد می‌باشند.

اهمیت به کارگیری مدیریت دانش در سازمان ها

بسیاری از شرکت های بزرگ؛ مؤسسات دولتی و سازمان های غیرانتفاعی اغلب به عنوان بخشی از استراتژی تجاری؛ استراتژی ITیا بخش هایی از مدیریت منابع انسانی، منابع ویژه و مهمی را به فرآیندهای داخلی مدیریت دانش خود اختصاص داده اند. اغلب، چندین شرکت مشاوره در مورد مدیریت دانش را به این سازمانها مشاوره های مهم و گسترده ای ارائه می‌دهند. یکی از اهداف مهم و کلیدی در مدیریت دانش، ارزش گذاری در سازمان هاست. این ارزش صرفا به معنای اقتصادی نیست. ارزش گذاری کارهای فرهنگی؛ ارزش گذاری همکاری و کار تیمی؛ ارزش گذاری در استفاده از تصمیمات و نظرات همه افراد سازمان و در کنار آن ارزش گذاری اهداف اقتصادی سازمان‌ها مدنظر است. یکی از اهداف اساسی مدیریت دانش، تبدیل دانش ذهنی و فردی (بالقوه) به دانش ثبت شده و کاربردی (بالفعل) است که باعث جلوگیری از نابودی دانش باارزش سازمان و از دست دادن منابع باارزش دانش شرکت در اثر ترک همکاری افراد سازمان و تعدیل نیروی انسانی خواهد شد.  

سیستم مدیریت دانش

 

سامانه مدیریت دانش  (KMS)چیست؟

سیستم‌های KM

مسئله سیستم‌های KM، همواره در سازمان های مختلف از اهمیت فوق العاده ای برخوردار بوده است. با این حال، در مدیریت دانش مدرن، کمتر کسی با این تصور مخالف است که سیستم های مدیریت دانش بخشی بسیار مهم برای بکاری گیری ابتکار؛ خلاقیت و  بهینه سازی مدیریت دانش سازمان هاست. سیستم های مدیریت دانش به هر نوع سیستم فناوری اطلاعات گفته می شود که دانش افراد سازمان را ذخیره و بازیابی می کند؛ همکاری را بهبود می‌بخشد؛ منابع دانش سازمان را پیدا می‌کند؛ برای کشف دانش پنهان دست به استخراج مخازن سازمان می‌زند؛ دانش را ثبت و ضبط کرده و بکار می‌گیرد یا به عبارت دیگر روند KM را تقویت می‌کند. البته باید این نکته را نیز یادآور شد که متاسفانه هنوز هیچ اجماع و اتفاق نظری در مورد آنچه سیستم مدیریت دانش را شامل می شود، وجود ندارد و متعابقا هیچ اجماعی نیز در مورد مدیریت دانش وجود ندارد. به همین دلیل، گاهی ممکن است تعریف این نوع سیستم ها مبهم به نظر برسد.

9 مورد از اهداف و مزایای مهم سامانه مدیریت دانش

مزایای یک سیستم مدیریت دانش (KMS) تقریباً به اندازه فواید یک استراتژی مدیریت دانش؛ متعدد و متنوع است. یکی از راههای پی بردن به مزایای بی نظیر این نوع از سیستم ها، بررسی اهداف آن است. بنابراین، اهداف و مزایای یک سیستم مدیریت دانش عبارت است از:

• آفرینش دانش

در این نوع سیستم ها، تمام دانش موجود، بر روی سیستم ایجاد شده و از فرد خاصی ضبط نمی شود. برای مثال؛ چت روم های آنلاین را در نظر بگیرید که چطور از دانش تمام افراد در راستای تحقق اهداف سازمان استفاده می‌شود. این سیستم ها اساساً راه های جدیدی را برای ایجاد دانش فراهم می کنند و این کار نیز با تهیه منابع غیرمعمول؛ دسترسی به افراد جدید یا فرآیندهای مشارکتی انجام می شود. ایجاد و آفرینش دانش همواره برای شرکت منافع بیشماری به همراه دارد.

• ثبت و ضبط دانش

اغلب مواقع، ثبت و ضبط دانش به عنوان هدف اصلی KM در نظر گرفته می شود. جذب دانش برای کاربرد اعضای تیم و استخدام‌های جدید انجام می گیرد. دانش ثبت و ضبط شده در  KMS برای استفاده کارمندان در آینده بکار گرفته می شود. قدرت KMS ها معمولاً در زمینه توانایی جذب دانش جدید مورد قضاوت قرار می گیرد.

• انتقال دانش

استفاده از انتقال دانش برای اعضای تیم و افراد جدید است. با حفظ و انتقال دانش در یک سیستم فنی، فشار کمتری به کارمندان موجود وارد می شود و موجب می شود کارمندان سازمان بتوانند برای هر تازه واردی به راحتی فرآیندها و دانش موجود و مورد استفاده را آموزش دهند. همانطور که می دانید؛ یک سیستم، هرگز  نمی تواند قابلیت جایگزین شدن به عنوان یک کارمند جدید را داشته باشد، اما یک نقطه شروع یا ساختارهای مرجع با ارزشی مانند: عملکرد کارکنان؛ زمان آموزش؛ زمان حل مسئله و غیره را برای ایجاد سطحی از دانش برای سازمان فراهم می نماید.

KMS

از دیگر مزایای سیستم های مدیریت دانش عبارت است از:

• تلاش برای بهبود عملکرد سازمانی
• ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان
• بروز رسانی نوآوری و خلاقیت در سازمان
• به اشتراک گذاری علوم و درس های آموخته شده افراد مختلف سازمان
• افزایش همکاری و تفکر گروهی برای بکارگیری روش های جدید
• متمرکز سازی؛ ادغام و بهبود مستمر سازمان

 

تمام مقالات را در سایت https://aharsoft.com مطالعه نمایید.

معرفی نرم افزار فرآیندساز (BPMS)

معرفی نرم ‌افزار فرآیندساز (BPMS)؛ هر چیزی که دوست دارید؛ طراحی کنید!

یکی از مهمترین اهداف سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، دستیابی به روش‌هایی برای طراحی بهترین اتوماسیون اداری جهت بهبود فرآیندهای کسب و کار خود می‌باشد. با توسعه و گسترش استفاده از نرم افزار فرآیندساز (BPMS) در کسب و کارها، آرزوی مدیران در طراحی و تولید نرم افزارهای مورد نظر و دلخواه خود، باموفقیت محقق شد. در زمان‌های گذشته و قبل از پیدایش نرم افزار ساخت فرآیند، طراحی و ساخت یک نرم‌افزار، فرآیندی بسیار طولانی بود و نیاز به استخدام تیمی از افراد متخصص در زمینه کامپیوتر و برنامه‌‌نویسی داشت که باید قبل از شروع فاز طراحی و ساخت  نرم‌افزار، با دقت هر یک از وظایف را شناسایی کرده و فرآیندی برای آن طراحی نمایند. پس از طراحی و ساخت نرم افزار نیز مدت طولانی صرف تعمیر و نگهداری؛ عیب‌یابی و اشکال‌‌زدایی نرم‌افزار می‌شد. در نتیجه، ایجاد یک نرم‌افزار، نیازمند یک همکاری مداوم بین تیم فناوری اطلاعات و کارکنان سازمان و درنتیجه، هدر رفتن مدت زمانی قابل توجه بود. اما؛ خوشبختانه امروزه ابزارهای فرآیند کسب و کار(BPMS)، با کمک اندکی از جانب تکنسین فناوری اطلاعات ایجاد خواهند شد. با پیدایش نرم افزارهای فرآیندساز، ایجاد یک ابزار (نرم افزار) فرآیند کسب و کار، بسیار ساده و با صرف مدت زمانی بسیار کمتر از روش‌های گذشته، انجام خواهد شد.

BPMS؛ سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

نرم ‌افزار فرآیندساز (BPMS) چیست؟

اگر بخواهیم به زبانی ساده به توضیح نرم افزار فرآیند ساز (BPMS) بپردازیم، باید بگوییم: "فرآیندساز، نرم‌افزاری با یک محیط گرافیکی نسبتا ساده است که شما به‌راحتی و با کمترین میزان دانش برنامه‌نویسی و کدنویسی، می‌توانید  نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز شرکت خود را طراحی کنید."

به عبارتی؛ نرم افزار فرآیند ساز (فرم ساز)،  ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می‌باشد.

تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟

:BPM

مخفف عبارت  Business Process Management و به معنی مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد. به طور کلی؛ BPM عبارت است از تحلیل و ارزیابی فرآیندهای سازمانی (کسب و کار)، با استفاده از متدها؛ تکنیک‌ها؛ روش‌ها و سناریوهای متفاوت برای درک بهتر روش انجام فرآیندهای سازمان می‌باشد. مهم‌ترین مزیت BPM، ایجاد نگرشی نوین به‌منظور ارائه روش‌های مختلف بهینه سازی سازمانی است و موجب تکرار مجدد فرآیند برای ارتقا و بهینه‌سازی آن خواهد شد.

:BPMN

مخفف عبارت Business Process Model & Notation و به معنی مجموعه‌ای از نمادها یا علائم قابل فهم و استاندارد، برای نمایش و مدلسازی فرآیندهای کسب و کار می‌باشد. با استفاده از زبان نمادین مدلسازی BPMN می‌توان به مدلسازی فرآیندهای کسب و کار پرداخت. سپس، فرآیندهای مدلسازی شده به وسیله ابزارها یا نرم‌افزارهای BPMS به منظور تحلیل، شبیه سازی، اجرا و … مورد استفاده قرار می‌گیرند.

:BPMS

مخفف عبارت Business Process Management System و به معنی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌باشد. در واقع، ابزارها و نرم‌افزارهای BPMS بر اساس نمادها؛ علائم و استانداردهای BPMN عمل می‌کنند. به عبارت دیگر؛ سیستم‌ها یا نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار، وظیفه طراحی و پیاده سازی مدل‌هایی که براساس علائم و نمادهای BPMN ساخته شدند را به‌منظور دستیابی به مدل نهایی بر عهده دارند. پس نتیجه می‌گیریم که BPM، BPMN و BPMS همگی مکمل یکدیگر و در راستای طراحی سیستم‌ها و نرم افزارهای مدیریت کسب و کار به کار گرفته می‌شوند.

تبدیل فرآیندهای کسب و کار به نرم ‌افزارهای عملیاتی با صرف کمترین زمان و هزینه!

در گذشته و قبل از تولید نرم‌افزارهای ساخت فرآیند (BPMS)، شرکت‌ها به دلیل استفاده از نرم‌افزارهای اداری به‌صورت جزیره‌ای، دچار مشکلات بسیاری می‌شدند که کمترین آن، صرف هزینه و هدر رفتن زمان بود. با گذشت زمان و شکل‌گیری ایده طراحی نرم افزار ساخت فرآیند (BPMS)، متخصصان پی بردند که می‌توان با صرف هزینه و زمان بسیار کمتری، اقدام به تولید سیستمی یکپارچه متشکل از تمام نرم‌افزارهای موجود در سازمان نمایند.

 

نرم ‌افزار فرآیندساز (BPMS)آهارسافت

نگاهی کلی به وظایف نرم‌افزارهای فرآیندساز (BPMS)

به طور خلاصه شما می توانید به کمک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، کارهای زیر را انجام دهید:

• تولید نرم‌افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت با صرفه جویی 70 درصدی در زمان و هزینه نسبت به روش های قبل (نرم‌افزارهای جزیره‌ای)
• تمام نرم‌افزارهای سازمان به طور ساخت یافته یکپارچه سازی و متمرکز سازی خواهند شد.
• فرایندهای سازمان را  به‌صورت مکانیزه و یکپارچه مدیریت خواهد نمود(BPM).
• به بهبود فرآیندهای جاری و سیستمی در سازمان به منظور اجرای راهکارهای ERP کمک خواهد نمود.
• تمام فرم‌ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان به‌صورت الکترونیکی انجام خواهد شد.

ادامه مطلب را در سایت https://AharSoft.com دنبال نمایید.

ویژگی های سامانه ERP

چکیده:از روی چه ویژگی هایی می‌توانید یک سامانه ی نرم افزاری خوب را تشخیص دهید؟

در ادامه ی مطلب، به بیان ویژگی هایی می‌پردازیم که سعی شده است در سامانه ERP آهارسافت نیز رعایت گردد.

سامانه یکپارچه و جامع ERP شرکت آهارسافت، با رویکردی جامع اقدام به پیاده سازی مجموعه های نرم افزاری در قالب یک بستر نموده است.

چند ویژگی یک سامانه ERP خوب:

1. تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه

از مهم ترین ویژگی هایی که هر سامانه ای بایستی داشته باشد، کاربرد آن روی موبایل است.سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت با استفاده از طراحی فوق العاده در بستر وب، امکان استفاده ازآن را روی هر بستری از جمله سیستم عامل اندروید، مک، لینوکس و ویندوز را فراهم آورده است.

 

2. تند و سریع و بدون رفرش صفحه

کلیه سامانه های اطلاعاتی آهارسافت، با سرعت بسیار بالا قادر به فعالیت می‌باشند و یکی از مهم ترین مزیت های آن، عدم رفرش صفحات در حین تراکنش هاست.

3. استفاده کم از منابع

این سامانه امکان راه اندازی در بسترهای بسیار ضعیف را نیز دارد. همچنین برای نصب این سامانه هیچ نیازی به حضور فیزیکی نمی‌باشد و با اتصال ریموت از راه دور نیز این کار امکان پذیر است.

4. بکاپ اتومات

اگر به بنده بگویید که مهم اولویت بخش آیتی، بخش برنامه نویسی؛ یا هر بخشی که با سیستم ها و اطلاعات درگیر است، چه می‌باشد؟!

پاسخ بنده روشن است.

اول: تهیه نسخه پشتیبان به صورت اتومات

دوم: تهیه نسخه پشتیبان به صورت اتومات

سوم: تهیه نسخه پشتیبان به صورت اتومات

 

5. بازگرداندن اطلاعات

حالا اگر اطلاعات از دست رفت چه باید کرد؟یادم هست در یکی از شرکت هایی که این سامانه را نصب کرده بودند، این کار انجام شد و داده ها از دست رفت.در لحظه ی اول خبردار شدم مقداری دستپاچه شدیم.اما به لطف خدا توانستیم در عرض چند دقیقه بکاپ دیروز را برگردانیم و همه چیز به حالت خوب و پایداری برگشت.

این چند دقیقه برای ما و مشتری بسیار ارزشمند بود.

6. بروزرسانی آسان و سریع ماژول ها

به طور خلاصه عرض کنم برنامه ی شما بایستی بتواند در عرض چند ثانیه، آپدیت شود و تا جایی که ممکن است، کاربر سیستم، متوجه بروزرسانی شما نشود.نباید برای بروز رسانی صبر کنید تا شرکت تعطیل شود و بعد آن را بروز کنید مگر اینکه تغییرات زیادی در برنامه بوجود آورده باشید.

7. قابلیت ارائه ی خروجی اطلاعات در اکسل

ارائه ی اطلاعات در قالب فایل اکسل، اهمیت بسزایی در سامانه ERP دارد.با توجه به اینکه بستر اکسل برای بسیاری از کاربران آشناست و افراد زیادی تجربه ی کار با آن را دارند، لذا این موضوع باید مورد توجه قرار بگیرد.

8. امکان نصب سامانه از راه دور

بعضی اوقات می‌شنوم که بعضی از شرکت ها می‌گویند: ما نرم افزارمان را در شرکت شما در عرض چندماه پیاده سازی می‌کنیم.به نظر بنده از همینجا پروژه شکست خورده است.چرا که مشتری ممکن است به این فکر کند که دگیر یک غول نرم افزاری شده است و هرگونه تغییری نیازمند چند ماه درگیری فکری است.

9. گزارش های مفید و کاربردی
10. رضایت حداکثری مشتریان

تمام این موارد که در بالا عرض شد، کمک می‌کند تا مشتری به سامانه ی نرم افزاری شما علاقه پیدا کند به طوری که بدون آن، کار کردن در شرکت غیر ممکن باشد.

 

تمام مطالب مربوط به سامانه ERP را از اینجا دنبال نمایید.

اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه تحت وب

 

سامانه اتوماسیون اداری و دبیرخانه آهارسافت

 

چرا اتوماسیون اداری

 

حداقل مزیت آن حذف کاغذبازی است.

شاید با خود فکر کنید که دبیرخانه اهمیت زیادی برای سازمان شما نداشته باشد، اما باید بگویم حداقل حداقل مزیت این سیستم، صرفه جویی در کاغذ می‌باشد.

با نصب این سامانه، از قطع درختان بیشتر جلوگیری کنید و این باعث می‌شود آرامش بیشتری در خود احساس کنید.

 

جلوگیری از هدررفت وقت

از دیگر مزیت های این سیستم، به وجود آوردن یک نظم خیلی خوب برای شرکت شماست.

وجود نظم هم، نه تنها در مورد نامه نگاری بلکه در هر موضوعی باعث افزایش راندمان کاری می‌شود.اگر پرسنل شما بازده کافی ندارند، شاید به این دلیل است که هرچه بیشتر کار می‌کنند کمتر نتیجه می‌گیرند.

 

افزایش سطح دانش شرکت

قابلیت ردیابی تغییرات، در سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت، باعث می شود، افراد با دقت در انتخاب واژگان و ویرایش متون نامه دقت کنند.

اگر شخصی متنی نوشته که به لحاظ نگارشی مشکلاتی دارد، می‌توانید نوشته ی وی را اصلاح کرده و نامه را مجددا به وی ارجاع دهید تا از اشکالات نگارش خود آگاه شود.

با این کار باعث افزایش دانش نامه نگاری پرسنل می‌‍شوید.

ردیابی تغییرات نامه

با این قابلیت شما می توانید ببینید کدام کارمند، چه تغییراتی را در متن نامه به وجود آورده و وی را از پیامد کارش آگاه کنید.

 

ویژگی های عمومی سامانه اتوماسیون اداری و دبیرخانه آهارسافت

 

1. تحت وب و قابل استفاده روی بستر تلفن همراه

از مهم ترین ویژگی هایی که هر سامانه ای بایستی داشته باشد، کاربرد آن روی موبایل است.

سامانه اتوماسیون اداری آهارسافت با استفاده از طراحی فوق العاده در بستر وب، امکان استفاده ازآن را روی هر بستری از جمله سیستم عامل اندروید، مک، لینوکس و ویندوز را فراهم آورده است.

2. تند و سریع و بدون رفرش صفحه

کلیه سامانه های اطلاعاتی آهارسافت، با سرعت بسیار بالا قادر به فعالیت می‌باشند و یکی از مهم ترین مزیت های آن، عدم رفرش صفحات در حین تراکنش هاست.

3. استفاده کم از منابع

این سامانه امکان راه اندازی در بسترهای بسیار ضعیف را نیز دارد.

4. امکان نصب سامانه از راه دور

همچنین برای نصب این سامانه هیچ نیازی به حضور فیزیکی نمی‌باشد و با اتصال ریموت از راه دور نیز این کار امکان پذیر است.

 

ویژگی های اختصاصی سامانه اتوماسیون اداری و دبیرخانه آهارسافت

 

1. امکان ثبت نامه های ارسالی و دریافتی توسط افراد مختلف
2. نمایش نامه ها در کارتابل هر فرد

                                                                                     

 

 

3. امکان ثبت قالب های نامه

در هر شرکت یا سازمانی، نامه هایی وجود دارند که متون آنها شبیه به همدیگر است فقط باید کلمات کلیدی تغییرکنند.

لذا این ویژگی باعث می‌شود، وقت کاربران برای نوشتن محتواهای یکسان هدر نرود. برای مثال می‌توان به نامه هایی از قبیل ( گواهی کسر از حقوق – گواهی اشتغال به کار و ...) اشاره داشت.در شکل زیر نوعی از قالب نامه را مشاهده می‌نمایید.

4. قابلیت ضمیمه ی پیوست در تمام پاراف ها
5. دارای سطوح دسترسی متفاوت روی پاراف های هر نامه
6. توانایی ردیابی تغییرات روی متن نامه

7. توانایی تشخیص صدا و تبدیل آن به متن

8. جستجو و فیلترینگ پیشرفته روی نامه ها

 

9. ارائه ی داده ها در فایل اکسل
10. امکان ارتباط نامه ها با سامانه CRM

 

سامانه دبیرخانه همراه با سامانه ERP آهارسافت می‌تواند لحظات خوشی را برای شما رقم بزند.

سایر مطالب را از بخش اتوماسیون اداری و دبیرخانه آهارسافت مطالعه نمایید.

ساخت گردش کار و فرآیندهای سازمانی

 

قابلیت های فرایندساز

از مهم ترین ویژگی های یک سیستم فرایندساز می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

تند و سریع و بدون رفرش صفحه

واضح است که هرگونه سیستم نرم افزاری(خصوصا تحت وب) بایستی بسیار سریع باشد تا بتواند رضایت کاربر را کسب نماید.

در سیستم های تحت وب بیشترین چیزی که کاربر را آزار می‌دهد، موضوع رفرش و لود صفحه است.اینکه در بازه های مختلف زمانی، دائما کاربران درگیر بارگیری سایر المان های صفحه باشند اصلا چیز جالبی نیست.

توسعه سریع

توسعه سریع به این معناست که شما یک فرایند را در عرض چند دقیقه پیاده سازی نمایید. هرچند که پیاده سازی سیستمی پیچیده نیاز به زمان بیشتری دارد اما در نرم افزار آهارسافت، پیش فرض هایی وجود دارد که شرایط را بسیار ساده نموده تا طراحی فرایندهای شرکت شما شکل بگیرد.

فرم ساز

بدیهی است که هر فرایندسازی نیاز به یک فرم ساز هم دارد.برای مثال عرض کنم که هنگامی که شما در حال ساخت یک فرایند هستید، نیاز دارید تا یک سری اطلاعات را از کاربر دریافت کنید تا بعدا روی آنها پردازش لازم را انجام دهید.مثلا در موضوع خرید شاید بخواهید کارپرداز قیمت کالای خریداری شده را در باکسی وارد کند.لذا بایستی ستون هایی را در فرایند خود بگنجانید تا کاربر بتواند مقادیر خود را وارد نماید.

 

ادامه مطلب در اینجا

آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری قسمت اول

 

 

کاربردهای اتوماسیون اداری