سیستم مدیریت وظایف شخصی،یک محصول بسیار خوب برای مدیریت کارهای پرسنل سازمان می‌باشد.
استفاده از این سیستم باعث می‌شود تا کارهای پرسنل زیرمجموعه تان را بخوبی مدیریت کنید.
ویژگی های سیستم مدیریت وظایف آهارسافت
گروه بندی وظایف براساس سرنخ
فرض کنید می‌خواهید کارهای خود را به چند گروه تقسیم می‌کنید و سپس اقدام به واگذاری آنها می‌نمایید.
در این سیستم می‌توانید سرنخ های خود را مشخص کرده و آنها را به هر وظیفه ای اختصاص دهید.
- اجرایی
- خرید
- فروش
- پرداخت
البته در سیستم جاری، گروه بندی وظایف براساس پارامترهای متفاوتی انجام می‌شود که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم.
گروه بندی وظایف براساس ادارات
در صورت بزرگ شدن سیستم، پیدا کردن تسک کار چندان اده ای نیست.
به همین دلیل ما سعی کردیم امکان گروه بندی وظایف براساس پارامترهای مختلف را مهیا سازیم.
پس بهتر است در هنگام ارجاع یک وظیفه به فرد دیگر، نام اداره را نیز انتخاب کنید تا در جستجوی وظایف عملکرد بهتری را شاهد باشید.
همچنین در این سیستم محلی وجود دارد تا کلیه اداراتی که با شرکت شما همکاری دارند را وارد نمایید. از فرم بالا نیز می‌توانید نام اداره مورد نظر را انتخاب کنید و مشخص نمایید که این تسک، با آن اداره مرتبط است.
گروه بندی سرنخ ها براساس پروژه
همچنین می‌توان پروژه های کل سازمان را در سیستم وارد کرد و موقع تعریف هر سرنخ، پروژه و اداره ی مربوطه را نیز انتخاب نمایید.
گروه بندی وظایف براساس پارامترهای مختلف، باعث می‌شود تا هر کلید واژه ای که در ذهن کاربرجرقه می‌زند کلیدی برای رسیدن به آیتم های مورد نظر باشد.
اختصاص چند نفره
در صورتی که نیاز است تا یک وظیفه را به گروهی از افراد واگذار نمایید، کافیست تا اسامی آنها را در باکس { ارجاع به } وارد کنید تا این تسک در کارتابل تمام آن افراد قابل مشاهده باشد.
در شکل بالا می‌بینید که وظیفه ای با عنوان {پیگیری مطالبات مرجوعی} از تاریخ {29-9-1400} تا {30-9-1400} به دو نفر اختصاص داده شده است.
نمایش گانت چارت وظایف براساس سرنخ
بصری سازی تسک ها یک از ویژگی های بسیار خوب سیستم مدیریت وظایف است. این ویژگی باعث می‌شود تا زمان بندی و اولویت بندی تسک ها به طرز خارق العاده ای راحت تر انجام شود.
همچنین با اعمال رنگ بندی روی وظایف، می‌توانید اولویت هر تسک را به راحتی تشخیص داده و آنها را جابجا نمایید.
پیش نیازی وظایف
در صورتی که نیاز باشد تا یک وظیفه قبل از وظیفه ی دیگر انجام شود، می‌توانید از ویژگی پیش نیازی تسک ها، بهره ببرید.
ارائه ی گزارش رو ی هر وظیفه
پس از واگذاری تسک از سمت مدیر به زیرمجموعه، نیاز هست تا گزارشات پیشرفت کار، به صورت دوره ای ارسال شود تا در نهایت وضعیت وظیفه به تکمیل شده، تغییر باید.
در نرم افزار مدیریت وظایف شخصی، این قابلیت نیز وجود دارد و می‌توانید روی وظایف موجود، امکان مکالمه داشته باشید. کلیه مکالمات شما دارای تاریخ ثبت، و تاریخ پیگیری هستند تا در آینده بتوانید تحلیل بیشتری روی آنها انجام دهید.
درصد پیشرفت
بصری سازی وظایف، فقط به مشاهده ی تسک ها خلاصه نمی‌شود. در اینجا می‌توانید درصد پیشرفت وظایف را به وسیله ی موس جابجا کنید و آنها را تغییر دهید.
در شکل زیر با مشاهده تغییر طیف رنگی نارنجی، متوجه می‌شوید چه مقدار از این وظیفه، تکمیل گردیده است.
نوار وضعیت وظایف
همانطور که در سیستم هایی شبیه این محصول وجود دارد، معمولا ستونی به عنوان { وضعیت } وجود دارد که در آن می‌توان مشخص کرد که این تسک هم اکنون در حال انجام است، یا اینکه قرار است انجام بشود و .... در شکل زیر نمونه ای از آن آورده شده است.
رنگ های قرمز، نارنجی و آبی در سمت راست هر وظیفه، نشان دهنده ی وضعیت آن وظیفه هستند که به ترتیب یعنی:
- در انتظار انجام
- در حال انجام
- انجام شده
ارائه گزارش
همانطور که در شکل های فوق دیده می‌شود، گزینه ای به نام {گزارش جدید} وجود دارد که به شما این امکان را می‌دهد تا گزارشات تکمیلی تسک ها را به مدیریت (شخصی که تسک را به شما اختصاص داده) ارسال نمایید.
 |
 |
آرشیو پیگیری ها
با کلیک بر روی دکمه { پیگیری ها}، امکان مشاهده لیستی از پیگیری هایی که روی هر وظیفه، انجام داده اید را خواهید داشت.
 |
 |
جستجو
برای جستجو در میان چند هزار آیتم موجود در جدول وظایف، خیلی راحت از فرم جستجوی طراحی شده برای این سیستم استفاده کنید و وظایف موجود در سیستم را براساس {نام فرد} و {وضعیت وظیفه} و {اداره} جستجو نمایید.
منابع
ممکن است نیاز شود تا بدانید هر کدام از پرسنل سرشان شلوغ است یا خیر... برای این مورد هم فکرش را کرده ایم. وارد منوی {منابع} شوید.
در اینجا لیست کلیه افراد حاضر در شرکت را مشاهده می‌کنید.نام فرد مورد نظر را جستجو کنید و پس از جستجو روی دکمه {مشاهده گانت} کلیک نمایید.
سایر محصولات عبارتند از